Файл: Введение 2 Глава Методы исследования систем управления 5 Классификация методов исследования систем управления 5 Сущность методов и их значение 8.rtf

3. 1   2   3   4   5   6   7   8   9

---

Схема потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов

В рыночной экономике информация стала товаром, ее получение, хранение, использование подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят к числу важнейших ресурсов предприятия и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условиях конкуренции.  Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием:  [8]

• 
  По мнению американского журнала “Management Services”, в США доля персонала, занятого переработкой информации, в течение первой половины двадцатого века практически оставалась неизменной, а во второй половине века она стала неуклонно возрастать и уже к середине семидесятых  годов достигла половины всех занятых;
  

• 
  73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров считают, что главным  препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией;
  

• 
  Согласно  различным  исследованиям от 50% до 90% времени менеджера, при  осуществлении им своих функций, расходуется  на  коммуникации (общение), как  часть     информационного обмена в процессах принятия решений.
  

Таким образом, успешное управление напрямую зависит от квалификации менеджера в управлении  информацией.

Внутри организации существуют следующие виды обмена информацией: [3, стр.105]

Межуровневый обмен информацией 

• 
  Нисходящие потоки информации - таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, конкретных поручениях и  т.д.
  
• 
  Восходящие потоки информации - это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники и т.д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагаемых вариантах решения.
  

Горизонтальный обмен информацией

• 
  Совещания руководителей подразделений-смежников. 
  
• 
  Обсуждение кооперации участвующих в выпуске какого-то вида продукции подразделений.
  
• 
  Совещания руководителей подразделений,  имеющих сходные производственные задачи. Например, обсуждение общих проблем или новых идей региональными управляющими сбытом.
  
• 
  Работа в рамках рабочих групп (управление проектом).
  

---

Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры. [1, стр.150]
Организационная операция – технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.

Комплекс взаимосвязанных организационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.

Организационная структура включает в себя 3 элемента:

1. 
   Схему организационно процедуры.
   
2. 
   Описание организационной процедуры.
   
3. 
   Перечень документов, действующих в организационной процедуре.
   

На основании вышеуказанных понятий построим организационную процедуру по подготовке и утверждению типовой документации по проектам ООО «АРМО-Урал».
М енеджер

копии

Инженер



копия

Директор
Менеджер


по назначению
Рис.4. Процедура принятия решений: «Утверждение документов проекта»


Описание действующей процедуры принятия решений

«Утверждение документов проекта»

Таблица 1

№ п/п	Наименование этапов работы	Документы	Исполнители	Приме- чание
1.	Подготовка документов проекта		Менеджер
1.1.	Принять	1
1.2.	Подготовить	2,3,4,5
1.3.	Передать на согласование	1,2,3,4,5
1.4.	Отправить копию в архив	2,3,4,5
2.	Согласование документов проекта		Инженер
2.1.	Принять	1,2,3,4,5
2.2.	Проверить	1,2,3,4,5
2.3.	Завизировать	1,2,3,4,5
2.4.	Передать на утверждение	1,2,3,4,5
2.5.	Отправить копию в архив	2
3.	Утверждение документов проекта		Директор
3.1.	Принять	1,2,3,4,5
3.2.	Проверить	1,2,3,4,5
3.3.	Завизировать	1,2,3,4,5
3.4.	Передать на оформление	1,2,3,4,5
4.	Оформление документов проекта		Менеджер
4.1.	Принять	1,2,3,4,5
4.2.	Оформить	1,2,3,4,5
4.3.	Отправить по назначению	1,2,3,4,5

---

Перечень документов, действующих в процедуре.

Таблица 2

№ п/п	Название документа	№ документа
1.	Техническое задание от клиента	1
2.	Коммерческое предложение	2
3.	Договор	3
4.	Спецификация оборудования и материалов под монтаж	4
5.	График платежей	5

---

4. Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации

Действующая в ООО «АРМО-Урал» схема потоков информации, направленная на подготовку и утверждение проектной документации имеет

отрицательные и положительные моменты.

Недостатки существующей схемы:

Проектная документация утверждается и передается заказчику без соответствующей детальной проработки проекта, что нередко приводит к ошибочной стоимости проекта (увеличение или уменьшение конечной суммы). Эта ситуация вызывает недовольство клиента и может привести к разрыву контракта.

Преимущества существующей схемы:

На оформление проектной документации уходит достаточно мало времени, отсутствие этапа проектирования снижает финансовые затраты в том случае, если за оформлением проектной документации не следует подписание контракта.

Предлагаю использовать следующую схему для подготовки и утверждения проектной документации. Предлагаю также расширить перечень документов, действующих в процедуре с целью более тщательной подготовки проектной документации.

Считаю целесообразным включить в схему этапы:

• 
  проектирование, сметные работы;
  
• 
  согласование с главным инженером, т.к. он несет ответственность за правильное исполнение работы проектировщиком;
  
• 
  согласование с бухгалтерией, т.к. необходимо проверить правильность составления договора, а также оценить финансовую эффективность проекта и учесть поступление денежных средств в бюджете компании.
  

Менеджер копия

Инженер
копии
Проектировщик
копии

Главный

Инженер копия


Главный

бухгалтер

копия


Директор

Менеджер

по назначению

Рис.5. Предложенная процедура принятия решений: «Утверждение документов проекта»

Описание предложенной процедуры принятия решений

«Утверждение документов проекта»

Таблица 3

№ п/п	Наименование этапов работы	Документы	Исполнители	Приме- чание
1.	Подготовка документов проекта		Менеджер
1.1.	Принять	1
1.2.	Подготовить	2,4,7,8
1.3.	Передать на разработку	1,2,4,7,8
1.4.	Отправить копию в архив	2
2.	Разработка документов проекта		Инженер
2.1.	Принять	1,2,4,7,8
2.2.	Проверить	1,2,7,8
2.3.	Разработать	3
2.4.	Передать на проектирование	1,2,3,4,7,8
2.5.	Отправить копию в архив	3
3.	Проектирование		Проектировщик
3.1.	Принять	1,2,3,4,7,8
3.2.	Проверить	1,2,3,7,8
3.3.	Спроектировать	5,6
3.4	Передать на согласование	1,2,3,4,5,6,7,8
3.5.	Отправить копию в архив	5,6
4.	Согласование документов проекта		Главный инженер
4.1.	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
4.2.	Проверить	1,2,3,5,6,7,8
4.3.	Согласовать	1,2,3,5,6,7,8
4.4.	Завизировать	1,2,3,5,6,7,8
4.5.	Передать на согласование	1,2,3,4,5,6,7,8
4.6.	Отправить копию в архив	7
5.	Согласование документов проекта		Бухгалтерия
5.1.	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
5.2.	Проверить	3,4,6,8
5.3.	Согласовать	3,4,6,8
5.4.	Завизировать	3,4,6,8
5.5.	Передать на утверждение	1,2,3,4,5,6,7,8
5.6.	Отправить копию в архив	8
	Утверждение документов проекта		Директор
	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
	Завизировать	1,2,3,4,5,6,7,8
	Передать на оформление	1,2,3,4,5,6,7,8
	Оформление документов проекта		Менеджер
	Принять	1,2,3,4,5,6,7,8
	Оформить	1,2,3,4,5,6,7,8
	Отправить по назначению	1,2,3,4,5,6,7,8

---