Файл: Методы и средства проектирования информационных систем . Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf
Добавлен: 14.03.2024
Просмотров: 22
Скачиваний: 0
СОДЕРЖАНИЕ
Характеристика и анализ бизнес-процессов финансового отдела ГТК «Телеканал «Россия»
1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.
1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»
2. Совершенствование бизнес-процессов финансового отдела ГТК «Телеканал «Россия»
2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
Выводы по второму разделу:
В данной главе была охарактеризована и проанализирована хозяйственная деятельность ГТК «Телеканал «Россия»: структура управления организацией, деятельность финансового отдела.
В результате анализа бизнес-процессов, были сформированы достаточно цельные и систематизированные представления о бизнес-процессах организации. Моделирование основных бизнес-процессов позволило определить процессы, выявить направления оптимизации, организовать правильное выполнение.
В результате проведенного анализа были выявлены следующие проблемы в деятельности компании:
1. Низкая степень обработки данных по сравнению с отраслевыми стандартами в автоматизированном виде.
2. Наличие большого количества процедур согласования документов и процедур с руководителем группы.
3. Устаревшие методические процедуры по учету затрат по проектам.
4. Отсутствие автоматизированной процедуры формирования графика платежей.
5. Отсутствие политики предоставления прав на формирование отчетности в автоматическом режиме.
Выявленные проблемы свидетельствуют о необходимости оптимизации бизнес-процессов финансового отдела организации, а именно бизнес-процесса «Финансовый контроль», что требует изменений.
2. Совершенствование бизнес-процессов финансового отдела ГТК «Телеканал «Россия»
2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
Таким образом, были сформированы конкретные предложения по реинжинирингу бизнес-процессов.
Для оптимизации бизнес-процессов, а также для решения проблем, выявленных в главе 2, необходимо разработать меры по совершенствованию процессов финансового отдела компании ГТК «Телеканал «Россия».
Рассмотрим меры по оптимизации бизнес-процесса «Финансовый контроль» группы бизнес-процессов управления бизнес-процессов финансового отдела.
- Увеличение процента обработки данных в автоматизированном виде за счет внедрения информационной системы на платформе 1С «Бит Финансы». Это позволит увеличить объем данных, обрабатываемых в автоматизированном в виде до 75 процентов и увеличить скорость исполнения транзакций.
- Снятие излишних согласующих процедур в согласовании затрат проектов и обработки финансовой документации, что позволить сократить количество дней выполнения этапов бизнес-процессов и бизнес-процесса в целом.
- Обновить систему методических процедур учета затрат по проектам в соответствии с новейшими стандартами управления финансовыми процессами в проектной деятельности.
- Внедрить в новую ИС новую процедуру формирования графика платежей, более эффективную в рамках обработки, группировки информации и её анализа, а также непосредственно автоматизированного создания масштабируемого графика платежей
- Создать систему автоматического предоставления прав в соответствии с системой ранжирования к отчетности и снятие барьеров.
- Внедрить элементы процессного управления и проектных методик.
Важной частью предполагаемых изменений является внедрение в перспективе новых принципов управления, а именно – внедрение проектно-целевой структуры управления. При построении модели управления бизнес-процессом строительства за основу приняты элементы матричной проектно-целевой структуры управления, которая обладает рядом важных преимуществ, в том числе:
- наличие в структуре сформированных проектных команд, обеспеченных полномочиями и компетенциями для решения поставленной направлению задачи;
- личная ответственность каждого руководителя как за направление в целом, так и за отдельные его элементы;
- возможность быстрого реагирования на изменения внешних условий.
Вместе с тем, обычная матричная структура управления, предполагающая перекрестное управление, как со стороны руководителя проекта, так и со стороны руководителя подсистемы обеспечения, а также частичное дублирование функций финансового отдела не подходит.
Структурное подразделение по каждому из перечисленных направлений деятельности в рамках финансового отдела является сбалансированной командой специалистов, обладающей полным объемом сил и средств, набором компетенций для управления реализацией всего цикла строительства.
В структуре организации работ применен принцип проектного управления финансовыми проектами.
Переход от функциональной модели управления к проектно-целевой, позволяет обеспечить прозрачную персонифицированную ответственность каждого участника деятельности за ее результаты и показатели эффективности направления деятельности.
Для реализации подобных мер будет необходимо внедрить информационную систему Бит «Финансы», рассчитанная стоимость которого составляет порядка 350.000 рублей со внедрением, в процессе которой будет реализованы и остальные меры в ходе бизнес-анализа и кастомизации системы.
В связи с такими изменениями уменьшается потребность и необходимость в сотрудниках – операторах финансового отдела. Выполняемые ими работы, теперь выполняются в автоматизированном виде.
Сокращение численности сотрудников в процессе финансового контроля гарантирует сокращение издержек и увеличение прибыли.
Предложенные меры позволят принимать в работу новые транзакции и экземпляры бизнес-процесса, за счет экономии времени и повысить эффективность деятельности организации в целом.
2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»
После проведения анализа существующих бизнес-процессов, было принято решение автоматизировать бизнес-процесс более современным программным обеспечением с использованием современных подходов к проектированию.
Для моделирования оптимизированных бизнес-процессов финансовых процессов, рассмотрим аналогичный бизнес-процесс финансового контроля.
Первоначально происходит обработка первичной финансовой документации филиала и ВГТРК, которая предполагает прохождение 3 этапов: автоматизированная обработка – производится с помощью АИС «Бит Финансы» на платформе 1С, при которой обрабатывается до 75 % данных, ручная проверка и обработка оператором – 5 % данных.
При этом процесс происходит в параллельно - последовательном режиме.
Также существует третий этап, так как для обработки некоторых финансовых документов требуется визирование руководителя группы финансового контроля – таким образом обрабатывается еще 20 % данных.
Функция обработки первичной документации занимает от 1 до 2 дней.
Далее происходит оценка стоимости и согласования затрат по проектам с участием ведущих специалистов, частично руководителя группы с применением автоматизированной системы АИС «БИТ Финансы» на платформе и автоматизированных методических процедур финансового отдела. При этом, срок выполнения составляет - 3 дня, из которых 1 день уходит на согласование всех затрат с участием руководителя.
Далее, после оценки стоимости и согласования затрат по проектам происходит формирование графика и контроля платежей по проектам и всем аналитическим статьям движения денежных средств. Отметим, что процедура формирования контроля графика и его последующего контроля занимает 1 день, без ручной обработки графика формирования платежей.
Далее с помощью АИС « БИТ Финансы» происходит формирование отчетности в автоматизированном виде в рамках новой системы прав в соответствии с категориями работников
Процедура включает в себя предварительное согласование на получение прав по формированию отчетности у руководителя группы финансового контроля для ведущих специалистов. Процедура предоставления прав и формирования отчетности занимает 1 день.
В целом в процессе используется последовательный методов выполнения транзакций и процессов.
Таким образом продолжительность всего процесса теперь составляет 7 дней.
Сократилось участие операторов в бизнес-процессе и их работа заменена автоматизированным модулями.
Внедрив, предлагаемые меры совершенствования, предлагается следующая схема бизнес-процесса, представленная на рисунке.
Внедрение автоматизированной системы предполагает, что новыми выходными данными процессов финансового отдела будут различные отчеты.
К выходным данным измененного процесса относятся:
- Отчет по затратам по процессам– формируется автоматически на основе информации из баз данных;
- Отчет о движении денежных средств– автоматический расчет на основе информации из баз данных;
Рассматривая новую модель процессов, составим контекстную диаграмму процесса «To-Be» (рисунок 11)
В данной работе описаны стрелки:
В данной работе описаны стрелки:
типа вход (Input): Первичная финансовая документация.
