Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие и определение коммуникации в организации).pdf

Глава 2. Эмпирический анализ эффективности коммуникаций на примере ОАО «Тавдинский хлебозавод»

2.1 Общая характеристика ОАО «Тавдинский хлебозавод»

Управление и производство Тавдинского хлебозавода расположены по адресу: Свердловская область, г. Тавда, ул. 9 Января, 138. Предприятие образовалось в 1930 году и просуществовало до 1937 года в качестве пекарни. В 1937 году пекарня была реконструирована и преобразована в государственное предприятие «Тавдинский хлебозавод». В ходе производства шел процесс расширения. В 1957 году был построен склад муки, в 1971 - тестомесильное отделение, а в 1976 – холодильник для хранения дрожжей и скоропортящихся продуктов. В 1982 году «красный уголок» был реконструирован и переоборудован в магазин «Хлеб». 29 июня 1993 года в процессе приватизации завод был преобразован в открытое акционерное общество «Тавдинский хлебозавод».

Несмотря на все изменения, миссией предприятия было и остаётся обеспечение потребителей свежими, вкусными и качественными хлебобулочными и кондитерскими  изделиями. Мощность завода составляет 5-6 тонн продукции в сутки.

Открытое акционерное общество «Тавдинский хлебозавод», именуемое в даль­нейшем «Общество», является юридическим лицом по Российскому законодательству и действует в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответст­венностью», ГК РФ, иными правовыми актами Российской Федерации и уста­вом Общества.

За период существования Тавдинского хлебозавода выпускаемая номенклатура часто менялась. В своё время на заводе имелся свой бараночный цех, готовили пончики, но неизменным оставался выпуск хлеба. В настоящий момент ассортимент предприятия насчитывает более 150 видов изделий, в том числе 23 вида хлеба, 36 - пирогов и слойки, 10 - булочных, 32 – сдобных и более 70 видов кондитерских изделий.

Постоянно расширяется и география сбыта продукции: рынками реализации являются Тавдинский, Туринский, Таборинский районы, города Алапаевск и Тюмень. 

Весь выпускаемый на заводе хлеб вырабатывается по традиционной технологии - опарным способом и на густых ржаных заквасках, в результате чего он получается очень вкусный, полезный и ароматный.

Продукция ОАО «Тавдинский хлебозавод» неоднократно занимала призовые места на выставках различных уровней. В арсенале наград дипломы Ирбитской ярмарки, Межрегиональной выставки-ярмарки «Праздник хлеба», Тюменской ярмарки, областного смотра-конкурса по выпечке хлебобулочных и кондитерских изделий «Уральский хлеб-гарантия качества».

В конце 2011 года предприятие расширило кондитерское производство и стало выпускать торты под торговой маркой "Добро".

На сегодняшний день в магазинах города представлено более 30 наименований тортов и пирожных. В их состав входят сгущённое молоко, шоколадная глазурь, грецкие орехи, дроблёный арахис, курага, чернослив, натуральный мёд. Каждый покупатель может выбрать десерт по своему вкусу.

Участниками Общества являются граждане Российской Федерации. В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» ответственность за организацию бухгалтерского учёта в ОАО «Тавдинский хлебозавод», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель. 

Возглавляет ОАО «Тавдинский хлебозавод» генеральный директор Поломарчук Андрей Алексеевич, который имеет право без доверенности действовать от имени ОАО «Тавдинский хлебозавод», в том числе представлять его интересы и осуществлять сделки, заключать трудовые договора с работниками Общества, издавать приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении, применять меры поощрения и налагать дисциплинированные взыскания, также в его обязанности входит контроль за организацию деятельности ОАО «Тавдинский хлебозавод». 

Генеральному директору подчиняется заместитель генерального директора, который выполняет его распоряжения, определяет исполнителей и контролирует выполнение данных распоряжений, главный инженер, экономист, инспектор по кадрам, инспектор по охране труда, менеджер. 

Директору также подчиняется бухгалтерия (главный бухгалтер и бухгалтер), в которую входит главный бухгалтер. Главный бухгалтер несёт ответственность за формирование учётной политики, ведение бухгалтерского учёта, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчётности, также он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. 

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Как уже отмечалось ранее, директору ОАО «Тавдинский хлебозавод» подчиняется инспектор по кадрам, в его обязанности входит организация текущей работы данного предприятия (оформление, подбор документов и так далее).

2.2 Исследование процесса коммуникации в ОАО «Тавдинский хлебозавод»

Для определения существующих коммуникативных связей внутри предприятия были использованы следующие методики:

• 1. Анкета представлена в приложении 1.
  2. Методика «Диагностика коммуникаций в организации» представлена в приложении 2.

