Файл: Построение организационных структур(Понятие и роль организационной структуры в управлении предпринимательской деятельностью).pdf

В то же время выделение центров финансовой ответственности продиктовано необходимостью регулирования использования ресурсов и конечных финансовых результатов на основе оценочных показателей, ответственность за которые несут руководители структурных подразделений предприятия.

Во время сбора материала по выполнению курсовой работы нами был предложен вариант проектного решения вопроса связанного с выбором оптимальной модели организационной структуры управления ООО «Милана».

На первом этапе разработки применялся метод коллективного блокнота: с целью определения альтернатив каждый участник получал блокнот, в котором в течении двух недель записывал возникающие идеи, касающиеся рассматриваемой проблемы, оценивал их и определял, какие из них могут обеспечить наилучшее решение проблемы.

Далее на заседании рабочей группы был проанализирован накопленный материал и выбраны две альтернативы:

1) Линейная организационная структура управления;

2) Линейно-функциональная структура управления.

Из числа рабочей группы и привлеченных специалистов были выбраны эксперты, определены параметры оценки каждой из двух альтернатив.

Опираясь на метод экспертных оценок – «метод анализа и оценки экономических процессов, выработки управленческих решений на основе мнения квалифицированных экспертов. Включает генерацию идей в процессе обсуждения, проводимого группой специалистов, и отбора лучшего решения исходя из экспертных оценок» [10], была выбрана наилучшая альтернатива.

При этом:

– каждому эксперту было предложено оценить каждую из двух альтернатив по шести параметрам;

– максимальный оценочный показатель равен 7 (7-ми бальная система). Принцип: чем выше бал, тем большая норма эффекта заложена в данном параметре применительно к рассматриваемой организационной структуре.

Итоговая оценка (наивысший результат) должна определить выбранную альтернативу.

Таблица 2.2.1.

Выбор альтернативы с использованием метода экспертных оценок

Наибольший показатель (вычислялся как среднее арифметическое по решениям трех экспертов) 35,00 получила альтернатива «линейная структура управления».

После реструктуризации ООО «Милана» было решено использовать структуру представленную на рисунке 2.2.1. (приведен ниже).

В данной структуре выделены следующие центры ответственности, представленные в виде служб:

– Коммерческая служба;

– Служба приема и размещения;

– Служба эксплуатации номерного фонда;

– Инженерно-техническая служба;

– Служба обеспечения.

Определены конкретные лица, которые наделены полномочиями и несут в пределах них персональную ответственность, кроме того предложенная структура представляется более мобильной, чем используемая на данный момент, устраняется организационный дисбаланс.

Рассмотрим подробнее центры ответственности и их функциональные обязанности.

а) Коммерческая служба во главе с коммерческим директором отвечает за доходы и прибыль, т.е. за финансовые результаты, базируется на маркетингово-сбытовой и рекламной деятельности: ответственность за выручку от продажи услуг и за затраты, связанные с их сбытом.

б) Служба приема и размещения (Front office). Ответственность службы за и выполнение функций, связанных с обслуживанием постояльцев.

Умение общаться с самыми разными людьми - важнейшее качество работников этой службы. Работники этой службы должны уметь создать благоприятный имидж отеля, быть представителем менеджмента гостиницы, способным решить любую проблему гостя, обеспечить его безопасность.

В функции СПиР входит бронирование, регистрация, распределение номеров, взимание платы за проживание, ведение необходимой документации и поддержание в порядке базы данных.

Служба приема также занимается разрешением конфликтных ситуаций, возникающих между отелем и некоторыми постояльцами.

Отдел обслуживания гостей входит в службу Front office. Персонал этой службы работает с клиентами в постоянном контакте. К наиболее типичным услугам относятся:

– приобретение и доставка билетов;

– заказ столика в городских ресторанах;

– резервирование мест в различные косметические салоны;

– помощь в экстренных случаях;

– выполнение личных поручений клиентов.

в) Служба эксплуатации номерного фонда. Подразделение несет ответственность за чистоту всего отеля и его номеров.

Данная служба имеет прямую связь со службой приема и с инженерно-технической службой. Целью всех уборочных работ является поддержание привлекательного имиджа гостиницы. Чистота помещений сохраняет здоровье клиента, а забота о мебели, коврах и других предметах оснащения гостиницы подливает срок их службы. Сообщения службы приема о выписке гостя из номера фиксируются в соответствующей графе журнала службы эксплуатации номерного фонда. О готовности номера сообщается в службу приема. В хозяйственную службу также входят прачечная и бюро забытых вещей.

г) Инженерно-техническая служба. Ответственность за бесперебойное функционирование всех инженерно-технических коммуникаций и безопасное проживание постояльцев.

Гостиница насыщена сложным инженерным оборудованием (система кондиционирования, отопления, водоснабжения и канализации, электрическое (большой мощности) и газовое оборудование кухни, кабельное телевидение, компьютеры и т. д.).

Естественно, гостиница не может позволить себе содержать полный штат инженерно-технических работников для обслуживания и ремонта всего оборудования в таких случаях гостиница заключает договоры со специализированными фирмами, которые и осуществляют его обслуживание и ремонт.