типа выход (Output): Финансовая отчетность.
типа механизм (Mechanism): Руководитель финансового отдела. Информационная система Управление Финансами 1С. Руководитель группы финансового контроля.
типа управление (Control):, Регламенты компании. Регламенты финансового отдела.
Они входят в верхнюю грань работы и показывают правила, планы, которыми руководствуется предприятие.
Изменением в контекстной диаграмме станет механизм, а именно внедрение новой ИС.
Контекстная (корневая) диаграмма имеет номер А-0 и представлена на рис. 11.
Рисунок 11 - Контекстная диаграмма.
Диаграммы декомпозиции содержат родственные работы, т.е. работы, имеющие общую родительскую работу. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и т.д. до достижения нужного уровня подробности описания системы.
Декомпозиция контекстной диаграммы имеет номер А0 и представлена на рис. 12.
Эта декомпозиция состоит из следующих основных работ, осуществляемых при работах подсистемой обработки и контроля:
- Обработка финансовой информации.
- Финансовый контроль.
- Управление прочими процессами.
Рисунок 12 - Диаграмма декомпозиции А0.
Декомпозиция функции «Обработка финансовой информации» имеет номер А1 и представлена на рис. 13.
Эта декомпозиция состоит из следующих основных работ, осуществляемых при работах подсистемой обработки и контроля:
- Обработка первичной документации и внесение данных в систему.
- Внесение в систему данных по доходам от рекламы.
- Разнесение эфира.
- Учет расходов на мобильную связь.
- Расчет и сверка выплат и надбавок к окладу.
- Внесение правовой информации в систему.
- Контроль и выполнение всех процессов группы.
Рисунок 13 - Диаграмма декомпозиции А0.
Важной ошибкой в модели AS-IS является нарушение принципа доминирования при построении модели.
В модели TO-BE принцип был соблюден.
В рамках моделей TO-BE на диаграмме А1 были устранены процедуры контроля затрат по проекту и аллокации затрат, так как она будет автоматизирована новой информационной системой.
Был добавлен обратный выход по управлению из функции «Внесение правовой информации в систему», который идет в функцию «Обработка первичной документации и внесение данных в систему», таким образом возникает дополнительное управляющее воздействие и изменение бизнес-процесса.
Декомпозиция функции «Финансовый контроль» имеет номер А2 и представлена на рис. 14.
Эта декомпозиция состоит из следующих основных работ, осуществляемых при работах подсистемой обработки и контроля:
1. Оценка стоимости и согласования затрат по проектам.
2. Формирование отчетности.
3. Формирование и контроль выполнения графика платежей.
4. Обработка первичной документации филиала ВГТРК.
Рисунок 13 - Диаграмма декомпозиции А0.
Оптимизация бизнес-процессов финансового отдела позволит добиться более эффективной работы, сокращение контрольных операций, сокращение длительности простоев и согласований, сокращения издержек.
В результате выполнения предложенных мер по устранению согласований, внедрению новых процедур учета затрат, политики безопасности, увеличению объема данных обрабатываемых автоматизированным способом время выполнения 1 экземпляра бизнес-процесса снижается на 5 дней.
Это приведет к тому, что количество экземпляров бизнес-процессов – финансовых транзакций и групп транзакций можно увеличить.
В таблице 7 приведены ключевые показатели финансового отдела, с учетом предложенных мер оптимизации бизнес-процессов.
Таблица 7 – ключевые показатели эффективности финансового отдела
Наименование КПЭ |
Формула расчета |
Значение показателя, |
Процент автоматизированной обработки информации |
Фактический объем/Плановый объем*100 |
75 % |
Фактический срок согласования затрат с руководителем группы финансового контроля в днях |
Фактический срок согласования в днях |
1 день |
Качество финансовых решений |
Оценка по 5 шкале экспертом |
4.1 балла |