Файл: Тема Документационное обеспечение управления.docx

Содержание

Тема 1. Документационное обеспечение управления………………………….

1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении. 2

2.Анализ положения об отделе делопроизводства. 4

3.Создание бланков документов организации. 8

4.Составление и оформление различных видов документов. 9

5.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. 30

6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу. 34

7.Оформление документов для передачи на архивное хранение. 38

8. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу. 51

Тема 2. Организация секретарского обслуживания» 60

1. Составление перечня нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации. 61

2.Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации. 64

3.Составить план рабочего дня секретаря. 70

4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку. 76

5.Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан. 80

6.Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания. 84

---

7.Осуществлять телефонное обслуживание. 98

Тема 3 Анализ собственной деятельности, обобщение результатов 102

Список использованных источников 105

Тема 01. «Документационное обеспечение управления»

1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении.

Я проходила практику в МБУК «Централизованная библиотечная система» НГО в отделе комплектования и делопроизводства.

Основными нормативными документами, содержащими общие положения об организации делопроизводства в МБУК «Централизованная библиотечная система» НГО являются:

• 
  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования".
  

В МБУК «ЦБС» НГО разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это:

• 
  Устав об МБУК «Централизованная библиотечная система» НГО положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
  
• 
  Организационная структура и списочный состав МБУК «ЦБС» НГО
  
• 
  Приказ о распределении обязанностей между директором МБУК «ЦБС» НГО и его заместителями.
  

Структурные подразделения МБУК «ЦБС» НГО осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников МБУК «ЦБС» НГО и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

В уставе МБУК «ЦБС» НГО зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.

Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление Общества как инструкция по делопроизводству.

---

К распорядительным документам МБУК «ЦБС» НГО относятся:

• 
  приказы по организационным вопросам;
  
• 
  приказы об утверждении в Обществе штатного расписания;
  
• 
  приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
  

В организации функционируют следующие системы документации:

1. 
   Система организационно-распорядительной документации. Одна из важнейших систем документации МБУК «ЦБС» НГО. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования Общества, отдельных должностных лиц.
   

К организационно-правовым относятся:

• 
  устав (регулирует деятельность МБУК «ЦБС» НГО, определяет ее права и обязанности);
  
• 
  штатное расписание;
  
• 
  должностные инструкции.
  

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие МБУК «ЦБС» НГО : решение, приказ, распоряжение и др.

2. 
   Информационно-справочная подсистема включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки.
   
3. 
   Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности МБУК «ЦБС» НГО за определенный период времени. Основной вид - отчет, отчетный доклад.
   
4. 
   Система плановой документации: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), график, смета расходов.
   

Таким образом, основными нормативными актами, регламентирующими порядок работы с документами, являются все положения, действующие в МБУК «ЦБС» НГО», инструкции, все графики, табели унифицированных форм документов.

К рекомендациям по пополнению нормативной базы следует отнести создание инструкции по делопроизводству, как основного нормативного документа, регламентирующего документационное обеспечение управление Общества.
2.Анализ положения об отделе делопроизводства.
Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления в МБУК «ЦБС» НГО

Документационное оформление и контроль над исполнением решений; на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов МБУК «ЦБС» НГО практического назначения, отбор, учет, использование и подготовку к передаче на государственное хранение.

---

Деятельность Отдела направлена на осуществление следующих задач:

• 
  организационно-методическое и информационное обеспечение деятельности МБУК «ЦБС» НГО;
  
• 
  постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
  
• 
  разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях МБУК «ЦБС» НГО;
  
• 
  оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения распорядительных документов, унификация форм документов в МБУК «ЦБС» НГО и структурных подразделениях;
  
• 
  обеспечение единого порядка документирования в МБУК «ЦБС» НГО;
  
• 
  построение информационно-поисковых систем путем внедрения информационных технологий, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Архив.
  

Функции Отдела

группа делопроизводства:

• 
  первичный приём и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора;
  
• 
  отправка исходящей корреспонденции по всем видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф;
  
• 
  регистрация исходящей от имени директора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота;
  
• 
  контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
  
• 
  рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора по структурным подразделениям завода, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок;
  
• 
  регистрация входящих документов и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией директора;
  
• 
  организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
  
• 
  издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений директора в установленный срок;
  
• 
  регистрация и рассылка контрольных поручений по приказам директора, решений директората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;
  
• 
  контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;
  
• 
  подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений директора, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  
• 
  систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов, распоряжений и поручений директора;
  
• 
  разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.);
  
• 
  учетно-справочная работа по документам;
  
• 
  работа по распределению подписных изданий;
  
• 
  обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
  
• 
  разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений;
  
• 
  организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи, структурным подразделениям организации, при разработке номенклатуры дел;
  
• 
  предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;
  
• 
  разработка инструкции по делопроизводству, разработка сводной номенклатуры дел;
  
• 
  организация хранения, использования печати Института, штампов и круглой печати Отдела;
  
• 
  контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями организации;
  
• 
  заверение круглой печатью Отдела копий учредительных документов (Устава, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива организации и т.д.;
  
• 
  участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
  
• 
  систематический анализ состояния работы подразделений и служб организации по делопроизводству и документообороту;
  
• 
  проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях;
  
• 
  разработка (с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
  
• 
  подготовка запрашиваемых копий учредительных документов для нотариального заверения;
  
• 
  подготовка дел для сдачи в Архив.
  

---

Численность сотрудников отдела составляет 2 человека, включая руководителя, при таком количестве возложенных задач не всегда удаётся корректно и в полной мере выполнять свои функции.

Некоторые задачи забываются и переносятся на следующий день.

Нет систематизации задач, руководством даётся задание, и сотрудник самостоятельно определяет приоритет выполнения, таким образом, некоторые задачи, внезапно становятся срочными и неотложными.

3.Создание бланков документов организации.
Особенности составления бланков.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов. Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к. состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа (например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для документов небольшого объема). Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены:

1. 
   Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
   
2. 
   Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».
   
3. 
   ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
   

---