Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Технико-экономическая характеристика предметной области ОАО «ТесКом»).pdf

Выбрав пункт меню Поиск документов пользователь попадает в форму, где он может найти нужный документ по трем параметрам:

• поиск по № документа;
• поиск по дате документа;
• поиск по поставщику.

Обработанная информация выдается в виде отчета.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

При выборе меню Запросы пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• поиск по всей БД;
• товарные накладные;
• поиск документов;
• назад.

При выборе пункта меню Товарные накладные пользователь попадает в форму, где можно создать новую расходную накладную или просмотреть уже выписанные документы. При создании нового документа необходимо ввести номер этого документа, дату, причем по умолчанию ставится дата актуальная на день создания документа. Также как в приходных накладных при выборе поставщика предлагается выбрать нужного клиента из поля со списком имеющихся клиентов. Номенклатура и единицы измерения продукции также выбираются из предложенного поля со списком. После того, как все позиции документа занесены, нужно нажать кнопку ОК, чтобы операция расхода зафиксировалась во всех необходимых таблицах. Полученный документ можно распечатать, а также распечатать Счет-фактуру, созданную автоматически при создании документа. После завершения работы с документом его можно закрыть, нажав кнопку Закрыть.

Пункт меню Поиск документов имеет те же параметры что и Поиск документов в меню Приходные документы. То есть поиск осуществляется по трем основным параметрам: поиск по № документа, поиск по дате документа и поиск по клиенту.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

По мере ввода с первичных документов данные сохраняются в соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Формы пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• поставщики;
• клиенты;
• продукция;
• назад.

Пункт меню Поставщики или Клиенты позволяют войти в форму, с помощью которой можно завести нового контрагента или изменить уже занесенные данные. При занесении нового контрагента необходимо указать форму собственности организации в поле аббревиатура. Аббревиатура можно выбрать из предложенного списка, а при необходимости также можно завести новый вид аббревиатуры, нажав на кнопку справа от поля. Дальше необходимо ввести наименование контрагента, его адрес, ИНН и расчетный счет.

Чтобы выйти из меню Формы и вернуться к главной кнопочной форме нужно выбрать пункт меню Назад.

Пункт меню Отчеты предназначен для формирования на экране или в виде распечатки на принтере отчетов установленной формы.

При выборе меню Отчеты пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• журнал по приходу;
• журнал по расходу;
• остатки на складе;
• назад.

Пункт меню Выход из программы позволяет пользователю закончить работу с программой и выйти из приложения.

2.3. Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

Технологическое обеспечение задачи включает описание организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательность операций, начиная от способа сбора первичной информации и заканчивая формированием результатной информации. Затем приводится схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

Технологический процесс осуществляется в следующей последовательности:

1) заказчик подает заявку на выполнение услуги;

2) подрядчик составляет ведомость о ряде необходимых работ и отдает на подпись заказчику;

3) составляется договор между двумя сторонами;

4) после подписания подрядчик составляет локальную смету с расценками по всем необходимым операциям;

5) заполняется локальный ресурсный сметный расчет с подсчетом материалов, необходимого оборудования, затрате труда;

6) после подписания составляется накладная и счет-фактура на необходимые материалы;

7) после выполнения работ составляется акт выполненных работ и справка о стоимости выполненных работ;

8) за определенный период составляется реестр выполненных работ.

2.3.1.Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Сбор первичной информации для занесения ее в информационную базу осуществляется ручным способом. Поступившая информация представляется на бумажном носителе, поэтому после ее поступления производится:

• контроль поступивших документов, полноты и качества их заполнения

отбор правильно заполненных документов и их регистрация системе;

• отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявленным к документам;
• формирование запроса на исправление документов с ошибками и отсылка их к источнику информации.

Ввод информации в базу данных осуществляется ручным способом, путем ввода данных с бумажных документов с использованием макетов экранных форм.

Обработка введенной информации осуществляется с помощью инструментов программы.

Вывод результатной информации осуществляется путем вывода на экран или на печать.

