Файл: Лекция 10. Организация документооборота в медицинской организации План лекции.ppt

В дело не помещают документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм), внутри него документы располагают в хронологической, вопросно-логической последовательности.

Номенклатура дел

специальный классификационный справочник, закрепляющий заголовки дел и определяющий порядок раскладки документов в дела.
охватывает все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации.
Виды Номенклатуры дел:

Примерная номенклатура дел

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела, № статей по перечню	Примечания

Формирование дел – важный компонент делопроизводства

Правильное и своевременное включение документов в дело обеспечивает быстроту поиска документа и его сохранность.
На каждое названое в номенклатуре дело к началу года заводится папка: на обложке записывается заголовок, название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения.
По мере исполнения документы раскладываются только в те дела, которые заранее намечены для них номенклатурой дел (в одном экземпляре)
Дела должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении; на корешке дела – его номер по номенклатуре. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив.

Подготовка дел к сдаче в архив

завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве.
Стадии: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянными и долговременными сроками хранения.
Экспертиза ценности документов

1 стадия – составляется номенклатура дел и устанавливаются сроки хранения документов.
2 стадия – экспертная комиссия (постоянно действующая в организации) проводит экспертизу ценности самих документов.
3 стадия – уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации (предприятия) в государственный архив.

Оформление дел к сдаче в архив

На дела с истекшим сроком годности составляют акт.
1. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: проверяется их наличие по номенклатуре, они сдаются в архив (на скоросшивателях и без нумерации).
2. Дела постоянного срока хранения, срока временного хранения более 10 лет, по личному составу подлежат полному оформлению: переплет, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки.
На оформленные и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляют опись - систематизируемый справочник, содержащий перечень единиц хранения

Спасибо за внимание