ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 10.04.2024
Просмотров: 38
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
«Универсальный банк» много лет работает на Дальнем Востоке России и имеет во Владивостоке головной офис. Офис расположен в историческом и деловом центре города, неподалеку, в отдельном здании находится финансовая служба, в третьем здании расположены серверные мощности банка. Несмотря на такое достаточно сложное географическое положение, все бизнес-процессы в банке отлажены и исполняются неукоснительно. Важную роль в этом сыграл аналитический отдел банка, руководитель которого Игорь успешно окончил курсы по управлению проектами и реализовал уже несколько проектов внедрения изменений внутри банка.
И сегодня утром, 5 сентября, Игоря вызвал к себе руководитель Дальневосточного отделения банка Сергей:
- Игорь, у нас есть к вам важное дело!
- Всегда рад помочь, - вежливо ответил Игорь.
- Принято решение о переезде головного офиса нашего банка в новые помещения, и вы будете руководителем этого проекта. Сейчас подразделения разбросаны по городу – ИТ-служба отдельно, офис работы с корпоративными клиентами - отдельно, бухгалтерия и руководство – в третьем месте. В декабре открывается новый бизнес-центр и наш офис переезжает на два этажа в нем…
За время встречи Сергей рассказал Игорю следующее: с января следующего года головной офис банка переезжает в новые помещения в только что построенном офисном здании в центре. Под нужды банка запланировано выделение двух этажей. Объединение ключевых структур банка в одном месте должно привести к увеличению эффективности и скорости работы. Сроки переезда – не позднее 30 декабря (разговор состоялся 5 сентября). Нужно чтобы 4 января все работало как часы. Работа ИТ-службы не должна останавливаться ни на секунду. Переехать должны: головной офис, финансовая служба и бухгалтерия, ИТ-служба, отдел работы с корпоративными клиентами. Бюджет на переезд составит 200.000 рублей.
Проектов такого масштаба Игорь еще не реализовывал, но ничего невыполнимого не видел – сроки вполне реальные, объем задач понятен. Также понятно с чего начинать – освежить в памяти шаблоны устава проекта и содержания проекта…
1 Содержание проекта «Переезд Универсального банка»
Содержание проекта (внутренний документ) содержит следующие элементы:
-
Назначение документа:
Данный документ описывает содержание проекта по переезду головного офиса «Универсального банка» в новые помещения: цели, задачи, границы, ограничения и допущения, а так же ожидаемый итог – в целях ознакомления всех заинтересованных сторон (включая участников) и внесения предложений по улучшению параметров проекта (в случае необходимости).
-
Бизнес-цель:
Повышение эффективности взаимодействия и скорости работы всех подразделений «Универсального банка».
-
Цель проекта:
Осуществление переезда всех подразделений банка в выделенные помещения в новом бизнес-центре.
-
Критерии успешности проекта:
-
работа в штатном режиме всех подразделений банка: головной офис, финансовая служба и бухгалтерия, IT-служба, отдел работы с корпоративными клиентами – в новом офисе с 4 января; -
соблюдение бюджета в 200 000 руб.; -
недопущение остановок работы IT-службы на всем протяжении проекта по причинам, связанным с переездом.
-
Основные задачи и основные результаты проекта представлены в таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Основные задачи и планируемый результат
| № | Задача | Планируемый результат |
| 1 | Инвентаризация имущества всех подразделений | Список и параметры всего перевозимого имущества (по каждому подразделению), общий объем и вес |
| 2 | Подготовка плана размещения подразделений в новом офисе | План размещения всего имущества в новом помещении |
| 3 | Выбор грузовой компании (подрядчик) | Подписанный договор на перевозку |
| 4 | Составление плана переезда и определение участников | План-график переезда + список участников |
| 5 | Дублирование работы IT-службы | Развёрнутая дублирующая IT-служба в новом офисе |
| 6 | Упаковка особо ценных и личных вещей, документации, техники сотрудниками | Подготовленные коробки с особой маркировкой (*хрупкое, ценное) |
| 7 | Разбор и упаковка мебели представителями компании, где данную мебель покупали (*опция от продавца) | Упакованная мебель в старом офисе – распакованная и собранная мебель в новом офисе |
| 8 | Переезд | Погрузка – перевозка – разгрузка всего имущества в новом офисе |
| 9 | Возобновление функционирования офиса | Подключенная техника, разложенные по местам документы, материалы и т.п. |
| 10 | Подготовка отчета о результатах реализации проекта | Отчет |
-
Описание продукта проекта:
Функционирующий обновленный офис «Универсального банка» (объединенный из всех подразделений) в новом помещении.
-
Границы проекта (чего НЕ будет делать команда проекта в ходе реализации проекта)
В реализацию проекта не входят:
-
ремонтные работы в новом помещении; -
закупка материалов для переезда (предоставляются подрядчиком); -
докупка оснащения для нового офиса.
-
Ограничения проекта
-
сроки: до 30 декабря включительно; -
бюджет: 200 000 рублей; -
отсутствие остановок работы IT-службы; -
помещение: два этажа в новом бизнес-центре.
-
Допущения проекта (внешние по отношению к команде проекта условия, повлиять на которые команда не может)
-
возможность размещения в новом офисе всего имущества компании (достаточность площади); -
профессионализм команды подрядчиков.
-
История изменений документа представлена в таблице 1.2.
Таблица 1.2 – История изменений документа
| Версия документа | Дата внесения изменений | Изменения | Автор |
| 1. | | | |
| 2. | | | |
| 3. | | | |
2 Иерархическая структура работ по проекту
На основании определенного содержания проекта разработана иерархическая структура работ, которая представлена на рисунке 2.1.
Рисунок 2.1 – Иерархическая структура работ по проекту
Как видно из рисунка 2.1, иерархическая структура работ по проект состоит из четырех основных видов работ: внутренняя подготовительная работа, работа с внешними подрядчиками, организация переезда и непосредственно отчетная работа.
Внутренняя подготовительная работа заключается в инвентаризации имущества, на базе которой подготавливается план размещения в новом офисе и составляет план переезда. Также на данном этапе необходимо продублировать работы IT-служб.
Работа с внешними подрядчиками заключается в поиске и выборе подрядчиков, согласовании деталей переезда и заключения договора с грузовой компанией, а также заключение договора с компанией по сборке-разборке мебели.
Организация переезда состоит из следующих видов работ: работа компании по сборке-разборке мебели (сюда входит разборка и упаковка мебели, сборка и установки мебели в новом офисе), работа грузовой компании (сюда входит погрузка/разгрузка и перевозка имущества банка), возобновление функционирования офиса (сюда входит подключение техники, раскладывание документов, материалов и т.п.).
На последнем этапе необходимо подготовить отчет по итогам проекта и сделать его презентацию.
3 Сетевой график реализации проекта
В приложении А представлен сетевой график реализации проекта. В таблице 3.1 представлен перечень работ и их очередность для реализации проекта.
Таблица 3.1 – Перечень работ и их очередность для реализации проекта
| № | Наименование работ | Предыдущие | Продолжительность |
| 1 | Инвентаризация имущества | 0 | 35 |
| 2 | Дублирование работы IT-службы | 1 | 7 |
| 3 | Составление плана переезда | 1 | 7 |
| 4 | Подготовка плана размещения в новом офисе | 1 | 7 |
| 5 | Упаковка особо ценных и личных вещей, техники сотрудниками | 3 | 7 |
| 6 | Выбор подрядчиков | 3, 4 | 5 |
| 7 | Согласование деталей переезда и заключение договора с грузовой компанией | 6 | 3 |
| 8 | Заключение договора с компанией по сборке-разборке мебели | 6 | 3 |
| 9 | Разбор и упаковка мебели | 7 | 5 |
| 10 | Погрузка мебели | 5, 8 | 5 |
| 11 | Перевозка и разгрузка мебели | 9, 10 | 5 |
| 12 | Сборка и установка мебели | 11 | 5 |
| 13 | Возобновление функционирования офиса | 12 | 5 |
| 14 | Подготовка отчета по итогам проекта | 13 | 3 |
| 15 | Презентация отчета | 14 | 1 |
Критический путь проекта составляет 76 дней.
4 Оценка стоимости и бюджет проекта
На бюджет данного проекта выделено 200 000 руб. Смета затрат по проекту представлена в таблице 4.1.
Таблица 4.1 – Смета затрат по проекту
| № | Наименование затрат | Сумма, руб. |
| 1 | Упаковка, разбор и сбор мебели | 75 000 |
| 2 | Погрузочно-разгрузочные работы + перевозка
| 80 000 15 000 |
| 3 | Итого | 170 000 |
| 4 | Резерв на непредвиденные расходы | 30 000 |
В таблице 4.2 представлен график платежей.
Таблица 4.2 – График платежей
| № | Наименование затрат | Сумма, руб. |
| 1 | Компания по сборке-разборке мебели: | |
| 1.1 |
| 22 500 |
| 1.2 |
| 52 000 |
| 2. | Грузовая компания: | |
| 2.1 |
| 15 000 |
| 2.2 |
| 40 000 |
| 2.3 |
| 40 000 |
Таким образом, общая сумма затрат составит 170 000 рублей. Кроме того есть финансовый резерв на непредвиденные расходы в размере 30 000 руб. Потребность в дополнительном финансировании отсутствует.
5 Разработка процедуры и формы запроса по внесению изменений в проект
На сам переезд, который включает упаковку, погрузочно-разгрузочные работы, транспортировку, восстановление функционирования – оптимально нужно 3-4 дня (чтобы не нарушать функционирование банка, основную часть запланировать на выходные).