Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (ООО «Гидросервис»).pdf

В связи с возможными поправками в закон «О несостоятельности (банкротстве)» некоторые авторы предлагают ввести новые формы регистров, способствующих формированию необходимой информации для отражения свершившихся фактов хозяйственной жизни или систематизации и накопления информации для свершения предстоящих сделок. Например, законодательно установлены пределы, когда сам должник не имеет права совершать определенного рода сделки, так как они могут оказать существенное влияние на величину кредиторской задолженности. В связи с обязательным выполнением данных условий целесообразно представить в специальном регистре информацию, необходимую для принятия решения о возможности заключения предполагаемой сделки. [17.C.34]

Ведомость расчета возможности заключения сделок в процедуре финансового оздоровления. Одним из наиболее важных этапов финансового оздоровления является контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности, так как их увеличение означает и причину, и следствие возникновения неплатежеспособности, а, следовательно, вызывает необходимость современных способов погашения задолженностей. Следует проанализировать причины возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности в группировке по срокам их образования. Для их предлагается ввести еще два новых регистра. [19.C.23]

Регистр учета предоставленного обеспечения исполнения обязательств. Кроме приведенных проектов регистров существует еще целый ряд, направленный на помощь в анализе и процедуре выводы предприятия из банкротства.

Регистр учета предоставленного обеспечения исполнения обязательств (согласно проекту закона). Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что современная система учета в вопросе формирования регистров бухгалтерского учета недостаточно современна и не отвечает всем требованиям грамотного и детального ведения учета на предприятии. [24.C.15]

Однако введение МСФО и разработка программных продуктов для ведения международного учета, а также инициативы современных специалистов могут достаточно быстро реформировать систему учетных регистров и привести ее в соответствие со всеми современными требованиями.

1.2. Порядок, техника и способы записи в учетные регистры

Веками сложившаяся практика применения учетных регистров выработала различные способы ведения в них записей. Применение того или иного способа записи определяется конкретными условиями ведения учета – видом учета, отраслевой принадлежностью предприятия, характером процесса и операций, формой регистра, типом используемых технических средств, действующими законами, стандартами и нормативами и др. И, в первую очередь, следует уделить внимание качеству записей в учетные регистры, так как именно оно является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетной информации. В связи с этим к учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности. [20.C.38]

В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

- записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов;

- каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;

- записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая и служит основанием для записей в учетные регистры; [18.C.44]

- по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен;

- записи в учетные регистры должны производиться своевременно;

- кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата). [16.C.51]

Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основанием для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов между учетными регистрами имеет большое значение в правильной постановке учета и разделении учетного труда;

- содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

дата записи в учетный регистр;

номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

номера счетов и позиций аналитического учета;

сумма. [20.C.43]

Завершающим этапом учетных работ за месяц является, в первую очередь, подсчет итогов оборотов за месяц и вывод остатков по счетам, после чего осуществляется сверка сводки счетных записей и получение необходимых для составления отчетности данных. Следует отметить, что подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

После осуществления всех проверок записей и полного согласования регистров синтетического и аналитического учета производится перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.

Практика организации бухгалтерского учета выработала различные способы записи в учетные регистры.

Все записи в учетных регистрах классифицируют по следующим признакам: систематизация, характер записи, число копий, способ перенесения на бумажные носители и техника выполнения.

По систематизации учетные записи делят на хронологические, систематические и синхронистические. Первая регистрирует факты

хозяйственной деятельности по мере их возникновения, вторая – по типам хозяйственных операций, а третья запись фактов хозяйственной деятельности сочетает в одном регистре требования первых двух.

По характеру выделяют униграфические и диграфические записи.

Униграфические записи предполагают регистрацию факта хозяйственной деятельности только по дебету или кредиту счетов. Например, приняты на ответственное хранение товарно-материальные ценности или списана в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов. [21.C.40]

Диграфические записи предполагают регистрацию факта хозяйственной деятельности как по дебету, так и по кредиту различных счетов. Например, оприходованы наличные деньги, поступившие с расчетного счета.

Различают шесть вариантов диаграфической записи, которые могут быть использованы в практической деятельности предприятия:

- простые записи – один счет дебетуется, другой счет кредитуется в одинаковой сумме;

- сложные записи – один счет дебетуется и несколько счетов кредитуются или несколько счетов дебетуются и один счет кредитуется;

- сборные записи – несколько счетов дебетуются и несколько счетов кредитуются.

