Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Автоматизация гостиничного предприятия на основе программы «Эдельвейс»).pdf

2.3 Автоматизация гостиничного предприятия на основе программы FIDELIO

Система FIDELIO - система, предназначенная для автоматизации гостиничного хозяйства и позволяющая проводить бронирование, заселение, начисления за услуги, вести учет неоплаченных счетов, составлять финансовые и статистические отчеты.

Система FIDELIO - продукт немецкой фирмы FIDELIO, являющейся производителем автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса. Главный офис находится в Мюнхене. Интересы фирмы FIDELIO в России представляет фирма HRS (HOTEL AND RESTAURANT SYSTEMS), которая не только реализует и настраивает программные продукты фирмы FIDELIO, но и оказывает техническую поддержку этих систем, проводит обучение пользователей. У фирмы HRS есть «горячая линия», по которой можно получить разъяснения и советы в любое время суток [9].

Компьютерная система FIDELIO является одной из самых популярных систем для гостиничного хозяйства. Она установлена (если брать Россию) в таких гостиницах как Balchug Kempinsky, Sherraton, Holiday Inn, Marriott, Золотое кольцо и другие.

Система FIDELIO FO работает под операционной системой MS DOS (хотя новые версии, которые уже начинают появляться, работают под WINDOWS NT), в качестве сетевой оболочки используется NOWELL.

Стоимость системы зависит от количества номеров в гостинице и от набора модулей системы. Для гостиницы порядка 100 номеров стоимость системы составляет примерно 30 000 долларов, в эту сумму входит установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

Система FIDELIO FO производит:

-   бронирование и заселение гостей;

-   начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей;

-   аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж;

-   выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами;

-   учет информации о безналичных расчетах;

-   получение финансовых и статистических отчетов.

К основным группам функций в части сохранения и использования информации о гостях и их счетах относятся:

-   ведение истории по клиентам;

-   бронирование;

-   заселение;

-   ведение счетов;

-   выписка;

-   безналичные расчеты с клиентами.

В части ведения информации о номерном фонде программный модуль предназначен для оперативного контроля за состоянием номерного фонда и работой службы горничных (система отслеживает, убран номер или нет, и выдает предупреждение, если производится заселение клиента в неубранный номер, а также имеется возможность получать различные отчеты по состоянию номерного фонда), за сбором статистической и финансовой информации о загрузке номерного фонда.

В программе используются следующие понятия:

-   карточка гостя;

-   бронь;

-   комната и счет клиента;

- код услуги;

-   инструкция перенаправления.

Карточка гостя содержит следующую информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, любимый номер и т.д. Если гость до этого уже останавливался в гостинице, то после ввода в компьютер фамилии и имени система выдает полную информацию о количестве прожитых ранее ночей в гостинице, о характеристике номеров, в которых останавливался гость, его паспортные данные, способы платежа и т.д. В процессе неоднократных визитов карточка гостя может дополняться или изменяться. Ведение карточки гостя позволяет, зная о приезде клиента, необходимым образом подготовиться и удовлетворить его желания [5].

Рисунок 4. Система FIDELIO

Бронь заводится на период времени, в течение которого будет сниматься номер. Далее бронь может быть отменена или изменена. Бронь всегда связывается с карточкой гостя. Для одной карточки гостя может существовать несколько броней, но одна бронь может быть связана только с одной карточкой гостя. В бронь заносится следующая информация: сроки проживания, количество человек, проживающих в номере, тип комнаты, ценовой код, тип брони.

Система FIDELIO FO состоит из следующих основных модулей: модуля бронирования, модуля портье, модуля кассира, модуля бухгалтера.

Рисунок 5. Система FIDELIO. План комнат

Модуль портье предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь, и во многом функционально похож на модуль бронирования.

Бухгалтерский модуль системы FIDELIO FO представляет собой сильно упрощенную бухгалтерскую программу (а точнее книгу продаж услуг гостиницы), нацеленную на отслеживание задолженностей клиентов, которые уже выписаны и которым выставлены счета за услуги. Функциональность данного модуля системы не очень богата, но позволяет производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам) [9].

Операционный день гостиницы в системе FIDELIO FO закрывается проведением ночного аудита, обычно в 6 часов утра.

Выполнение ночного аудита можно начать только при завершении всех операций за истекший день, этим и обусловлено время его проведения.