2.3.2. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации имеет следующий вид:

1. От заказчика поступает заявка на технических работ. К данной заявке заказчик прилагает ведомость.

2. После согласования ведомости заключается договор подряда и составляется смета.

3. На основании сметы составляется сметный расчет. Оба эти документа утверждаются заказчиком и подрядчиком.

4. Затем заказываются у поставщика материалы необходимые для проведения работ. При их поступлении на склад предприятия оформляется приходная накладная.

5. По окончании выполнения работ заказчику выставляются расходные накладные по материалам и акты о приемке выполненных работ.

6. По ходу выполнения работ заказчику предоставляются справки о стоимости выполненных работ.

7. На основании актов и накладных выписываются счет-фактуры для заказчика и предприятия.

2.4. Описание контрольного примера реализации проекта

Для проверки правильности и целостности работы разработанного приложения был сделан контрольный пример работы приложения. Данные для этого контрольного примера были подобраны таким образом, чтобы охватить все функции и подсистемы разработанного приложения, проверить все алгоритмы, заложенные в него.

Реализация контрольного примера состоит из трех этапов:

• ввод тестовой информации в справочники;
• ввод тестовых примеров движения товаров на складе;
• получение отчетов, отражающих изменение количества товаров на складах и позволяющих сделать анализ движений.

Первый этап реализации контрольного примера заключается во вводе тестовых данных в справочники системы. Тестовые данные были подобраны таким образом. Чтобы задействовать все справочники, как основные, так и хранящие дополнительную информацию.

Работа с БД начинается с ее запуска. Чтобы запустить БД нужно выбрать файл Database1 с расширением Microsoft Access База данных (.accdb).

При запуске программы появляется окно меню (рис.18) где можно выбрать либо таблицу и выполнить действия редактирования, просмотра. Для быстрой новигации по БД следует запускать главную кнопочную форму.

База данных предназначена для учета услуг технического центра. Система должна вести учет первичной документации, и самой клиентуры, а также формировать необходимые отчеты. Главным назначением базы является автоматизированная деятельность центра.

Основной режим работы – диалоговый, т.е. пользователь работает с базой данный, используя объекты форм поля, кнопки, списки. Необходимо предусмотреть поиск, отбор и сортировку документов, используя и другие критерии к базе данных (см. рис. 22).

«Рис. 22 Окно меню»

Заключение

В данной курсовой работе была создана автоматизированная информационная система компании «ТесКом» на базе Access 2007, в задачу которой входит автоматизация деятельности, связанная с деятельностью компании а так же деятельность с оказанием услуг компании.

Автоматизированная информационная система позволяет выполнять сбор данных, заполнять все необходимые справочники, документы, отчеты и отбор в базе данных, а так же следить за тем, чтобы введенные данные были точны и правильно оформленные.

Когда поступает новая информация, программист заносит все данные в базу данных компании «ТесКом». Разработанная система автоматизирует работу всей компании. Информация в АИС содержится в соответствии с требованиями компании также имеет возможность внесения корректировок, просмотр всех справочников, журналов и отчетов. Всю информацию в виде отчета можно распечатать на принтере.

В созданную АИС входят:

- таблицы, позволяющие добавлять и удалять записи и производить поиск необходимой информации;

- запросы;

- отчеты, которые выводят необходимую информацию пользователю.

Достигнута поставленная цель курсовой работы, усовершенствована система учета товаров на складе ОАО «Теском».

Были решены поставленные задачи:

• выполнен анализ деятельности предприятия ОАО «Теском», в том числе управление складским учетом;
• рассмотрена структура предприятия;
• разработана АИС складского учета предприятия на базе системы Microsoft Access 2007;
• рассмотрено ТО, ПО, ИО, предприятия;

В результате проделанной работы было автоматизировано несколько рабочих мест. Стало возможным снижение числа служащих, занятых в работе по учёту складских операций и реализации продукции в ОАО «Теском».

Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций складского учета. Модернизирован процесс обработки информации, при этом повысилась степень достоверности информации и степень ее защиты.

