Файл: Моделирование предметной области «Учет товаров» с помощью UML (Характеристика организационной и функциональной структуры).pdf

1.2.2. Анализ недостатков (проблем, узких мест) существующей организации бизнес и информационных процессов

Существующая технология работы с информацией о продажах имеет следующие недостатки:

- прием заявок на поставку СХ продукции фиксируется в рукописном журнале;

- отсутствует автоматический режим учета способов доставки продукции;

- отсутствует возможность проведения анализа продаж, статистики заявок

1.2.3. Формирование предложений по автоматизации (информатизации) бизнес-процессов

Специалисты ООО «Спектр» работают с первичной информацией (приходные/расходные накладные, товарно-транспортные накладные). По материалам поступившей первичной информации специалисты готовят отчеты для начальника отдела, который готовят консолидированную отчетную информацию для генерального директора. Аналогичные схемы документооборота применяются и в других подразделениях предприятия. Информация, циркулирующая в системе ООО «Спектр», может предоставляться и обрабатываться как в автоматизированной, так и в неавтоматизированной форме.

Большая часть первичной системы ООО «Спектр» поступает в неавтоматизированной форме. Далее специалисты отделов в ручном режиме вводят обрабатывают информацию, после чего формируется отчетность для руководителей подразделений и консолидированная отчетность для генерального директора. Вместе с тем, существует ряд технологий, в рамках которых на этапе консолидации информации работа с информацией производится в ручном режиме путем ввода данных в MS Excel.

Рисунок –Информационная модель ООО «Спектр»

Также в рамках технологии работы специалистов ООО «Спектр» отсутствует единая автоматизированная система учета продаж СХ продукции. Таким образом, актуальной является задача внедрения программного обеспечения в указанную технологию.

В настоящее время на рынке программных продуктов представлено множество автоматизированных систем учета продаж СХ продукции. В рамках данной работы целесообразно рассмотреть некоторые из них:

- 1С: Рарус – Управление продажами;

- Terrasoft CRM;

- Sales Expert.

В рамках анализа аналогов разрабатываемой системы был проведен обзор программных продуктов, используемых для автоматизации процесса учета продаж СХ продукции. Результаты анализа приведены в таблице 10.

Таблица 10– Сравнительная характеристика аналогов

Как видно из таблицы 10, рассмотренные программные продукты в целом соответствуют технологии работы сотрудников ООО «Спектр», но при этом не обладают универсальностью и возможностью доработки под потребности конкретного предприятия, кроме того, платны и требуют наличия дополнительного программного обеспечения. Разрабатываемое программное обеспечение, в отличие от существующих аналогов, позволит осуществлять следующие функции: доработка ПО под нужды организации, разграничение доступа, интеграцию модуля складского учета, а также модуль рассылки клиентам рекламной информации.

Разработка программного продукта в рамках данного проекта позволит создать программный продукт с учетом специфики сети предприятия и, сохраняя основной функционал, снизит расходы предприятия на закупку программного обеспечения. ‬

1.3 Постановка задачи автоматизации (информатизации) бизнес-процессов

1.3.1. Цели и задачи проекта автоматизации (информатизации) бизнес-процессов

На основе проведенного анализа предметной области было принято решение разработать ИС учета продаж СХ продукции на примере ООО «Спектр» для использования ее специалистами соответствующих отделов.

Характеристика задачи:

1. Цель – Разработка информационной системы учета продаж СХ продукции на примере ООО «Спектр»

2. Назначение задачи – автоматизация деятельности менеджера по реализации СХ продукции ООО «Спектр».

3. Экономическая сущность задачи – снижение затрат на выполнение функций по приему, обработке и выполнения заказа менеджером оперативного учета продаж СХ продукции.

4. Организационная сущность задачи – комплекс мер и инструкций для обеспечения полноценного использования экономической информационной системы.