В исследовании приняли участие тридцать сотрудников ОАО «Тавдинский хлебозавод».

Для определения коммуникативной политики ОАО «Тавдинский хлебозавод» была составлена анкета из 22 вопросов. В анкетировании приняли участие сотрудники двух отделов – торговые представители и коммерческий отдел.

В результате анкетирования было выявлено следующее. На предприятии присутствуют вертикальные нисходящие связи. Руководитель организации дает сотрудникам указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает сотрудникам информацию, поступившую к нему из внешней среды.

Также нисходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива организации, где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации в сотрудников ОАО «Тавдинский хлебозавод» в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя (начальника отдела продаж), образуя следующую схему.

Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта», коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «День рождения организации» – дата регистрации. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом.

Что касается существующих проблем в коммуникативных связях организации, то по результатам анкетирования торговые представители сообщили, что в организации сложнее всего решать рабочие вопросы с генеральным директором, в силу отсутствия прямого контакта с ним (информация передается начальнику отдела продаж (супервайзер)), а потом уже на его усмотрение доходит до генерального директора. Иногда возникают сложности с супервайзером, он часто отсутствует в офисе, в виду частых телефонных переговоров бывает сложно дозвониться в нужное время.

По усваимости информации торговые представители отдают предпочтения письменной и устной коммуникации.

Коммерческий отдел сообщил, что сложнее всего решать коммерческие вопросы с торговыми представителями, водителями, когда те находятся в командировке по области, часто бывают перебои с сотовой связью, где-то она совсем отсутствует.

Часто информация искажается, пока доходит до коммерческого отдела, вследствие чего упускаются определенные рабочие моменты, тратится дополнительное время на выявления проблем и их последующее решение.

Коммерческий отдел заявил также о нехватке электронных средств коммуникации.

Таким образом, из проведенного исследования видно, что у сотрудников ОАО «Тавдинский хлебозавод» четко выражена нисходящая коммуникативная связь, до руководства часто не доходит информация с низов, что в целом тормозит общее развитие и материальное приростание организации.

Описание методики «Диагностика коммуникаций в организации»

1. На шкале, отвечающей определенной ситуации, обозначены следующие значения:

С левой стороны (L) – от 5 до 0;

С правой стороны (P) – от 0 до 5.

Шкала служит для определения долевого участия данной ситуации, частоты ее появления, а также ее значимости:

«0» означает, что данная ситуация не имеет места, то есть является несущественной;

«5» означает, что имеет место исключительно данная ситуация, что она имеет ключевое значение;

Величины от 1 до 4 относятся к промежуточным ситуациям.

1. На шкале следует отметить долевое участие описанных ситуаций (на ее левой (L) и правой (P) сторонах). Сумма приписанных этой ситуации баллов (L +P) должна составлять 5.
2. Пример использования шкалы:

• 1. Предположим, что на вашем предприятии от преобладающего большинства работающих (около 80%) требуют, чтобы они овладели умениями и навыками действовать в соответствии с установленными инструкциями. Только от незначительной части персонала требуют умения самостоятельно или в сотрудничестве с другими специалистами выбирать методы действий в соответствии с поставленными целями. На шкале долевое участие указанной ситуации следует отметить как L=4, P=1.

Сводные данные рассчитывались в соответствии с формулой, представленной в отдельных частях (разделах) диагностических бланков, далее проводилась обработка данных. Сводные данные (из материалов диагностирования), относящиеся к результатам диагностики, наносятся на сетку характеристик, поддерживающих или тормозящих развитие системы коммуникаций. Данные для каждого из параметров наносятся при этом на соответствующую ось. На горизонтальной (нейтральной) оси наносятся точки типа «P», а ниже этой оси - точки типа «L».

Соединяя соответствующие точки друг с другом, получают профиль слабых и сильных сторон коммуникаций в исследуемой группе глазами одного человека.

Сводные данные, представляющие собою систему результатов, которые получены всеми членами исследуемой группы. Результаты складываются отдельно по каждому параметру, а полученная сумма делится на число участников исследования. Полученные средние значения наносятся на график. Получаем окончательный профиль сильных и слабых сторон коммуникации организации (отдела, подразделения) глазами всех участников исследования.

На основе анализа полученного профиля выявляются слабые и сильные стороны коммуникации в организации, что позволяет предложить пути совершенствования коммуникативного процесса.

1. Плохо сформулированные сообщения. Независимо от того, как доставляются сообщения, их неточность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неправильная структуры предложений, недостаток лексических средств, повторения, жаргон и так далее, довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Менеджеры ОАО «Тавдинский хлебозавод» находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык.