Файл: Лекция 10. Организация документооборота в медицинской организации План лекции.ppt

Лекция №10. Организация документооборота в медицинской организации

План лекции
1. Организация документооборота: потоки, этапы обработки и движения.
2. Организация и контроль исполнения документов.
3. Систематизация документов. Номенклатура дел. Сдача в архив.

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения работы с ними (исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение).
Документооборот – регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.

Требования к документообороту в организациях

прямоточность документопотока – прохождение документов кратчайшим путем, через минимальной количество инстанций ...
избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями;
обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних инстанций и действий;
единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции

Документопотоки

В составе документооборота выделяют 3 основные части:

входящий (входной) документопоток;
выходящий (выходной) документопоток;
внутренний документопоток.

Типовые этапы технологического процесса обработки и движения документов

1. Прием и первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию).
2. Регистрация документов и ведение справочно-информационной системы.
3. Предварительное рассмотрение документов (службой документационного обеспечения) и распределение.
4. Рассмотрение руководством и направление в структурные подразделения.
5. Исполнение документа.

ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

---

вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем
Экспедиционная обработка
Проверка правильности доставки корреспонденции, ее сохранности (отсутствие повреждений упаковки, полнота присланных материалов и т.д.).
Вскрытие всех конвертов, кроме личной корреспонденции (с пометками «лично») и их уничтожение, за исключением ... (случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте).
Сроки экспедиционной обработки документов – день их поступления в организацию.

СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Прием конвертов, проверка правильности адресования

или: Передача писем с пометкой «лично»


Вскрытие конвертов и проверка вложений
Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)
Постановка отметки о поступлении (входящего штампа)
Регистрация
Передача (доклад) документов руководителю


или: Передача документов заместителям директора, в структурные подразделения или исполнителю


Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
Внесение сведений из резолюции в журнал
Передача документов исполнителю
Контроль исполнения документов
Подшивка документов в дело

Регистрация входящих документов

необходима для учета, контроля и поиска документов (каждый документ должен регистрироваться только один раз).
Основные действия сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые (организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов).
К документы, не подлежащие регистрации: поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.
Проставление регистрационного штампа (с названием организации, датой поступления документа, его номера) – оформление арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу (или на конверте и упаковке); нумерация в пределах года.

Формы регистрации

В журналах регистрации – применяется чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота (500-600 ед.в год), могут вестись на протяжении нескольких лет.

---

Регистрация на карточках – позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недостаток - возможность потери карточек.
Регистрационные графы (оптимальный состав выбирает организация по своему усмотрению)
индекс (номер) документа;
дата документа;
автор (внешняя организация);
краткое содержание (заголовок);
исполнитель;
подпись исполнителя;
срок исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела.

Форма журнала регистрации ВХОДЯЩИХ документов

Индекс (номер) документа	Дата документа	Автор документа (от кого)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Приме-чание
Дата поступления документа

Предварительная обработка входящих документов

распределение документов на потоки:

Руководителям организации - для обязательного рассмотрения;
Структурным подразделениям - для исполнения.

размножение и передача одновременно всем исполнителям (документов, которые исполняются несколькими подразделениями).
Учитываемые при обработке факторы

Вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
Важность содержания документа;
Сложность и новизна поставленных вопросов;
Срочность исполнения документа.

ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

документы, отправляемые из организации.
Этапы работы с исходящими документами
Составление проекта документа исполнителем;
Согласование проекта документа;
Проверка правильности оформления проекта документа;
Подписание документа руководителем;
Регистрация документа;
Отправка документа адресату;
Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Форма журнала регистрации ИСХОДЯЩИХ документов

Краткое содержание	Исполнитель	Примечание (заголовок)
Дата документа

Регистрационный номер исходящего документа

состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.

---

Экспедиционная обработка: сортировка, упаковка, оформление почтового отправления и сдача в отделение связи.
При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.
Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату», такая же пометка –
в журнале регистрации исходящих документов.

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ

это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения.
Этапы подготовки и оформления
Составление проекта документа;
Согласование;
Проверка правильности оформления;
Подписание документа руководителем;
Регистрация.


Разработка проектов документов и их согласование

осуществляют сотрудники структурных подразделений;
с учетом содержания ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу;
в соответствии с единым Порядком составления документов в организации (на основе Инструкции по делопроизводству, в т.ч. образцов правильно оформленных документов).
согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю.

Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю.

Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу.
Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции.
Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

Контроль исполнения документов

всех зарегистрированных документов.
Осуществляет контроль:
Организационно-распорядительные документы – служба документационного обеспечения управления (канцелярия);
Другие документы – руководители или сотрудники соответствующих подразделений.
Цель контроля исполнения документов – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных работников.

---

Разновидности контроля

Контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения – осуществляют руководитель или специально уполномоченные лица – это оценка насколько правильно, удачно и полно решен вопрос.
Контроль сроков исполнения задания осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля (службой документационного обеспечения управления), в небольшой – секретариатом или секретарем.

текущий предупредительный.

Сроки исполнения документов

Типовые – устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления (центральных и отраслевых органов управления); изменение типового срока производится принятием нового акта.
Индивидуальные – устанавливаются руководителем организации (дата указывается в тексте документа или в резолюции руководителя); изменение срока возможно только по указанию руководителя, который установил этот срок.
Перенос срока исполнения по просьбе исполнителя – на основании докладной записки на имя руководителя с указанием уважительных причин.
Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.
В регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения и ответственном исполнителе.

Систематизация документов

Признаки группировки документов (для формирования дела)
номинальный признак: в одно дело группируются документы одного вида (приказы, протоколы, акты и т.д.);
предметно-вопросный признак: в папку объединятся документы по одному вопросу (например, план работы на год);
авторский признак: документы одного автора (комиссии …);
корреспондентский признак: переписка с определенным корреспондентом;
географический признак: документы респондентов, находящихся на определенной территории;
хронологический признак: на основе временных параметров документов дела.

Общие правила формирования дел

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
Компоновать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
Группировать в дело в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
Раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

---