5. Периодичность использования ИС – планируется внедрение программы на предприятие и ее ежедневное использование в текущей деятельности; как правило, это составляет 4 операции в день: планирование, учет себестоимости, учет затрат и учет результатов.‬

6. Требования к программно-техническому обеспечению:

Аппаратное обеспечение:

• Тактовая частота процессора – от 2,5ГГц;
• Память –– от 1 Gb;
• Объем свободного места на жестком диске в зависимости от объема базы данных;
• Диагональ монитора – от 19 дюймов;
• Лазерный принтер или МФУ;
• Клавиатура и мышь Genius;
• Наличие выхода в Интернет.

Программное обеспечение:

• Операционная система – Microsoft Windows 7 Pro и выше;
• Система разработки – 1С: Предприятие;
• Наличие системы защиты от вредоносного ПО.

Связи с другими задачами – входными данными для работы ИС являются заявки клиентов и информация о клиентах, а результаты работы используются сотрудниками предприятия.

Входная информация:

1. Перечень и описание входных документов:
   • Заявки клиентов;
   • Прайс-листы на СХ продукцию;
   • Технологические регламенты.

2. Источник получения – документация ООО «Спектр».

3. Форма получения – устная, документальная в виде отчетов, электронная почта.

4. Требования к точности – высокие, от точности данной информации зависит ход дальнейшей работы предприятия.

Выходная информация представляет собой сформированную отчетность по данным продаж, а также оформленные сопроводительные документы.

2. Источник получения – ИС оперативного учета по продажам СХ продукции на примере ООО «Спектр».

3. Форма получения – электронные и бумажные документы: данные в виде таблиц и графиков.

Требования к точности – достаточно высокие. От точности данной информации зависит принятие корректного решения специалистом на данном уровне.

1.3.2. Построение и обоснование модели новой организации бизнес процессов

Логико-структурная матрица:

В рамках анализа проблем работы ООО «Спектр» было проведено определение проблем. «Дерево проблем» представлено на рисунке 1.

Недостаточный уровень финансового результата организации

Высокий уровень расходов

Транспортные издержки

Расходы на ПО

Техническая поддержка

Недостаточное обучение персонала

Аренда помещения и оборудования

Рисунок – Дерево проблем ООО "Спектр"

Недостаточно высокие доходы

Недостаточная загруженность менеджеров

Недостаточное количество заказов на СХ продукцию

Недостаточная конкурентоспособность на рынке реализации овощей

Нестабильность финансового состояния организации

Недостаточный мониторинг результатов оказания услуг

Большие временные затраты на формирование отчетности по оказанным услугам

Проанализировав основную проблему организации, можно выделить следующие подпроблемы.

• большие временные затраты на формирование отчетности по основной деятельности;
• недостаточное количество заказов на СХ продукцию;
• недостаточная конкурентоспособность на рынке СХ продукции;
• недостаточная компетентность персонала в некоторых областях деятельности по реализации СХ продукции.

При анализе путей решения имеющихся проблем было построено «дерево решений», которое является позитивным зеркальным отражением негативного дерева проблем (рисунок 2).

Высокая прибыль

Сокращение расходов

Снизить стоимость транспортных услуг

Расходы на ПО

Обучить персонал

Снизить стоимость аренды помещения

Рисунок – Дерево решений

Увеличить доходы

Повысить нагрузку на менеджеров

Проводить рассылки в социальных сетях в соответствующих группах

Повысить конкурентоспособность на рынке реализации СХ продукции

Техническая поддержка

Проводить рекламные компании

Использовать собственный транспорт

Переехать в помещение меньшей площади

Обеспечить достаточный уровень финансовой устойчивости

Улучшить мониторинг результатов работы

Уменьшение временных затрат на формирование отчетности по обработанным заказам

Автоматизировать соответствующие функции сотрудников

Исходя из дерева целей, чтобы повысить прибыль организации, необходимо использовать следующие решения: