Файл: Проектирование ИС по складскому учету ООО «Старт».pdf

Развитие инфраструктуры информатики, технологий разработки алгоритмов, методов анализа неизбежно приводят нас к объектному моделированию, базирующемся на объектном анализе систем и объектном их проектировании.

Актуальность работы состоит в том, что в настоящее время без автоматизации процессов учета основных средств уже не обходится даже самая небольшая компания.

В деятельности любого предприятия существенная часть людских и технических ресурсов уходит на создание и обработку большого объема отчетных документов. У компаний, занимающихся продажей чего-либо, в перечень документации также входит и товарная номенклатура. Отсутствие системы автоматизации работы склада на таком предприятии или её недостаточное функционирование может привести к тому, что темпы работы служб будут значительно тормозиться. Внедрение системы автоматизации учета основных средств позволяет оптимизировать их учет и избавиться от таких вредных для бизнеса явлений, как задержки на приемке или отгрузке товаров.

Целью работы является проектирование ИС складского учета ООО «Старт».

Задачами курсовой работы являются:

Анализ деятельности предприятия и материально ответственных лиц;
Выявление неавтоматизированного процесса и обоснование необходимости его автоматизации;
Обоснование целесообразности самостоятельной разработки ИС;
Выбор средств разработки;
Выбор параметров разработки информационной системы;
Построение основных моделей информационного и программного обеспечения;
Описание технологии работы с ИС;
Оценка стоимости разработки и ее экономической эффективности.

1. Аналитическая часть

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Объектом исследования курсовой работы является ООО «Старт». Торговая компания «Старт» занимается розничной продажей компьютерных комплектующих, оргтехники, аксессуаров и т.п.

Ассортимент предлагаемой продукции салонов «Старт» очень широк и включает в себя сканеры, факсы, копировальную технику, многофункциональные устройства, сетевое оборудование, телефонные аппараты. Компания предлагает решения для бизнеса и дома от таких известных производителей как Apacer, APC, Canon, Epson, Fuji, HP, Kingston, Lexmark, Nikon, Samsung, SONY, Transcend и др.

Объектом рассмотрения является розничный магазин ООО «Старт».

Изменяющаяся конкурентная среда, обновленные условия ведения бизнеса оказывают значительное влияние на организацию управления внутри торгового предприятия. В современных условиях реализованная структура управления становится стратегическим фактором успешной конкуренции. Увеличение физических объемов торговли и рост ее ассортимента определяют необходимость обновления управленческой деятельности торговых компаний. Поэтому изучение и рационализация информационных процессов внутри системы управления в торговых компаниях становится актуальной задачей и в практическом, и в научном отношении.

Организационная структура магазина розничного магазина ООО «Старт» приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 Организационная структура магазина розничного магазина ООО «Старт»

Главным в магазине считается директор. Он сам решает все вопросы работы магазина, может без доверенности действовать от имени магазина, представлять его интересы в разных организациях, фирмах и компаниях. Также он может распоряжаться в пределах предоставленного ему права имуществом, заключать договора, в т. ч. и о приеме сотрудников на работу. Публикует приказы и распоряжения, которые считаются обязательными к исполнению всеми работниками магазина. Директор несет в рамках своих полномочий полную ответственность за работу магазина, обеспечение целостности товарно-материальных ценностей, финансовых средств и остального имущества компании. Может выдавать доверенности, открывать в банках счета, использовать право распоряжения средствами.

В подчинении директора находятся главный бухгалтер (заместитель гл. бухгалтера, бухгалтера); старший менеджер («правая рука» директора, менеджер); отдел технического обслуживания (старший мастер, мастер 1, мастер 2); отдел склада (кладовщики), первый торговый зал (старший продавец, продавец 1, продавец 2), второй торговый зал (продавец 1, продавец 2).

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета и отслеживает экономное использование материальных, трудовых и финансовых средств. Реализует учет поступающих денежных средств, ТМЦ и основных средств, издержек производства и обращения, исполнения работ, а также финансовых, кредитных и расчетных операций.

В подчинении у главбуха стоят бухгалтера. Они реализуют деятельность на различных участках бухгалтерского учета (учет основных средств, расходов на производство, реализации продукции, расчеты с заказчиками и поставщиками). Также реализуют прием и контроль первичной документации по отдельным участкам учета, подготавливают их к счетной обработке. Отражают в бухучете все операции, связанные с движением финансовых средств.

Старший менеджер руководит созданием перспективных планов развития компании, оптимизации и модернизации, созданием благоприятных и стабильных условий труда. Контролирует проведение научных исследований и экспериментов, испытаний новых технологий и техники. Поддерживает постоянное улучшение подготовки и повышения квалификации кадров в рамках требований научно-технического процесса. Он обязан знать: профиль, специализацию и нюансы построения компании; дальнейшие планы технического, экономического и социального развития компании и отрасли; основные технологии производства продукции компании; методику хозяйствования и управления фирмой.

