Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Автоматизация гостиничного предприятия на основе программы «Эдельвейс»).pdf

Современное программного обеспечение отличаются от своих предшественников гибкостью – доработать систему можно под запросы заказчика, добавив или исключив блоки, дополнительный функционал и опции. Компании-разработчики готовы предложить круглосуточное обслуживание и сопровождение программных продуктов. При начале использования систем пользователям предлагается пройти очное или онлайн обучение для понимания и использования всего функционала системы. Все это способствует повсеместному применению автоматизированных программ в гостиничном бизнесе.

Зарубежные информационные гостиничные системы, которые получили широкое распространение на российском рынке гостиничных услуг – это программы FIDELIO и OPERA. Отечественные компании, чьи программы используются на большом числе гостиничных предприятий для автоматизации бизнеса – это программные продукты «Эдельвейс», 1С: Отель, TravelLine Web PMS, Bnovo и другие.

Рассмотрим некоторые из этих систем подробнее (см. таблица 1).

Таблица 1. Сравнительная характеристика АСУ предприятий гостиничного бизнеса

Система FIDELIO – продукт немецкой компании Fidelio, которая является производителем автоматизированных систем для предприятий гостинично-ресторанной сферы. Головной офис находится в Мюнхене. Это одна из наиболее распространенных систем для службы приёма и размещения в мире. Её выбрали Hilton International, InterContinental, Mandarin Oriental и многие другие международные цепи гостиниц, а также и независимые гостиницы по всему миру.

Программное обеспечение FIDELIO автоматизирует все точки взаимодействия гостиницы с гостем: процедуры бронирования и поселения, формирование счетов за услуги размещения дополнительные услуги, оказываемые отелем, аккумулирование информации о неоплаченных счетах гостей, поступающих из различных точек продаж, а также выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов, учет информации о безналичных расчетах, получение финансовых и статистических отчетов.

Система «Edelweiss» предназначена для комплексной автоматизации всех рабочих мест гостиницы: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования и продаж, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы гостиницы.

Система OPERA позволяет управлять сразу несколькими гостиницами в единой базе данных. Общая схема автоматизированной системы управления Opera новейшие технологии OPERA Enterprise Solution предоставляют отелям уникальную возможность работы как в режиме клиент-серверного приложения, так и через Интернет-браузер («Тонкий Клиент»). Использование технологии «Тонкий Клиент» позволяет отелям, использующим эту систему значительно сократить затраты на каждом этапе жизненного цикла IT системы гостиницы, включая приобретение, установку, поддержку и обновление.

Данная система позволяет формировать более 200 отчетов, начиная отчетом по количеству живущих в гостинице, и заканчивая кризисным отчетом на случай возникновения чрезвычайной ситуации. Например, система будет отключена в ближайшее время или в гостинице объявлена пожарная эвакуация.

UCS Shelter – программное обеспечение компании UCS, значительно отличающееся от других программных продуктов предприятия. СИтсема полноценно автоматизирует такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д. Все программы связаны между собой, то есть передача данных производится автоматически.

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя. 

Система 1С: Отель позволяет не только управлять продажами и бронированиями, но и дает возможность интегрировать используемую CRM систему, делать СМС и email рассылки, получать достоверные и полые отчеты по работе всех отделов гостиницы.

2.2 Автоматизация гостиничного предприятия на основе программы «Эдельвейс»

Программное обеспечение для управления гостиницей «Эдельвейс» было создано около 30 лет назад по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка программы была организована под контролем западных специалистов, имеющих опыт работы в области оказания информационно-консалтинговых услуг предприятиям гостиничной сферы.

На зарубежном рынке система «Эдельвейс» распространяется под торговой маркой Medallion и имеет более 1700 установок в странах всех континентов [19].

На российском рынке программа распространяется с 1998 года. Требования законодательства РФ и запросы владельцев отечественных гостиничных предприятий повлияли на то, что программа не могла распространятся в «неадаптированном» виде. Это привело к доработкам системы од запросы российского рынка и реалий ведения бизнеса.

«Эдельвейс» – современный программный продукт, основанный на технологии «клиент-сервер». Вся информация, вводимая пользователями в систему, хранится в централизованной базе данных под управлением СУБД Sybase Adaptive Server Anywhere. Именно сервер баз данных Sybase обеспечивает хранение, обработку и защиту данных, с которыми работают пользователи «Эдельвейс».

На сегодняшний день «Эдельвейс» – это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

Новые версии системы поставляются клиентам по мере их выпуска производителем в соответствии с лицензионными соглашениями.

АСУ «Эдельвейс» построена по модульному принципу. В базовую конфигурацию входят модули: План, Счета, Бухгалтерия, Отчеты, Журнал, Конфигуратор. К дополнительным, т.е. отключаемым модулям относятся: Группы, Архив, Горничные, Статистика, Сообщения, Дисконтные карты постоянных клиентов, Управление клубными счетами клиентов, Телефонные депозиты, Мероприятия [19].

По желанию, на плане резервирования могут быть показаны только комнаты с заданными характеристиками. Одним из важнейших преимуществ системы является использование визуального плана резервирований, что позволяет делать все операции с резервированиями максимально быстро и удобно.

Система обладает хорошо продуманным и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, что позволяет работать с системой без специальной подготовки.

Программное обеспечение «Эдельвейс» позволяет аккумулировать и сохранять информацию о гостях и текущем состоянии деятельности гостиничного предприятия, стекающейся из смежных отделов компании.

Система дает возможность графического отображения состояния и работы с номерным фондом – переработанный вариант знакомой многим «шахматки». Простота интерфейса позволяет даже неопытным пользователям быстро разобраться в функционале системы, бронировать номера, управлять продажами и оценивать загрузку, текущие и плановые показатели гостиницы. Для опытных сотрудников программа служит отличным инструментов автоматизации накопленных данных и их использования для удовлетворении запросов самых взыскательных гостей.

В модуле План сотрудники могут просматривать и анализировать информацию в трех представлениях, а именно: в виде электронной шахматки (Рис. 1), в виде привычных и легко сортируемых списков гостей (Рис. 2) и в виде статистики движения номерного фонда. Такой функционал по отображению информации дает возможность автоматизировать практически все рутинные операции персонала от линейных сотрудников службы приема и размещения до руководителей.

Рисунок. 1. Внешний вид модуля «План». Электронная шахматка

Рисунок. 2. Внешний вид модуля «План». Список гостей

Система состоит из различных модулей. Рассмотрим основные из них. Модуль «Группы». Данный модуль отвечает за групповое бронирование и управление группами.

Модуль «Счета». Этот модуль предназначен для работы со счета­ми гостей и позволяет автоматизировать процессы выписки, управление и хранение счетов за предо­ставленные отелем услуги.

Модуль «Архив». Специальный модуль программы предназначен для хранения информации о гостях, компаниях и тур­агентствах, с которыми работает гостиница. Следу­ет заметить, что и единожды внесенная в программу информация о госте может быть легко найдена даже по прошествии многих месяцев. Но именно архив позволяет с минимальными затратами времени внести для постоянного гостя, вновь бронирующего номер в вашей гостинице, все его паспортные дан­ные, адрес, особые пожелания, словом, избавляет сотрудников от большой части рутинной работы.

В программе предусмотрена возможность про­ведения ежедневных операций. Закрытие бизнес-дня, часто называемое ночным аудитом, занимает в системе примерно 15 минут [19].

Модуль «Отчеты». АСУ «Эдельвейс» формирует и предоставляет аналитические отчеты по более чем 100 признакам. Это позволяет эффективно отслеживать показатели всех отделов гостиничного предприятия. Здесь и списки планируемых заездов и выездов, и статистические отчеты по загрузке номерного фонда и доходности, отчеты планирования питания гостей, списки должников и многое другое. Отде­льную группу составляют отчеты, наличие которых продиктовано российским законодательством: кассовый отчет, статистика в ОВИР, квитанции оформ­ления операций возврата и ряд других[6].

Рисунок 3. Модуль «Отчеты»

В программе есть несколько встроенных мини-генераторов отчетов. Они расположены в различ­ных модулях и обеспечивают наибольшую опера­тивность и удобство работы пользователя.

Модуль «Журнал» предназначен для ведения учета всех операций, проводимых в системе пер­соналом гостиницы. Встроенный генератор отче­тов и удобный фильтр (по пользователю, по дате, по услуге, по № счета и т.д.) позволяет разрешить любую спорную ситуацию, возникшую в отеле.

Модуль «Горничные». Модуль «Горничные» служит, в основном, для того, чтобы контролировать и изменять статусы комнат, а также иметь возможность заблокировать их при постановке на ремонт и т.п.

Модуль «Банкет». Модуль «Банкет» АСУ «Эдельвейс» предназна­чен для управления загрузкой помещений, которые, в отличие от комнат номерного фонда, как правило, арендуются на непродолжительный срок (как прави­ло, до нескольких часов). Помимо залов ресторанов, кафе и пр., сюда же могут быть отнесены и другие помещения, например, сауна, конференц-зал и т.п.

Модуль «Статистика». В модуле «Статистика» предоставляется воз­можность просмотреть статистику в табличной или графической формах.

Модуль «Бухгалтерия». Этот модуль предназначен для работы со счета­ми организаций-дебиторов. Здесь контролируется состояние расчетов с дебиторами, оценивается текущая задолженность, заносятся данные о при­шедших платежах и заносятся авансовые платежи.

Конфигурационный модуль. Этот модуль предназначен для задания прак­тически всех параметров, так или иначе оказыва­ющих влияние на работу системы. Для изменения настроек не требуется специального технического образования, достаточно уметь обращаться с ком­пьютером.