- смешанные записи – один счет дебетуется положительной суммой, а другой счет – отрицательной суммой или один счет кредитуется положительной суммой, а другой счет – отрицательной суммой. Такие

записи на счетах позволяют избежать завышения реальных оборотов.

По числу копий записи бывают простые и копировальные.

Простые (однократные) записи делаются бухгалтером в одном экземпляре (например, это записи в журналах-ордерах; в Главной книге и т. д.).

Копировальные (многократные) записи делаются в двух и более экземплярах. Например, записи в кассовой книге кассир производит под копирку. Второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги вместе с приложенными к нему первичными документами в виде отчета сдается в бухгалтерию. [17.C.21]

По способу перенесения на бумажные носители записи делятся на производимые вручную и с помощью ЭВМ.

По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позиционные) и шахматные.

В условиях широкой автоматизации учета человеческий фактор по-прежнему является определяющим в части правильности, своевременности и полноты сбора, обработки и обобщения информации на всех этапах учетного процесса. При этом возможны ошибки в счетных записях, такие, как неправильно составленная корреспонденция счетов, описки в цифрах, подсчете итогов и др.

Граница действия ошибки определяется ее содержанием. Если влияние ошибки ограничивается одним учетным регистром, то ее можно рассматривать как местную, локальную, последствия которой чаще всего несущественны (например, неправильно указана дата в учетном регистре). Ошибка, допущенная по ходу осуществления учетного процесса и отражаемая в нескольких учетных регистрах, называется транзитной. Так, неправильно разнесенная сумма по приходу материалов в соответствующий учетный регистр автоматически будет отражена в оборотной ведомости, Главной книге, бухгалтерском балансе. Работа над ошибками разделяется на два этапа.

В начале находят ошибку. Бухгалтер должен определиться, каким способом он намерен отыскать допущенную ошибку и на какой стадии учетного процесса. Ошибка может иметь место в тексте документа. Например, в выписке банка указана одна сумма на списание денежных средств, а в приходе по кассе – другая. Не исключается наличие ошибки на этапе разноски данных из первичного документа в учетный регистр, при подсчете итогов в учетных регистрах и т.п. [19.C.71]

Для нахождения ошибки существует несколько способов. Наиболее распространенные из них: сплошной, последовательной проверки, логический.

Сплошной способ предусматривает сверку соответствующей бухгалтерской записи в учетном регистре с первичным документом, явившимся основанием для данной записи. Данный метод целесообразно использовать в процессе сверки между собой оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов. Полученный итог должен подтвердить их равенство, отсутствие которого – сигнал о том, что допущена ошибка. Такой подход применим и при подсчете остатков по всем синтетическим счетам, и при сличении оборотов и (или) остатков по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями субсчетов и аналитических счетов, открытыми в развитие того или иного синтетического счета. [16.C.49]

Способ последовательной проверки счетных записей предусматривает сверку каждого дебетуемого и корреспондирующего с ним кредитуемого синтетического и (или) аналитического счета. Если такая разноска произведена правильно, ставится знак "V" (галочка).

Логический способ целесообразно использовать, например, когда в оборотной ведомости по синтетическим счетам итого графы "Обороты за месяц" в результате подсчета по дебету и кредиту не равны между собой. В данном случае следует исчислить сумму превышения, которую затем надо разделить на два. Полученный итог сравнивается с бухгалтерскими проводками за отчетный период. Нахождение такой суммы в какой-то из них показывает, что при разноске бухгалтерской проводки в учетные регистры сумма отнесена или только по дебету или только по кредиту счетов.

Логический способ можно использовать и в тех случаях, когда составленная бухгалтерская проводка показывает корреспонденцию счетов, природа которых исключает такую взаимосвязь. Например, невозможна такая запись в учете:

Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 50 «Касса».

Выводы:

Бухгалтерский учет занимает одно из основных мест в управлении предприятием. Являясь частью процесса, бухгалтерский учет позволяет контролировать хозяйствующие операции.

Хозяйствующие операции, оформленные необходимыми документами, для получения информации о наличии и изменении имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовой деятельности, подлежат оформлению в учетных регистрах. Учетные регистры оформляются на основании законодательства и утверждаются Министерством финансов РФ.