Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие функций менеджмента и системы менеджмента).pdf

В условиях формирования рыночной экономики повышаются требования к управлению. Это обусловлено повышенной сложностью, как производства продукции и услуг, так и их реализации. Если в производстве товаров принимают участие несколько специализированных предприятий, то возникает необходимость рационального решения большого количества повседневных практических проблем, связанных с обеспечением предприятия квалифицированной рабочей силой, сырьем, материалами, выгодными рынками сбыта товаров и услуг.

Без специальных знаний решить этот широкий круг проблем невозможно.

Появляется особенная, относительно обособленная сфера управленческой деятельности - менеджмент.

Термин «Менеджмент» по сути, является аналогом термина « управление», его синонимом. Однако есть отличие

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями.

Функции управления (менеджмента) являются одной из важнейших характеристик процесса управления и несут в себе набор действий и решений, на которых основывается весь организационно-производственный процесс предприятия.

Совокупность функций, которые менеджмент выполняет с точки зрения эффективного функционирования организации, носят название - цикл менеджмента

Обычно выделяют пять основных функций:

планирование;
организация;
координирование;
мотивация;
контроль.

Актуальность темы. Роль управления (менеджмента), в настоящее время общепризнанна – руководители в своей деятельности опираются на теоретические основы функций менеджмента, в учебных заведениях, а также на специальных курсах можно приобрести соответствующие знания для использования на практике.

Целью работы является раскрытие сущности и взаимосвязи функции управления, показ значения конкретных функций менеджмента.

Практическая значимость данной курсовой работы заключается в том, что в ней собраны и рассмотрены все основные функции менеджмента.

1. Понятие функций менеджмента и системы менеджмента

1.1. Общая характеристика функций менеджмента

В процессе развития общества появляются потребности в новых товарах и услугах. Для их производства необходимо выполнение комплекса работ, которые часто требуют совместных усилий большого количества людей. Следовательно, возникает необходимость согласования их совместной деятельности.

Для повышения эффективности совместной деятельности отдельные работники специализируются на выполнении определенных работ по производству товаров и услуг. Такая специализация деятельности работников, называется горизонтальным разделением труда. В процессе вертикального разделения труда выделяется в самостоятельную специализированную деятельность согласование труда узкоспециализированных работников.

В процессе вертикального разделения труда управление выделяется в качестве особого вида деятельности. Это внутренняя причина появления управления, она содержится внутри организации.

По определению П. Друкера (американский учёный экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века), управление - особый вид человеческой деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, производительную группу.

Ещё одна причина, обуславливающая управленческую деятельность - внешняя среда организации, управленческая деятельность должна учитывать усиливающееся воздействие внешней среды на организацию.

В управленческой деятельности любой организации можно выделить общие и конкретные черты.

Общее заключается в том, что в современных условиях управленческая деятельность:

- должна осуществляться в любых организациях;

- обусловлена внутренней и внешней причинами;

- может представлять многоуровневую систему, включая, высший (институциональный), средний и низший уровни управления;

- становится решающим фактором обеспечения конкурентоспособности организации;

- имеет качественную определенность содержания и включает выполнение ряда функций.

Эти функции могут относиться к управлению организацией в целом или отдельным её сферам. Здесь различают управление производством и сбытом, исследовательскими работами и поставками ресурсов, финансами и персоналом.

Конкретные черты в содержании управленческой деятельности обусловлены ситуационным подходом. В каждой конкретной ситуации данная организация имеет определенную внешнюю среду. Меняются и внутренние переменные организации.

Перечень функций управления обусловлен кругом решаемых проблем, в частности:

- обоснование системы целей организации (конкретный набор, система приоритетов, последовательность достижения задач и т.д.);

- выделение задач, которые необходимо решить для достижения поставленных целей, а также обоснование методов и способов их решения;

- определение потребности в ресурсах и сроков решения задач;

- обоснование структуры организации, видов деятельности и обязанностей отдельных работников и подразделений;

- мотивация групп и конкретных работников выполнить порученные работы в запланированные сроки;

- осуществление регулирования и контроля решения поставленных задач.