Отдел склада помогает реализовать сохранность хранимых товарно-материальных ценностей, отследить режимы хранения, вести учет складских операций. Отслеживает наличие и исправность противопожарных средств, состояние оборудования и инвентаря, обеспечивает их срочный ремонт. Контролирует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с учетом правил охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии, отвечает за сбор, хранение и срочный возврат погрузочного реквизита. Отдел склада должен знать: все нормативные документы, касающиеся организации складского хозяйства; стандарты и технические условия на ТМЦ; размеры, марки, виды, сорта и другие качественные характеристики ТМЦ и нормы их расходования; правила проведения погрузочно-разгрузочных работ, регламенты и инструкции по учету ценностей.

Требования по квалификации: среднее специальное образование и опыт работы по учету от 1 года или общее среднее образование и опыт работы по учету и контролю более 3-х лет.

1.2 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Для характеристики и анализа складского учёта, реализуемого на объекте исследования, воспользуемся технологией функционального моделирования бизнес-процессов. Представим описание реализации складского учёта при помощи диаграмм IDEF0 и DFD.

IDEF0 - методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0 изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков — в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы [12].

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).

С помощью наглядного графического языка IDEF0 изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков — в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы. Методологию IDEF0 можно считать следующим этапом развития хорошо известного графического языка описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique);

Функционирование складского учёта предполагает Информацию о поставщике. Информация о поставщике – это данные, которые поступают от генерального директора на склад.

Помимо Информации о поставщике, входом также является Счёт (оплата производится за поставленные товары) с сопроводительными документами. Информации о возврате товара при поставке – это возврат товара поставщику, если товар бракованный или не соответствует требованиям по изделию, которые обговариваются изначально в документации на изделие. Для товара, который поступает на склад сопроводительными документами являются товарная накладная и счет-фактура, а при отправке со склада - это акт о браке, либо возвратные документы.

Действующее законодательство и должностные инструкции – регламентирующие правила, которыми управляется процесс функционирования склада.

В оказании услуг заказчикам важнейшую функцию выполняют Офисная техника и ПК, а также персонал склада. Персонал склада участвует во всём. Офисная техника и ПК выполняют прямую функцию. Без офисной техники (оборудование и персональных компьютеров) в настоящее время невозможно представить ни одно функционирующее предприятие.

На рисунке 1.2. представлена контекстная диаграмма функционирования склада.

Рисунок 1.2 Контекстная диаграмма деятельности склада

Таким образом, процессы складского учета регулируются должностными инструкциями, действующим законодательством, инструкцией техники безопасности и инструкцией охраны труда (ИТБ и ИОТ).

Представим декомпозицию контекстной диаграммы (рис.1.5), включающую 4 этапа:

Приемка товара на склад;
Складирование и хранение товара;
Комплектация и отгрузка;
Формирование отчетов.

Рисунок 1.3 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Деятельность склада

Весь процесс деятельности склада, как уже было сказано, подразделяется на приемку, отгрузку и возврата товара, а также на его хранение.

Приемка товара - принятие товара по сопроводительным документам и передача его на хранение. На данном этапе товар с сопроводительными документами поступает на склад и подвергается подсчету. Но, каким бы ни был результат подсчета товара (положительным либо отрицательным), он после этого вместе с сопроводительными документами передается на хранение.

Хранение товара - основная и самая сложная функция склада, подразумевает все остальные действия с товаром, не описанные выше, например, складирование, комплектование, оформление документации на товар, списание. Подлежит дальнейшей декомпозиции.

Процесс хранения, в свою очередь подразделяется на формирование отгрузочных документов, складирование, комплектование и списание товара.

Формирование отгрузочных документов. На данном этапе формируются отгрузочные документы, а также документы, согласно которым будет произведено комиссионирование (комплектация) товара для дальнейшей отгрузки клиенту, либо возврата поставщику.

Комплектование - комплектация товара согласно отгрузочных документов для дальнейшей выдачи клиенту. На данном этапе, при комплектации товара производится внешний осмотр товара и выявляется брак, который, при его обнаружении, передается на списание

В процессе складского учета необходимо использовать вычислительную технику, поскольку:

позволит избежать ошибок в процессе учета продукции;
уменьшить загруженность работников;
оперативность в формировании отчетности по хранимой продукции на складе.

Автоматизация позволит исправить и некоторые существующие недостатки:

наличие опозданий в поставках продукции;
низкая производительность труда;
сложность расчета хранящейся продукции, из-за большого объема информации;
низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;
несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

Существуют некоторые недостатки не автоматизированного складского учета, которые исправить без использования компьютерной техники невозможно:

снижение количества документации;
быстрое формирование стандартных форм документов, связанных с транспортировкой продукции;
автоматизация ведения учета хранимой продукции;
автоматическое формирование необходимой отчетности;