Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие и определение коммуникации в организации).pdf
Добавлен: 14.03.2024
Просмотров: 92
Скачиваний: 0
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Понятие и определение коммуникации в организации
1.1 Роль и значение деловых коммуникаций в развитии организации
1.2 Содержание и структура коммуникативного процесса
1.3 Коммуникативные барьеры и их преодоление в управлении организацией
Глава 2. Эмпирический анализ эффективности коммуникаций на примере ОАО «Тавдинский хлебозавод»
2.1 Общая характеристика ОАО «Тавдинский хлебозавод»
2.2 Исследование процесса коммуникации в ОАО «Тавдинский хлебозавод»
Содержание:
Введение
Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов. Так, информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.
Коммуникации имеют огромное значение и для организаций, поскольку коммуникации – это обмен информацией между людьми, без которого они не могут вместе работать, формулировать цели и решать задачи. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в больших компаниях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только организации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих в данной организации, а на глобальном уровне и экономическое благополучие всей страны в целом.
Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри организации, так и за её пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнёрами, конкурирующими фирмами, потребителями, клиентами.
Объектом исследования курсовой работы выступают виды коммуникаций в организации, а предмет исследования – эффективность коммуникаций в организации.
Целью исследования – изучение коммуникаций в организации и оценка их эффективности.
Поставленная цель реализуется через следующие задачи:
- рассмотреть сущность и виды коммуникаций в современных условиях;
- проанализировать элементы и этапы коммуникационного процесса;
- рассмотреть межличностные и организационные коммуникации;
- провести анализ коммуникационного процесса в организации;
- выработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации.
Теоретической основой курсовой работы выступили научные работы следующих авторов: Каймаковой М.В., Василика М.А., Мескона М., Альберта М., Хедаури Ф., Панфиловой А.П., Поповой С., и другие.
Глава 1. Понятие и определение коммуникации в организации
1.1 Роль и значение деловых коммуникаций в развитии организации
В любой организации коммуникации - это в первую очередь взаимодействие сотрудников, которое нельзя игнорировать, которое выражено в любой форме и без которого невозможна совместная деятельность. А деловые коммуникации предполагают обмен информацией, опытом, обсуждение результатов и решение проблем.
Деловые коммуникации подразделяются на деловые беседы, публичные выступления, переговоры и разного рода совещания. Для оптимизации поступающих информационных потоков, научным сообществом разработаны коммуникационные сети, которые регулируют последовательность поступления и получения сообщений.
Одной из важнейших причин недооценки важности коммуникаций является не столько непосредственно недооценка, сколько простой психологический фактор: людям часто свойственно ожидать, что их деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, просто потому, что они известны им самим. В результате в организациях часто может наблюдаться ситуация, когда сотрудники искренне удивляются тому, что, например, кто-то начинает по второму разу делать уже сделанную ими работу и пр.
Для предотвращения этой причины руководителю важно формировать командный дух в организации. Для этого необязательно прибегать к модному ныне «тимбилдингу», поскольку далеко не все люди относятся положительно к «командной работе», многие любят работать максимально автономно и самостоятельно. В любом случае, крайне важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность, его решения - влияют как на его ближайших коллег, так и на всю организацию в целом. Это приводит к пониманию важности отчетности о своей деятельности перед руководителем не только с целью контроля, но и с целью информирования, координации деятельности. В свою очередь руководителю необходимо создать условия для доведения важной информации о деятельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации. Немаловажно для сотрудника поддерживать и горизонтальные связи, ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность может затронуть прямо или косвенно. [7, с.146]
Другой причиной является неумение руководителя скоординировать работу подчиненных, неумение управлять информацией и информационными потоками. В этой связи изучение руководителем информационного менеджмента является очень важным для понимания процессов управления информацией, получаемой от сотрудников организации и из внешней среды.
Важность коммуникаций нельзя переоценить, однако возможно и такое. В этом случае фокус внимания сотрудников сосредоточен на взаимодействии друг с другом. Это приводит к тому, что коммуникации из инструмента достижения целей - сами становятся целью, информация становится избыточной, вырастают временные затраты, что приводит к снижению эффективности в достижении основных целей организации.
Немаловажной является проблема качества информации, ее достоверности. При передаче информации в той или иной степени всегда происходит ее искажение. Сначала на этапе трансформации мыслей в слова. Затем на этапе трансформации слов в мысли другого сотрудника. Это обусловлено тем, что смысл каждого конкретного слова всегда определяется индивидуумом исходя из его собственного жизненного опыта, знаний, особенностей личности. В результате даже при передаче одного единственного слова - неизбежно возни кают искажения восприятия. Устранить данную проблему полностью невозможно, можно лишь попытаться максимально снизить ее влияние путем обсуждения т.н. «контекста» беседы. При этом необходимо максимально точно договориться об используемых понятиях и что именно каждый из участников взаимодействия понимает под тем или иным словом. В сложных ситуациях крайне желательно использование обратной связи. Например, в виде вопроса «Правильно ли я тебя понял?» Имеет смысл повторить услышанное от собеседника своими словами. На этом этапе часто может выявиться, что собеседник хотел сказать совсем другое.
Рассматривая последствия проблем в коммуникациях необходимо перечислить факторы, которые могут влиять на деятельность организации.
Во-первых, нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим.
Во-вторых, страдает имидж организации, что косвенно или напрямую влияет на прибыльность, эффективность деятельности, а значит - и на устойчивость организации. Например, один сотрудник получает определенную информацию от внешней организации. В случае, если с этой же организацией будет взаимодействовать второй сотрудник и начнет запрашивать ту же самую информацию - это будет восприниматься внешней организацией однозначно отрицательно.
В-третьих, затрудняется адаптация новых сотрудников. Гораздо больше времени ими тратится на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. Не говоря о том, что при отсутствии должно го информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника.
Эффективность коммуникаций и результаты деятельности организации связаны между собой, и это подтверждается исследованиями, проведенными среди сотрудников крупных известных компаний. 28% из них сообщили, что релевантная информация, может доходить слишком поздно, многие отмечали (58%), что распространяемая информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Большинство (60%) опрошенных думают о переходе на другое место работы. При этом для смены персонала потребуются определенные финансовые вложения как на подбор персонала, так и на период адаптации. Для выхода новых сотрудников на уровень «самоокупаемости» понадобится от 3 до 9 мес. [10, с. 105] Для устранения проблем в коммуникациях должны соблюдаться следующие условия:
- каналы связи должны быть точно определены и известны всем;
- линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой;
- компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной, а для этого необходимо проводить с сотрудниками регулярные тренинги или курсы по коммуникативному процессу;
- должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях.
Для предотвращения негативных, выше перечисленных последствий, необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Следующий этап - создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК, далее - внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем - мониторинг работоспособности системы, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению.
Владение приемами деловой коммуникации несет в себе потенциал не только развития профессионализма отдельной личности, но и успешности всей организации.
Деловые коммуникации являются процессом взаимодействия, направленным на организацию и оптимизацию различных видов деятельности: производственной, научной, педагогической. [11, с. 123]
Таким образом, можно сделать вывод, о том, что чем большее количество людей задействовано в определенной деятельности, тем значительнее роль управления, общения с точки зрения эффективности указанной деятельности. Умение передавать деловую информацию как внутри организации, так и представление ее внешней среде является профессионализмом руководителя и является его визитной карточкой. Но не менее важным должно быть и умение сотрудников коммуницировать друг с другом.
Инструменты повышения эффективности деловых коммуникаций делятся на 4 основных вида: информационные (корпоративный сайт, информационная рассылка), аналитические (анкетирование), коммуникативные (тренинги, мероприятия) и организационные (совещания, выступления руководства). Большинство компаний используют не больше двух групп инструментов одновременно, в то время как для построения эффективной системы рекомендуется использование инструментов каждой группы.
Созданию единого информационного пространства в компании и ускорению процесса адаптации новых сотрудников способствует внедрение «Корпоративных правил». В них должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам: стандарты переписки, переговоров, требования к внешнему виду, структура компании, правила пользования документами, порядок выплаты зарплаты. Одновременно необходимо использование внутреннего сайта, где может быть размещена вся важная информация об организации, новых сотрудниках и прочих важных событиях организации.
1.2 Содержание и структура коммуникативного процесса
Процесс коммуникации - это процесс передачи информации от одного человека к другому или между группами людей. Информация передается по различным каналам и при помощи разных коммуникативных средств [14,с. 127]. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения. Однако стоить заметить что сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, процесса в котором участвуют двое или более людей [23].
Выделяются четыре основных элемента в процессе обмена информацией:
элемент |
определение |
отправитель |
лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает её |
сообщение |
сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов |
канал |
средство передачи информации |
получатель |
лицо, которому предназначена информация и которое её воспринимает |
Отправитель и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составления сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную идею. В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать определенные трудности.
Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование.