Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Описание и оптимизация бизнес-процессов).pdf

Содержание:

Введение

На сегодняшний день сложились сложные экономические условия для работы организаций и предприятий, которые влияют на их функционирование и конкурентоспособность. Это вызвано кризисом как в мировой, так и в отечественной экономике. Для поддержания своей конкурентоспособности предприятия вынуждены свести издержки к минимуму, а также, увеличивая доходы, управлять потоками ресурсов. Это касается не только лишь организационных или временных потерь, но и материальных. Смотря на современное предприятие как на сложную систему, в которой разрабатывается и производится инновационная продукция и развивается использование информационных технологий, логично представить его элементы в виде системы бизнес-процессов, функционирующих в рамках процессного подхода. Это означает, что процессы организации на предприятии являются объектом управления.

Информационные технологии, которые внедряются в производство, являются важным фактором сохранения предприятия на рынке и усилением конкурентных позиций, но они обусловлены высокими затратами, что приводит к вынужденному снижению производственных затрат, не теряя при этом качества продукции. Обычно, принимая решение о введении новых технологий, осуществляется расчет эффективности по техническим и экономическим показателям. И здесь следует применить процессный подход, так как он не только лишь поможет осуществить данный выбор, но и позволит оптимизировать бизнес-процессы. Сложится четкое понимание функционирования организации, определить, какие процессы не создают ценности для конечного потребителя и свести их к минимуму и сократить свои издержки.

Несмотря на то, что существует множество подходов по управлению предприятиями, внедрению и разработке процессного подхода, существует ряд вопросов, которые связаны с технологиями, механизмами и методами оптимизации бизнес-процессов на предприятии. Необходимо пересмотреть способы организации бизнеса и найти верный подход, позволяющий полностью реализовать и использовать преимущества всех новых технологий.

В процессе курсовой работы следует установить актуальность и востребованность процессного подхода в оптимизации бизнес-процессов. Для этого нужно рассмотреть описание и оптимизацию бизнес-процессов, сравнить с другими методами управления предприятиями, понять, что такое процессный подход и рассмотреть его практическое применение.

1. Описание и оптимизация бизнес-процессов

1.1 Понятие бизнес-процесса

Исходя из того, что различная работа рассматривается и выполняется как процесс, мы можем определить бизнес-процесс как последовательность действий, взаимосвязанных между собой и преобразующих входы в выходы. Эти действия могут быть различного рода: от исследований до производства.

Преобразования вход-выход схематически впервые были представлены как модель «черного ящика», предложенная кибернетиком Н. Винером в середине XX века. Вход представляется как информация, сырье, документация, оборудование, а выход – услуги, продукция, информация, решения и прочее. Основная составляющая бизнес-процесса – функция преобразования. Это процесс, осуществляемый над входом для получения выхода.

Понятие бизнес-процесса распространилось благодаря переходу к процессно-ориентированным менеджменту и организации предприятия. Так как не существует единственно верной и общепринятой типологии бизнес-процесса, одновременно используются различные обозначения и понятия, такие как разработка продукта, выполнение заказа, управление компанией и т.п. Соответственно, для каждого предприятия эти процессы различны и зависят от сферы деятельности, а также имеют конечную цель в виде создания и реализации продуктов и услуг. Они могут быть взаимосвязаны и зависеть друг от друга или же различаться по параметрам:

• По виду деятельности (оказание услуг либо производственные процессы);
• По виду выполнения (оперативные и диспозитивные);
• По созданию стоимости (прямые и косвенные);
• По комплексности (макро- и микропроцессы);
• По коммерческому успеху (ключевые, управленческие и поддерживающие).

Для того, чтобы описать бизнес-процесс с различных точек зрения принято использовать характеристики, заданные стандартом ENISO 9001:2000. Эти характеристики (параметры) – данные, обозначающие эффективность и результативность.

1.2 Задачи и цели бизнес-процесса

Применяя данные технологии возможно эффективно решать актуальные задачи, стоящие перед предприятием, такие как:

1. Основные, управленческие и контролируемые бизнес-процессы описывать, стандартизировать и формализовать, построить переход к процессной схеме управления предприятием.
2. Обеспечить прозрачность, управляемость и контролируемость, поддерживать эффективный рост.
3. Эффективно внедрить систему сбалансированных показателей – ССП и построить систему управления предприятием, основанную на ключевых показателях эффективности – ЕПЭ, которая разработана и внедрена на уровне структурных подразделений.
4. Оптимизировать бизнес-процессы, основываясь на улучшении ключевых показателей, которые определяют конкурентоспособность и эффективность бизнеса, в частности уменьшение времени процессов, снижение издержек и повышение качества системы управления и процессов.
5. Построить эффективную организационную структуру, оптимизировать нормы управляемости и уровни управления, повысить мобильность структуры, эффективно распределить полномочия и ответственности, реструктуризировать.
6. Проектировать новые бизнес-процессы и направления для развивающихся компаний.
7. Эффективно автоматизировать деятельность за счет качественного и быстрого внедрения информационной системы.
8. Правильно подобрать персонала и структурировать его деятельность, основываясь на разработке должностных обязанностей и базовых регламентов, а также построить систему мотивации сотрудников за счет КПД (ключевых показателей деятельности) и критериев оценки.
9. Построить эффективную систему регламентации, основываясь на разработке структурных и процессных документов, освобождая время руководителя для решения задач инноваций и развития.
10. Построить систему финансового управления, планирования, бюджетирования, управленческого учета и отчетности, основываясь на технологиях АВС (пооперационный расчет себестоимости), АВВ (процесс бюджетирования) и АВМ (пооперационное управление издержками).
11. Повысить рыночную стоимость предприятия, его имидж, инвестиционную привлекательность и обеспечить выход на новые рынки.
12. Внедрить систему постоянного совершенствования и менеджмента качества, основываясь на стандартах ИСО 9000, а также внедрить и совершенствовать другие различные управленческие процессы: стратегическое управление, управление проектами и маркетингом.

1.3 Технология описания бизнес-процессов предприятия

Рассмотрим основные этапы технологии описания бизнес-процессов предприятия.

1. Описание организационной структуры.

На этом этапе происходит разработка моделей организационной структуры, основные из которых построены по принципу сходимости и подчиненности. В описании подобных структур просматриваются подразделения и должности, которые существуют в организации, также их иерархическая связь.

1. Описание финансовой структуры.

В этом этапе происходит построение модели финансовой структуры, во время разработки которой показываются типы ЦФО (центров финансовой ответственности), которые имеются на предприятии. Описывается также состав структурных подразделений организации, входящих в состав того или иного ЦФО.

1. Описание информационной системы.

На данном этапе формируется модель информационной системы, в процессе разработки которой идентифицируются типы систем, применяемых на предприятии. Рассматривается модульная структура, программное обеспечение, используемое в бизнес-процессах компании.

1. Описание функций подразделений.

Функции на данном этапе выполняются структурными подразделениями компании. По результатам их описания строится функциональная модель организации по организационной структуре.

1. Описание услуг и продуктов.

Здесь описываются услуги и продукты, производимые и реализуемые компанией на внешнем рынке. Они делятся по типу производства и реализации.

1. Построение и выделение дерева бизнес-процессов.

На основании описания продуктов компании или услуг выделяются бизнес-процессы, классифицируемые на основные, обеспечивающие и управленческие. После этого строится модель бизнес-процессов компании.

1. Выбор и оценка бизнес-процессов для дальнейшего анализа, описания и оптимизации.

На этом этапе критериями для выбора бизнес-процесса являются его важность, проблемность и затраты, нужные для оптимизации. Для каждого из них просчитываются количественные показатели, соответствующие приведенным критериям, а затем производится ранжирование.

1. Описание информационных потоков.

Информационные потоки, участвующие в описании бизнес-процессов, на этом этапе идентифицируются. Представляют из себя информацию письменную, устную или на электронных носителях. Затем потоки информации классифицируются и строится модель, подходящая для данного бизнес-процесса.

1. Описание материальных потоков.

Аналогично предыдущему процессу, материальные потоки идентифицируются и классифицируются, затем строится модель.

1. Описание выбранных бизнес-процессов.

На основании результатов предыдущих этапов, строится модель бизнес-процесса.

1. Сбор и компоновка форм документов со схемами описанных.

Документы со соответствующими элементами моделей бизнес-процессов и информационных потоков собираются и компонуются.

2. Процессный подход

2.1 Определение процессного подхода

На сегодняшний день процессный подход – это важнейший признак совершенного управления. Этот подход определяет рассмотрение деятельности компании в виде бизнес-процесса, который связан с миссией и целями данной компании. Процессный подход не нов и используется с конца 60-х годов в качестве базового в международных стандартах ИСО серии 9000:2000, представляя собой структурный анализ и проецирование сложных систем SADT. В дальнейшем данный подход к описанию процессов назвали IDEFO и оформили в виде Федерального стандарта США. В 1988 году он был добавлен в модель премии М. Болдриджа, в 1991 году – в модель совершенного бизнеса Европейской премии по качеству.

Основная цель процессного подхода на сегодняшний день – это повысить гибкость бизнеса, улучшить деятельность организации и сократить время реакции на изменения внутри рынка и во внешней среде.

Однако данный вид подхода не является единственным. Существуют другие подходы в бизнес-процессах, такие как ситуационный и системный. Если же системный процесс рассматривает организацию в виде совокупности взаимосвязанных элементов, которые нацелены на достижение определенных целей в меняющихся условиях внешней среды, то ситуационный – применяет те или иные методы управления в определенной ситуации.

2.2 Внедрение процессного подхода

Внедряется процессный подход в организацию поэтапно. В первую очередь необходимо выявить сеть бизнес-процессов предприятия, затем ранжировать процессы по значимости, документировать и моделировать по модели AS-IS («как есть»). После чего провести анализ полученных моделей и выявить «узкие места» в процессе. Следующая стадия базируется на полученных результатах и строится в виде модели ТО-ВЕ («как надо»), соблюдая аналогичную последовательность, что и в случае с моделью AS-IS.