Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере ООО «ЭнергоТехнологии»).pdf

Определять лимит остатка наличных денег можно одним из двух способов на выбор предприятия.

Вариант 1. Учитывать объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Причем вновь созданное юрлицо берет во внимание ожидаемый объем подобных поступлений.

Лимит остатка наличных денег в этом случае рассчитывается по формуле:

L = V / P * Nc,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денежных средств за реализованную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P – расчетный период, определяемый также самостоятельно юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денежных средств за реализованную продукцию в рабочих днях

Nc – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денежных средств, поступивших за реализованную продукцию в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юрлица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней.

Вариант 2. Учитывать объем выдач наличных денег. Причем вновь созданное юридическое лицо берет во внимание ожидаемый объем выдач. В обоих случаях исключением будут суммы наличных, предназначенные для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег при таком варианте рассчитывается по формуле:

L = R / P * Nn,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных средств, предназначенных для выдачи заработной платы, за расчетный период в рублях;

P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денежных средств в рабочих днях;

Nn – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных, предназначенных для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях.

Выдача денежных средств не должна превышать 5 рабочих дней. Других исключений не предусмотрено и за превышение лимита грозит штраф.

Должностные лица заплатят 4-5 тысяч рублей, размер для организаций больше – 40-50 тысяч рублей.

Документирование кассовых операций является неотъемлемой частью общей системы документооборота любого юридического лица независимо от организационно-правовой формы.

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому унифицированные формы первичных учетных документов перестали быть обязательными.

Однако Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отметил, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Именно эти два вида документа именуются кассовыми. Они могут быть оформлены главным бухгалтером; бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом компании, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета; руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Подписываются кассовые документы главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В ситуации, когда кассовые операции ведет и кассовые документы оформляет сам руководитель, то и кассовые документы подписывает он же. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, в таком случае не оформляются. Индивидуальные предприниматели ПКО и РКО могут не составлять.

1.3. Методика бухгалтерского учета движения наличных денег

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

- 50-1 «Касса организации»;

- 50-2 «Операционная касса»;

- 50-3 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости. На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Наиболее распространенным способом поступления средств в кассу считается зачисление денег, снятых с расчетного счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 51 «Расчетные счета».

Зачисление в кассу наличных денег, полученных от покупателя за реализованную продукцию в качестве выручки, в розничных торговых организациях отражают проводкой:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 90-1 «Выручка».

Зачисление средств от покупателей в организациях оптовой торговли оформляют с помощью бухгалтерской записи:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Также средства в наличной форме могут быть получены в качестве вклада в уставный капитал от учредителей юридического лица. Учет расчетов с учредителями общества по денежным и имущественным вкладам в уставный капитал ведется с применением счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».

В качестве подтверждения факта получения денежного вклада от учредителя используют квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Сумма вклада участника, поступившая в виде наличных денежных средств в кассу, отражается записью:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».

Денежные средства могут поступать в кассу организации при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером и отражается в учете записью:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Могут иметь место и иные операции поступления денежных средств в кассу организации. Например:

– осуществлен возврат неиспользованных средств в аккредитивах:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 55-1 «Аккредитивы»;

– сданы наличные деньги из операционной в основную кассу организации:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 50-2 «Операционная касса»;

– иностранная валюта, снятая с валютного счета, оприходована в основную кассу организации:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 52 «Валютные счета»;

– поступили в кассу наличные денежные средства, находившиеся в пути (например, ранее отправленные почтовым переводом):

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 57 «Переводы в пути»;

– погашена задолженность работником организации по предоставленному займу и процентам за пользование заемными средствами:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

– погашена материально ответственным лицом недостача, выявленная при инвентаризации товаров:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Выбытие денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с разными счетами в зависимости от назначения расходов.

Одним из основных направлений выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет.

Денежные средства сдаются в банк кассирами организаций или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется объявление на взнос наличными. В бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет сч. 51 «Расчетные счета»

Кредит сч. 50-1 «Касса организации».

Денежные суммы (преимущественно выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению, учитываются на счете 51 «Переводы в пути». В бухгалтерском учете на сумму выручки, сданную кассиром составляется запись:

Дебет сч. 57 «Переводы в пути»

Кредит сч. 50-1 «Касса организации».

Выбытие денежных средств из кассы организации может произойти в результате осуществления инвестиций наличными денежными средствами в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы. В бухгалтерском учете такие инвестиции организации отражаются записью:

Дебет сч. 58 «Финансовые вложения»

Кредит ся. 50-1 «Касса организации».

Выдача денежных средств из кассы организации в виде займов может осуществляться не только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, но и работникам организации. В этом случае делается запись:

Дебет сч. 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»

Кредит сч. 50-1 «Касса организации».

Из кассы организации денежные средства могут быть направлены и на иные цели.

Как отмечалось, в установленные сроки проводится инвентаризация денежных средств в кассе организации. При выявлении излишков денежных средств они зачисляются в доход организации записью:

Дебет сч. 50-1 «Касса организации»

Кредит сч. 91-1 «Прочие доходы».

Выявленная недостача денежных средств отражается в учете записью:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит сч. 50-1 «Касса организации».

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы устанавливается следующими нормативными документами: Указанием Центрального Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014г., Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденные приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, Приказом Минфина РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13 июня 1995 г. № 49. Согласно вышеуказанным документам порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и т.д.) проведения инвентаризации кассы определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира.

В некоторых случаях инвентаризация необходима по закону. Обязательная инвентаризация денег в кассе проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене главного бухгалтера или кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

- перед составлением ликвидационного баланса.