Система FIDELIO FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы. Эти отчеты и прогнозы необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы. Прогнозирование является важной функцией службы бронирования гостиницы, так как от правильного составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб гостиницы. Все службы гостиницы находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению графика работы всех служб. На основании прогнозов такие службы, как хозяйственная, служба ресторана и другие составляют расписание работы персонала, количество работающих в день, а также в ресторане прогнозируется потребление продуктов питания с учетом предполагаемой загрузки.
Прогнозирование загрузки гостиницы базируется на данных предыдущих периодов. В гостиницах с помощью системы FIDELIO FO составляются следующие виды отчетов: ежедневный отчет об активности, отчет об изменении спроса, девятидневный прогноз, ежемесячный отчет.

Ежедневный отчет представляет собой сравнение информации о деятельности данной гостиницы с остальными гостиницами одного типа данного региона. Первая часть отчета содержит информацию об активности гостиницы за прошедший день. В нее включены данные о количестве проданных номеров (разбивка идет по сегментам рынка), о полученных прибылях от каждого сегмента рынка. Во второй части содержится информация о деятельности других гостиниц, включающая в себя количество проданных номеров, процент загрузки и среднюю стоимость номера за этот день. Этот отчет дает возможность получить полную картину деятельности в сфере гостиничного бизнеса данного региона и составить некоторые прогнозы.

Отчет об изменении спроса - документ, позволяющий провести анализ загрузки гостиницы после каждого прошедшего дня. Обычно анализ спроса начинается за полтора месяца до обозначенного дня. Отчет заполняется ежедневно и дает возможность наглядно представить динамику роста спроса на номера. Разбивка отчета идет обычно по дням недели для того, чтобы можно было спрогнозировать возможное количество забронированных номеров. Информация группируется таким образом, чтобы можно было сравнить изменение загрузки гостиницы с предыдущими днями.

Сравнивая данные о загрузке предыдущих периодов с темпами роста загрузки, полученными из отчета об изменении спроса, можно спрогнозировать загрузку гостиницы на ближайшие периоды. Прогноз делается с учетом событий, влияющих на загрузку (выставок, конференций и т.д.). Прогноз учитывает не только возможный процент загрузки гостиницы, но и возможную прибыль от различных сегментов рынка. При этом прогнозируется средняя стоимость номера.

Ежемесячный отчет - это статистическое подведение итогов прошедшего месяца, которое делается на основании ежедневных отчетов по продажам. Прибыль, полученная от продажи номеров, суммируется, подсчитывается количество проданных за месяц номеров. На основании этих данных вычисляется средняя стоимость номера и средний процент загрузки.

В системе FIDELIO FO предусмотрено соблюдение конфиденциальности при работе с информацией, то есть для каждого пользователя существует определенный набор модулей системы, с которыми он может работать. Идентификация пользователя происходит путем введения имени и пароля.

В системе также ведется журнал операций, то есть имеется возможность вывести отчет о действиях каждого пользователя в системе за интересуемый период. Кроме того, карточка гостя, бронь, начисления имеют поле, куда проставляется имя создавшего их оператора (пользователя).

Достоинством системы FIDELIO FO является наличие связи с другими системами и внешними устройствами.

1. Программный интерфейс с ресторанной системой MICROS позволяет закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при закрытии чека в ресторанной системе MICROS официант или бармен может выбрать вид оплаты “Отнесение на комнату”, проверить, кто в данный момент проживает в этой комнате и, получив подпись клиента, отправить начисление на его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадает название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае работы расширенного интерфейса - и детали чека (то есть подробный счет из ресторана с перечислением блюд и цен). Начисления попадают на счета клиентов в онлайновом режиме, то есть сразу же.

Это приносит огромные удобства как клиентам гостиницы (не нужно носить с собой наличные, предоставляется возможность расплачиваться по своим счетами один раз и т.д.), так и руководству гостиницы (оперативно получать финансовую информацию).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу туристского бизнеса, и их применение становится не­отъемлемым условием повышения конкурентоспособности лю­бого туристского предприятия. Индустрия туризма позволяет ис­пользовать все многообразие компьютерных технологий, начиная от специализированных программных продуктов управления отдельной туристской фирмой до применения глобальных компь­ютерных сетей. На сегодняшний день в туризме используется дос­таточно много новейших компьютерных технологий, например, глобальные компьютерные системы резервирования, интегриро­ванные коммуникационные сети, системы мультимедиа, Smart Cards, информационные системы менеджмента и др. Перечислен­ные выше информационные технологии используются с разной степенью активности и имеют неодинаковое распространение. Различается также степень их влияния на развитие туристской индустрии.

Максимально эффективно организовать работу гостиничного предприятия в современном мире можно только с использованием современного программного обеспечения. Такие программы автоматизации деятельности гостиничного предприятия объединяет подразделения компании и позволяет им эффективно и оперативно взаимодействовать друг с другом. Фактически сохраняемые данных генерируются на основном сервере компании и представляют собой базу данных о гостях и всех этапах взаимодействия с ними (их паспортные данные, бронирования, счета, дополнительные услуги, отчеты и т.д.).

Находясь на рабочем месте, сотрудник, имеющий доступ к базе, имеет возможность оперативно получить информацию и использовать ее при процедурах регистрации, обслуживания, выселения. При этом каждая новая точка контакта сохраняется и анализируется системой. Все это используется для текущей и планируемой деятельности гостиничного предприятия: установления и управления динамическим ценообразованием, автоматизации продаж, прогнозирования деятельности отеля.

Зарубежные информационные гостиничные системы, которые получили широкое распространение на российском рынке гостиничных услуг – это программы FIDELIO и OPERA. Отечественные компании, чьи программы используются на большом числе гостиничных предприятий для автоматизации бизнеса – это программные продукты «Эдельвейс», 1С: Отель, TravelLine Web PMS, Bnovo и другие.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Ветитнев, А. М.  Информационные технологии в туристской индустрии: учебник для вузов / А. М. Ветитнев, В. В. Коваленко, В. В. Коваленко. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 340 с. 
2. Владимирова, О.Г. Инновационные методы управления методы управления гостиничным бизнесом / О.Г. Владимирова, И.А. Ляпина // Экономика. Социология. Право: материалы 227 международной научно-практической конференции. – Саратов: ООО Центр профессионального менеджмента «Академия бизнеса», 2016. – С. 58-61.
3. Владимирова, О.Г., Ляпина, И.А. Автоматизированные системы управления гостиницей// Вестник современных исследований. – 2018. - №5.4 (20).
4. Гарифьянова, В.И., Мухаметзянова, Ф.Г., Закиров, Т.Р. Исследование информационных технологий в туристской индустрии// Казанский вестник молодых ученых. – 2018.
5. Демурин, В. Б. Современные автоматизированные системы управления гостиницами и их функциональные возможности // Молодой ученый. — 2016. — № 8 (67). — С. 162-166.
6. Жумабаева, А. Т. Современные тенденции в системе управления формированием конкурентоспособности предприятия / А. Т. Жумабаева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 16 (254). — С. 174-176.
7. Критерии выбора программного обеспечения для отеля. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://hotel.report/technology/kriterii-vybora-programmnogo-obespecheniya-dlya-otelya
8. Критерии выбора программного обеспечения для отеля. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://welcometimes.ru/opinions/kriterii-vybora-programmnogo-obespecheniya-dlya-otelya
9. Компания HRS. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.hrsinternational.com/russia/ru/
10. Котенко, Д.А. Анализ показателей и критериев эффективности службы приема и размещения в гостинице// Экономика и социум. – 2017. - №11 (42)
11. Култышева, О.М., Цыкина, А.И. К вопросу о маркетинговых коммуникациях// Международный журнал гуманитарных и естественных наук. – 2016.
12. Макушева, О. Н. Интегрированные маркетинговые коммуникации как концепция продвижения продуктов и услуг компании // Молодой ученый. — 2019. — № 20 (258). — С. 269-271. — URL: https://moluch.ru/archive/258/59016/ (дата обращения: 17.01.2021).
13. Морозов, М.А., Морозова, Н.С. Информационные технологии в туристской индустрии: учебник / М.А. Морозов, Н.С. Морозова. — М.: КНОРУС, 2016. — 276 с.
14. Николенко, П. Г. Гостиничная индустрия: учебник и практикум для среднего профессионального образования / П. Г. Николенко, Е. А. Шамин, Ю. С. Клюева. — Москва: Издательство Юрайт, 2019. — 449 с.
15. Прудникова, Н.Г., Панасенко, А.Н. Автоматизация гостиничного бизнеса// Наука и туризм: стратегии взаимодействия. – 2016
16. Сайбель, Н. Ю. Преимущества применения автоматизированных систем управления в гостиничном бизнесе / Н. Ю. Сайбель, К. Р. Аракелян. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 10 (114). — С. 852-855.
17. Система управления для гостиничного бизнеса 1С: Отель. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://1chotel.ru/
18. Система управления для отелей и хостелов. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.travelline.ru/products/webpms/
19. Система управления отелем Эдельвейс. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://edelweiss.edelink.ru/
20. Шитов, В. Н. Информационные технологии в туристской индустрии: учебное пособие / В. Н. Шитов. – Москва: КноРус, 2016. – 392 с.