Цели и задачи курсовой работы были достигнуты, созданная АИС складского учета предприятия на базе Microsoft Access 2007, имеет практическую значимость и используется в ОАО Теском, что снижает рутинную работу с накладными, договорами компании.

Список использованных источников

1. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия ОАО «ТесКом» 2012г.
2. Бухгалтерский учет. / Под ред. А. Д. Ларионова. – М.: «Проспект»,2009.- 392 с.
3. Информационные технологии в маркетинге. Титоренко Г.А., Макарова Г.Л. – Учебник для вузов: М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. 439 с.
4. "Консалтинг при автоматизации предприятий (подходы, методы и средства)", Колянов Г.Н. – М.: Синтек, 1997 – 172 с.
5. Организация складского учета: Семенихин В.В.– общ. Ред. Эксмо М., 2006.–75с.
6. BPWin и ERWin. CASE–средства разработки информационных систем. Маклаков С.В. – М.: ДИАЛОГ–МИФИ, 2000 – 267 с.
7. Журнал "Маркетинг и маркетинговые исследования", N 03 (69) 2007. Сравнительный анализ информационно-аналитических систем для обработки открытых источников информации. Вороной А., Манько П. С 5-8.
8. Журнал “Управление персоналом” №3 2005 год. Управление имиджем вуза. Е. Дагаева С. 26-28.
9. Приказ Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. N 60н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98" (с изменениями от 30 декабря 1999 г.)
10. Microsoft Access 2007 в подлиннике. Том 1-2., Дженнингс. – СПб.: BHV, 2007. ISBN: 5-469-00745-5
11. В.В. Корнеев, А.Ф. Гареев, С.В. Васютин, В.В. Райх. Базы данных ISBN: 5-469-00644-4
12. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение (Текст): учеб. пособие для вузов / Томас Коннолли, Каролин Бегг, Анна Страчан; 2-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Питер, 2002. – 1120 с.; с ил.; 24 см. – (Database Systems Thomas Connolly).– Библиогр.: с. 1110-1115. – Предм. указ.: с. 1116-1120. – 30000 экз. – ISBN 0-201-34287-1.
13. Балтер, Э. Профессиональное программирование в Microsoft Office Access 2003, учеб. пособие для вузов; М-во общ. и проф. образования РФ. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Вильямс, 2006. – 1296 с.; с ил.; 25 см. – Библиогр.: с. 1290-1292. – Предм. указ.: с. 1293-1296. – 50000 экз.– ISBN: 0-672-32550-0.
14. Основы реляционных баз данных: базовый курс: Теория и практика / Ребекка М. Райордан. – М.: Русская Редакция, 2006. – 384 с.; 22 см. – Библиогр.: с. 380-381. – Предм. указ.: с. 382-384. – 3000 экз. – ISBN: 5-7502-0150-3, (мягкая обложка).
15. Ролланд, Ф. Основные концепции баз данных: учеб. пособие для вузов – 2-е изд. – СПб. : Нев. диалект, 2002. – 256 с. ; с ил.; 24 см. – Предм. указ.: с. 254-256. – 5000 экз. – ISBN: 5-8459-0297-5.
16. Рудикова Л.В. Базы данных. Разработка приложений. — СПб.: БХВ-Петербург, 2006. — 496 с.: ил. ISBN 5-94157-805-9
17. Воройский Ф.С. Информатика. Энциклопедический словарь – справочник: введение в современные информационные и телекоммуникационные технологии в терминах и фактах. — М.: ФИЗМАТЛИТ, 2006. — 768 с. ISBN 5-9221-0717-8.
18. Невский. Б. Некоммерческие базы данных в Интернет // Библиотечный свет. – 2002. – № 1. ISBN 5-64257-703-9
19. Леончиков. В. Е. Толковый словарь библиотечных и библиографических терминов / В. Е. Леончиков, Л. А. Демешка, Р. И. Саматыя. – Мн.: Выш. Шк., 2003. – 224 с. ISBN 5-84157-706-9