Файл: Тема Документационное обеспечение управления.docx

5.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

В МБУК «ЦБС» НГО применяется централизованная форма организации делопроизводства, все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ). Существует единая база данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (см. приложение 12), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.

Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Особенности регистрации отдельных видов документов:

1. 
   Регистрация документов по административному производству (письменные обращения сторон административного производства, в том числе уведомления и письма, объяснения лица, в отношении которого возбуждено дело, и другие документы, предоставленные по запросу, заявления в ходе административного производства, а также жалобы по делу об административном правонарушении, поданные в порядке подчиненности, уведомления, определения, постановления по делу об административном правонарушении и другие документы) может осуществляться в Журнале учета документов по административному производству ответственным должностным лицом за регистрацию, учет и подготовку к хранению дел об административных правонарушениях.
   
2. 
   Регистрация дел об административных правонарушениях ведется в Журнале регистрации дел об административных правонарушениях ответственным должностным лицом соответствующего структурного подразделения, с обязательным внесением следующих сведений: ФИО лица, в отношении которого возбуждается административное производство; наименование организации; дата составления Протокола об административном правонарушении (дата Постановления о возбуждении дела об административном правонарушении, в случае возбуждения дела в ином органе власти, с указанием этого органа); дата вынесения Постановления о назначении административного наказания или иного решения; ФИО, должность, подпись ответственного должностного лица.
   

---

При ознакомлении сторон административного производства с документами административного производства на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.

3. 
   Исходящие дела, исковые материалы, исполнительные документы - направляются заказными письмами либо направляются курьерами. Извещения и копии административных актов направляются посредством почтовой связи в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (статья 4 Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи").
   

На письма составляется реестр внутренних почтовых отправлений, а на ценные письма (бандероли) еще и опись вложения.

4. 
   Регистрация поступивших в Росстат документов по административному производству в электронном виде производится с учетом их особенностей в том же порядке, в котором осуществляется регистрация, учет документов по административному производству на бумажном носителе.
   
5. 
   В случае повторного поступления судебных и административных документов при регистрации документов регистратором по номеру и дате документа проводится проверка наличия документов в СЭД и осуществляется прикрепление связанных судебных и административных документов.
   
6. 
   Гражданские, административные дела подшиваются в обложку, на которой делаются необходимые отметки (наименование органа власти - Росстат, порядковый номер дела, дата начала производства в Росстате, наименование дела).
   
7. 
   На внутренней стороне обложки гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист, в котором отмечаются все действия, произведенные по делу в Росстате (направление уведомлений (извещений), копии искового, административного искового заявления, копии решения, истребование документов и др.).
   
8. 
   Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке, на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в Росстат, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.
   
9. 
   Записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований.
   
10. 
    Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке или в учетном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в Росстат.
    

---

По делам, присланным в Росстат по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства, в день приема дела.

11. 
    Извещение участников административного производства о месте, дате и времени рассмотрения дела об административном правонарушении осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа путем подготовки извещений, телефонограммы или телеграммы, по факсимильной связи, посредством СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату) и иными способами не менее чем за 5 суток до его начала, в случае обжалования - не менее чем за 3 суток до его начала с таким расчетом, чтобы указанные лица имели достаточный срок для подготовки к делу и своевременной явки в Росстат.
    

Отправка документов осуществляется отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства и экспедицией Росстата в день получения документа.

---

6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу.

Перечень нормативных актов, регламентирующих работу с конфиденциальной информацией:

1. 
   Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне".
   
2. 
   «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.09.2013) Статья 1465. Секрет производства (ноу-хау).
   
3. 
   Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 02.04.2014) (с изм. и доп., вступающими в силу с 13.04.2014).
   
4. 
   Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 (ред. от03.10.2002) «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».
   
5. 
   Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ (ред. от 22.04.2010) «Об инвестиционных фондах» (принят ГД ФС РФ 11.10.2001).
   
6. 
   Статья 56. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны.
   
7. 
   Федеральный закон от 11.11.2003 N 152-ФЗ (ред. от 09.03.2010) «Об ипотечных ценных бумагах» (принят ГД ФС РФ 14.10.2003).
   
8. 
   Статья 44. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны.
   
9. 
   Федеральный закон "Об инвестиционных фондах".
   
10. 
    Статья 56. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны.
    
11. 
    Уголовный кодекс Российской Федерации.
    
12. 
    Статья 17.2. Обязанность органов, уполномоченных на осуществление контроля в сфере размещения заказов, по соблюдению государственной, коммерческой, служебной, иной охраняемой законом тайны.
    
13. 
    Статья 183. Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну (п.3. до пяти лет лишения свободы).
    

Перечень документов, содержащих персональные данные:

Персональные данные граждан:

1. 
   Фамилия, имя, отчество (в том числе прежние фамилия, имя или отчество в случае их изменения, когда, где и по какой причине изменяли).
   
2. 
   Фотография.
   
3. 
   Число, месяц, год рождения.
   
4. 
   Место рождения.
   
5. 
   Информация о гражданстве (в том числе прежние гражданства, иные гражданства).
   
6. 
   Сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании).
   
7. 
   Сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации.
   
8. 
   Сведения об ученой степени, ученом звании.
   
9. 
   Информация о владении иностранными языками, степень владения.
   
10. 
    Сведения из заключения медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания.
    
11. 
    Сведения о прохождении службы (работы), в том числе: личный номер (при наличии), дата, основания поступления на службу (работу) и назначения на должность, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность, наименование замещаемых должностей с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, денежного довольствия, заработной платы, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности, а также сведения о прежних местах службы (работы).
    
12. 
    Информация, содержащаяся в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору.
    
13. 
    Сведения об участии в конференциях, фестивалях, конкурсах, соревнованиях и т.п., о достигнутых в их ходе результатах.
    
14. 
    Информация о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (кем и когда награжден).
    
15. 
    Информация об отпусках.
    
16. 
    Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
    
17. 
    Сведения о социальных льготах, о назначении и получении стипендий, премий и других выплат.
    
18. 
    Серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи.
    
19. 
    Место жительства (адрес регистрации, фактического проживания) и адреса прежних мест жительства.
    
20. 
    Номер телефона (либо иной вид связи).
    
21. 
    Реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного
    

---

страхования.

22. 
    Идентификационный номер налогоплательщика.
    
23. 
    Реквизиты полиса обязательного медицинского страхования.
    
24. 
    Семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших).
    
25. 
    Информация, содержащаяся в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния.
    
26. 
    Сведения о воинском учете и информация, содержащаяся в документах воинского учета.
    
27. 
    Персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копиях финансового лицевого счета.
    
28. 
    Сведения о пребывании за границей.
    
29. 
    Информация о наличии (отсутствии) судимости.
    
30. 
    Номер расчетного счета.
    
31. 
    Номер банковской карты.
    
32. 
    Иные персональные данные, необходимые для достижения целей их обработки.
    
33. 
    Номер визы, миграционной карты, КПП, дата пересечения границы РФ (для иностранных граждан).
    
34. 
    Сроки пребывания на территории РФ и в СФУ (для иностранных граждан).
    

---