Взаимосвязи, формирующиеся в процессе выполнения менеджером основных функций управления, представлены на схеме (рис. 1).

Рис. 1. Менеджер в системе управления

2. Общие функции менеджмента

Решение задач осуществляется в процессе выполнение управленческих функций и связано с принятием решений, включающим сбор информации, выявление и анализ возможных альтернатив, выбор варианта действий, реализацию решения и анализ его эффективности.

Общими функциями управления являются планирование, организация, мотивация, координация и контроль. К числу также можно отнести прогнозирование, анализ, руководство, регулирование и т.д. Однако принципиальным является не число выделяемых функций, а их содержание.

Все функции управления взаимосвязаны, образуют систему. Исходный пункт разработки плана - обоснование стратегии развития организации на основе прогнозов. Необходимо также учитывать анализ выполнения плана в предшествующем периоде на основе информации, полученной в ходе контроля. Мотивация исполнителей требует ресурсов, которые должны быть предусмотрены в ходе их планового распределения. Организация как функция менеджмента должна обеспечить реализацию разработанных планов. В то же время и сама организационная структура является результатом планирования.

Функции управления образуют единый процесс управленческой деятельности, где каждая функция относительно самостоятельна, имеет свои специфические методы и инструменты. Содержание каждой из функций также развивается.

Выполнением основных функций менеджмента занят весь аппарат управления. Однако определяющее значение имеет деятельность руководителя, который выполняет различные роли. Эти роли взаимосвязаны (см. рис. 2).

Рис. 2. Схема управленческих ролей (по Минцбергу)

Ведущая роль руководителя связана с принятием решений. Для обоснования принятия решений необходим обмен информацией внутри организации и с внешней средой. Определяющей характеристикой менеджмента является то, что это управление людьми.

2.1. Планирование

Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

распределения ресурсов;
координации деятельности между отдельными подразделениями;
координации с внешней средой (рынком);
создания эффективной внутренней структуры;
контроля за деятельностью развития организации в будущем.

Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

В общем, в процессе планирования можно выделить:

процесс целеполагания (определение системы целей);
процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;
процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием.

Однако, наличие цели еще не гарантирует её достижения, необходимо наличие соответствующего количества ресурсов (материальных, финансовых и человеческих). При этом часто именно от количества ресурсов зависит уровень достижения цели. Так, например, для создания предприятия в определенной отрасли необходимы первоначальные вложения в несколько млн рублей. Этот финансовый ресурс обязательно должен быть в наличии, и тогда будет обеспечено сочетание цели и средства ее достижения. Как результат координации появляются планы, в которых сочетаются мероприятия по достижению целей, сроки, средства и исполнители.

Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную организационную систему. Работа организации направлена на достижение планового показателя, и от того, как построена и скоординирована эта работа, зависит результат. Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна существовать возможность будущего развития, так как без этого организация будет разрушаться. Будущее организации зависит от условий среды, в которой она работает, от навыков и знаний персонала, от того места, которое организация занимает в отрасли.

Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня: стратегический и оперативный.

Стратегическое планирование - это определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, оперативное планирование - это система управления организацией на текущий период времени.

Эти два вида планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий. Если рассматривать организацию в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке:

Разработка миссия организации.
Разрабатываются стратегические ориентиры (качественные цели) или направления деятельности.
Оценка и анализ внешней и внутренней среды организации.
Определяются стратегические альтернативы.
Выбор стратегии достижения цели.

После установления цели и стратегии ее достижения основными компонентами формального планирования являются:

тактика, или как добиться того или иного результата;
политика, или обще руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей;
процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;
правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

Планирование и планы

Следует различать планирование и планы.

План - это детализированная совокупность решений, которые подлежат реализации, перечень конкретных мероприятий и их исполнителей. План является результатом процесса планирования. Планы и планирование имеют различные вариации, и их можно рассматривать с разных точек зрения.

По широте охвата: