Файл: Управление программами проектов в организации(Концептуальные основы разработки и внедрения проекта в организации).pdf

Основной миссией компании являются следующие тезисы:

• Хороший подарок принесет всем людям радость;
• Ориентированы на создание такой сувенирной продукции, которая позволит людям развивать взаимоотношения с коллегами по бизнесу;
• Компания не устанавливает каких-либо пределов для развития. Всегда есть к чему стремиться и развиваться.
• У «Адверти» есть выставочный зал или шоу-рум сувениров, то есть клиенты могут в рабочее время приехать и посмотреть на разные выставленные сувениры, подарки, обсудить за чашкой кофе или чая на месте варианты сотрудничества с менеджерами компании и так далее.
• Компания имеет удобный сайт. Так, на официальном сайте компании можно ознакомиться и почитать интересные статьи, узнать про новинки в производстве, а также максимально комфортно сделать заказ.

Логотип компании представлен в виде оранжевого рисунка на белом фоне (рис. 2.1).

Рис. 2.1. ‑ Логотип компании

Основной стратегической целью, согласно деятельности компании, является не только расширение собственной сувенирной продукции, но а также продвижение российских товаров на мировой рынок.

За последние пять лет, компания зарекомендовала себя на рынке как производитель качественной сувенирной продукции с нанесением. Клиентами являются:

• юридические лица,
• государственные компании,
• физические лица.

Рассмотрим основные ценности и принципы, которыми руководствуется компания «Адверти».

1. Креативный подход. В каталоге компании, размещенном на их сайте, если множество вещей с интересным дизайном. Производственный отдел компании разрабатывает каждый день множество сувениров и подарков для бизнеса.
2. Динамичное развитие Компания процветает и не стоит на месте. Принципом деятельности «Адверти» является то, чтобы сотрудничество с ними было эффективным и чтобы при этом использовались современные технологии и инновации.
3. Высокий уровень сервиса и качества. Основной приоритет «Адверти» - уровень качества, соответствующий международным стандартам, а также высококачественная продукция. Фирма стремится к сотрудничеству, максимально комфортному для клиентов.
4. Принцип надежности. Компания дорожит своей репутацией и выполнять все обязательства в оговоренный срок. Таким образом, клиенту могут не волноваться о сделанных ими заказах
5. Принцип честности и открытости. Компания «Адверти» предоставляет только актуальные сведения их клиентам, а также открытой для сотрудничества.
6. Принцип профессионализма. В команде работают действительно увлеченные своей работой люди, которые являются высококлассными специалистами. Все они следуют общим идеям и целям.

7. 
   
   
   2.2. Организационно-управленческая и кадровая характеристика компании

Организационно-управленческая и кадровая характеристика организации. Она представляет собой функциональную систему, где во главе стоит директор, а каждое подразделение выполняет свои функции.

Структура компании включает в себя следующие подразделения: руководство компании, производственный отдел, отдел продаж, финансово-хозяйственный отдел, отдел закупок (Рис. 2.2).

Руководство компании

Производственный отдел

Отдел продаж

Отдел закупок

Финансово-хозяйственный отдел

Рис. 2.2. ‑ Структура компании «Адверти»

Обязанности между подразделениями распределены следующим образом:

1) В качестве руководителя компании выступает директор, в обязанности которого входит: планирование, контроль и управление всеми процессами внутри организации, а также вопросы по подбору и найма сотрудников.

2) Производственный отдел из восьми человек занимается разработкой макетов, изготовлением и оформлением продукции.

3) Отдел продаж состоит из девяти сотрудников, которые занимаются привлечением новых клиентов посредством холодных звонков, консультацией посетителей сайта и ведением уже существующих заказов.

4) Финансово-хозяйственный отдел (три сотрудника) должен своевременно выставлять клиентам счета на оплату услуг, контролировать производственные издержки, обеспечивать правильное отражение расходов в соответствующих финансовых документах, вести начисление заработной платы, выплачивать налоги и вести другие финансовые операции.

5) Обязанностью отдела закупок (3 человека) является осуществление поиска новых поставщиков, взаимодействие с уже существующими.

В «Адверти» работает 24 сотрудника. Коэффициент текучести кадров в последние три года составляет 9,2%, при этом стоит отметить, что в основном сотрудники уходят из отдела продаж.

Повышение образовательного уровня работников является одним из приоритетов предприятия. У большинства сотрудников есть высшее образование, среднее примерно у 30 % сотрудников и 10% без образования (Рис. 2.3).

Возрастной состав компании «Адверти» можно назвать довольно молодым. Из 24 сотрудников, 17 человек в возрасте от 20-30, а 7 человек в возрасте от 30-50.

10%

30%

60%

Рис. 2.3 ‑ Анализ наличия образования сотрудников

В данной главе была приведена основная характеристика компании, ее миссия ценности, сфера деятельности, возрастной состав, уровень образованности. В следующей главе рассмотрим проектную деятельность компании.

2.3 Рекомендации по совершенствованию процессов управления программами проектов на предприятии

Управление программами проектов в компании «Адверти» развито достаточно слабо. Одним из важных направлений в совершенствовании проектного менеджмента является совершенствование структуры управления. К руководителю предъявляются очень высокие требования, так, директору приходиться одному контролировать все процессы, происходящие в организации, что снижает инициативность работников. Руководителю нужно поручать какие-то рутинные дела сотрудниками, и фокусироваться на более масштабных задачах, например, осуществлении проектов. Это позволит создать более сплоченный коллектив сотрудников. Кроме того, необходимо более рационально использовать время руководителя путем:

• тщательного анализа структуры затрат времени;
• формулировки долгосрочных проектов;
• планирования времени;
• сокращения нерациональных затрат и потерь времени.

Чтобы усовершенствовать организационную структуру, необходимо выявлять и реализовывать резервы улучшения структуры отделов и производственных участков; обеспечивать пропорциональности между всеми частями предприятия; соблюдать рациональное соотношение между основными, вспомогательными и обслуживающими отделами; постоянно производить работу по рационализации планировки предприятия.

Поскольку «Адверти» продолжает осваивать новые рынки, появилась необходимость расширения ассортимента. В начале 2017 года предприятие запустило в производство новый товар - экокубы, то есть наборы для выращивания растений, в которые помещается почва и прилагается пакет семян. Так, на данном кубе можно поместить индивидуальный логотип или гравировку.

Поскольку, организация осуществляет только производство кубов, а землю и семена приходиться закупать у других поставщиков, то себестоимость укомплектованных экокубов становиться достаточно высокой. Чтобы самостоятельно выпускать экокубов со всем комплектующим, необходимо закупить определенный участок или найти специалистов-биологов, которые занимаются выращиванием семян и их рассадой.

В процессе производства кубов получается слишком много отходов, причем не только в виде опила, а также в виде различных реек, небольших брусков и брусьев. Отходы пиления выбрасываются, либо чаще всего просто сжигаются. Некоторые организации принимают для реализации отходы пиломатериалов. Например, есть магазины, которые покупают для реализации рейки и бруски различного размера. Необходимо договориться с ними о продаже своих отходов производства, чтобы они хотя бы смогли окупить сами себя.

Помимо этого, в «Адверти» необходимо сократить длительность производственного цикла, в первую очередь путем правильного размещения оборудования, которое обеспечило бы оптимальный путь прохождения предметов труда,  и установления кратчайшего пути доставки требуемых материалов, печатных машин и готовой продукции. Также необходимо упрощать и совершенствовать технологические процессы.

Необходимы грамотная организация контроля качества продукции на протяжении всего процесса производства, непрерывное совершенствование производства и деятельности в области обеспечения качества. Для этого потребуется участие всего персонала в решении проблем качества, предупреждение несоответствий качества требованиям потребителя, а не их ликвидация.

Усилить контроль па предприятии, который позволит определять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки и отклонения от существующих планов, что позволит создать основу для процесса корректировки деятельности.

Для увеличения объемов производимой продукции необходимо улучшить условия труда работников, повысить активность и качество работы сотрудников организации путем создания дополнительных стимулов: с одной стороны увеличить расценки и величину оплаты труда, а с другой ‑ усовершенствовать систему дисциплинарных мер, ввести штрафные санкции для недобросовестных работников.

Серьезной проблемой организации является задержка оплаты покупателями. В основном большинство договоров предусматривают 100 % предоплату, но зачастую «Адверти» приходиться идти на уступки и увеличивать сроки оплаты. В результате задержки платежей увеличивается длительность оборачиваемости оборотных средств, и предприятие несет убытки. Поскольку большинство расчетов осуществляется в безналичной форме, то необходимо мотивировать покупателей расплачиваться наличными деньгами, например, предложив им специальные скидки при оплате наличными деньгами. Или можно установить авансовую оплату ‑ 30% для заключения контракта, и остальные 70% после производства сувениров.

Для данных проблем, возможно, необходимо пересмотреть структуру компании, и внедрить новое подразделение ‑ Офис управления проектами, который интегрирует их в виде «портфеля» или программы проектов

Рекомендации по проведению работ по реализации программы проектов. В соответствии с вышеизложенным, можно отметить, что в компании планируется или, по крайней мере, необходимо внедрение многих проектов, например утилизация отходов после производства, рост материального стимулирования труда персонала, регулирование вопросов с задержками оплаты от клиентов.

Нет возможности предоставить какой-то унифицированный и применимый для всех подход для систематизации проектных работ по отдельным фазам. Рассматривая такой вопрос, участники проекта могут исходит из своей роли в проекте, своего опыта и конкретных условий исполнения проекта. Соответственно, разделение проекта на фазы может быть достаточно индивидуальным - лишь бы такое деление выявляло некоторые важные контрольные точки, при наступлении которых поступают дополнительные сведения, проводится анализ возможных направлений развития проекта.

Так, более детально, каждая отдельно взятая фаза или этап, разделяется на более мелкие элементы. Справедливо данное утверждение и по отношению к общей программе или портфелю проектов.

Исполнение проекта требует выполнения определенной совокупности мероприятий. Они, в свою очередь, связаны с разработкой возможности реализации проекта, расчетов технического и экономического обоснования и рабочего проекта, договорной деятельностью, организацией и финансированием работ по проекту, созданием новых технологий, методик, планированием ресурсов и хода работ над проектом, проведением закупок и торгов, заключения контрактов. Так, уже с этим перечислением видов деятельности по проекту можно заметить, насколько они различны.

Прежде всего, определяется возможность привлечения и инвестирования. Определение инвестиционных возможностей является отправной точкой для деятельности, связанной с инвестированием. В конечном счете, это может стать началом мобилизации инвестиционных средств. В случае с «Адверти», инвесторами могут быть сами учредители компании.

Затем, выявляются наиболее эффективные проекты. С этой целью каждый проект подвергается анализу, с точки зрения финансовой эффективности, или другой значимости.

Наиболее распространенными являются следующие виды проектного анализа, который может быть:

• финансовым и коммерческим;
• экологическим и социальным.

Так, анализа финансовой и коммерческой направленности исследует затраты и результаты применительно к конкретным фирмам - участникам проекта.

Анализ экологических или социальных последствий проекта, в силу их специфичности интересуют общество в целом, а не компании, участвующие в проекте. Однако предприятиям нужно учитывать вопрос экологичности.

Рекомендации по прогнозированию различных видов риска. Для учета и предупреждения рисков необходимо составлять план финансирования проекта.