Служба главного инженера имеет относительно небольшой штат сотрудников-универсалов, способных устранить несложные неисправности сантехнического и электрооборудования и осуществлять грамотную эксплуатацию всего оборудования. Инженерно-техническая служба осуществляет контроль за расходованием воды, электроэнергии, газа. Все работы, выполняемые этой службой, регистрируются в специальном журнале.

Важная задача инженерной службы - обеспечение пожарной безопасности. Все номера необходимо обеспечить схемами эвакуации при пожаре. Все сотрудники отеля должны твердо знать свои действия в случае пожара.

д) Служба обеспечения. Ответственность за обеспечение материально-техническими средствами и продовольственной базой отеля, а также непосредственно за питание.

Функции службы заключаются в закупке нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в гостинице, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при чрезмерно длительном хранении могут испортиться.

В практике работы отдела закупок используют как долгосрочные контракты с поставщиками (иногда устраивают тендер - конкурс поставщиков), так и разовые закупки.

Строгую регламентацию системы закупок рекомендуется производить следующим образом:

– службы гостиницы подают заявки в отдел закупок, в которых: оговариваются размер, вес, страна поставки, количество, дата поставки продукции;

– менеджер отдела снабжения, рассматривает предложения поставщиков (цена, возможные скидки, формы оплаты и т. д.) и выбрав оптимальный вариант оформляет заказ.

– по мере поступления товарной продукции осуществляется его проверка, регистрация, оформляется возврат негодного товара;

– при поступлении документов от поставщиков их также проверяют, регистрируют и передают в соответствующую службу.

Генеральный директор

Служба приема и размещения

Служба обеспечения

Служба эксплуатации номерного фонда

Общий отдел

Отдел обслуживания гостей

Reception

Коммерческая служба

Инженерно-техническая служба

Главный инженер

Заведующий хозяйством

Специалисты по кадрам

Юрист

Отдел маркетинга и рекламы

Бухгалтерия

Отдел снабжения

Отдел питания

Рисунок 2.2.1. Проектируемая организационная структура ООО «Милана»

Мотивация персонала предприятия - является одним из ключевых факторов успеха бизнеса, поскольку общий результат деятельности складывается из результатов отдельно взятых сотрудников. Разрабатываемая и успешно реализуемая система мотивации сотрудников должна представлять собой комплекс мероприятий, учитывающий разные факторы и особенности организации.

В данной работе предложим общую модель построения системы мотивации сотрудников гостиницы «Милана». На рисунке 2.2.2. представлено дерево целей, которые раскрываются более подробно, далее по тексту.

Система мотивации персонала отеля

Учет факторов, определяющих уровень эффективности системы мотивации

Поиск и внедрение инновационных моделей стимулирования сотрудников

Повышенное внимание развитию корпоративной культуры

Система материального стимулирования

Система нематериального стимулирования

Рисунок 2.2.2. Дерево целей по формированию системы мотивации персонала на примере гостиницы «Милана».

1) Существенными факторами, определяющими уровень эффективности системы мотивации должны являются:

а) наличие четко очерченной кадровой политики и стратегии управления персоналом, ориентированной на стратегию и бизнес-цели отеля;

б) совершенствование организационной структуры, обеспечивающей эффективное взаимодействие подразделений и должностных лиц, гибко и оперативно реагирующей на все существенные изменения во внешней и внутренней среде гостиницы;

в) наличие в системе управления предприятием ключевых организационных механизмов:

– механизм постановки и корректировки системы целей;

– механизм выявления, анализа и решения проблем развития;

– наличие у членов управленческой команды ключевых управленческих компетенций (знаний, умений, навыков и опыта эффективной управленческой деятельности);

– регулярно проводимая на предприятии работа по организационному развитию.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внимание, уделяемое сегодня теме управления организационными структурами кажется вполне обоснованным. В условиях современного бизнеса, характеризующегося высокой скоростью изменений внешней и внутренней среды, мобильностью, появлением новых разработок и продуктов, залогом успешности и конкурентоспособности компании является ее постоянное развитие, а значит применение передовых технологий организации и управления предприятием.

Структура хозяйственной системы неразрывно связана с функцией управления. Структура является механизмом реализации функции хозяйственной системы, она более устойчива и консервативна, чем определяемое ею содержание.

Организационная структура компании – это схематическое отражение соподчиненности между функционально дифференцированными элементами организации. В схеме отражаются уровни, подчиненность, каналы взаимодействия.

На основании сказанного в данной работе можно сделать вывод, что организационная структура управления для каждой организации является разной. Она может состоять из различных элементов, характерных для определенной организации согласно ее целям, функциям, деятельности. Построение организационной структуры управления является неотъемлемой составляющей в организации, как на этапе создания организации, так и при изменении существующей структуры. Эффективность организационной структуры определяется различным набором критериев.

Для оценки эффективности управления важно определить соответствие системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Важно то, что эффективность организационной структуры выражается в сбалансированности состава функций и целей управления, полноте и целостности процессов управления, соответствии численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения производственно-технологических процессов требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры, мощности и быстродействия.

Становится очевидным, что нужно руководствоваться главными критериями (параметрами) при разработке и последующей оценке организационных структур: