Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом» (Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов).pdf

Актуальность темы обусловлена тем, что задача автоматизации производственных процессов и процессов управления, как средства увеличения эффективности труда, всегда была и остается актуальной в народном хозяйстве. Важность автоматизации управления народным хозяйством и его составными частями выражается в задачах облегчения труда управленческого персонала, уменьшением роста его численности, вызванного увеличением площадей и объема производства; сложностью производственных связей; появлением дополнительных управленческой функции.

Система управления должна позволять максимально быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды и управлять ходом достижения целевых показателей (управление изменениями). Кроме того, организация должна решать еще одну важную задачу – сохранения стабильности, удержания состояния. Эта задача обычно решается с помощью административных механизмов и средств автоматизации.

Объектом исследования является АО «Медицинский университет Астана».

Предмет исследования – процесс управления персоналом.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом».

Задачи курсового проекта:

раскрыть смысл реализуемой задачи;
определить исходные данные (откуда будет поступать информация для решения задачи);
определить результаты;
определить роли сотрудников при решении задачи;
проанализировать инструментарий, который можно использовать для моделирования бизнес-процессов;
обоснование выбранной нотации;
моделирование бизнес-процессов «как есть»;
предложить мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

При написании курсовой работы были применены такие методы научного исследования, как изучение научной литературы по теме исследования, нормативно-правовой базы, аналитический и сравнительный методы.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Описание предметной области

Настоящий регламент процесса описывает процесс управления персоналом в АО «Медицинский университет Астана».

В АО «Медицинский университет Астана» учетом и оформлением состава занимается отдел кадров.

Основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
создание эффективной системы штатных сотрудников;
разработка карьерных планов сотрудников;
разработка кадровых технологий.

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
внедрение систем мотивации труда;
подготовка штатного расписания предприятия;
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
организация аттестаций сотрудников;
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Целями процесса управления персоналом являются:

- формирование и реализация кадровой политики Университета;

- обеспечение процессов Университета квалифицированным и компетентным персоналом в соответствии с их потребностями;

- управление персоналом на основе определения и обеспечения необходимого повышения уровня его профессиональной компетентности;

- формирование культуры вовлеченности, наделения полномочиями и делегирования ответственности, совершенствования и отчетности на всех уровнях;

- разработка и внедрение системы моральной мотивации и поощрения, и своевременное поощрение сотрудников, способствование индивидуальному и общему успеху;

- развитие у работников навыков и компетенций, необходимых для достижения стратегических целей, реализации Миссии и Видения Университета;

- участие в разработке и внедрении в деятельность Университета системы оценки (аттестации) персонала;

- повышение удовлетворенности работников своим трудом.

Настоящий регламент процесса является внутренним нормативным документом отдела управления персоналом.

Требования данного регламента распространяется на:

- высшее руководство компании;

- отдел кадров;

- инженера по технике безопасности;

- руководителей и сотрудников структурных подразделений организации, осуществляющих руководство другими работниками.

Рисунок 1. Декомпозиция диаграммы процесса управления персоналом

Ответственность за выполнение требований регламента процесса несут: высшее руководство, персонал департамента кадровой работы и правового обеспечения, отдел управления персоналом, инженер по технике безопасности, а также руководители и сотрудники всех структурных подразделений, в чьем подчинении находятся другие работники. Распределение ответственности за выполнение требований регламента процесса приведено в алгоритмическом описании процесса.

Таблица 1

Матрица распределения ответственности и полномочий в процессе «Управление персоналом»

Описание процедур, действий по управлению персоналом

Ректор

ПНиКД

П А и Э Д

ДКРиПО

ОУП

ОИТ

ЮО

ОКК

ОГОиЧСКБ

Конкурсная комиссия

ФЭО

ОБУи О

ОМК

СП

ОДО

ППС

РЦРЗ

Анализ потребности в кадрах и штатная расстановка

Анализ потребности в обучении АУП и разработка плана подготовки, повышения квалификации и переподготовки персонала

Анализ потребности в обучении ППС и разработка плана внутреннего обучения

рием, перемещение и увольнение персонала: - оформление приказов; - ведение личных дел работников, трудовых книжек (регистрация данных об образовании, опыте, квалификации, перемещении); - ознакомление с приказами и трудовыми договорами; ведение журналов регистрации приказов (личных, отпусков, командировок)

Проведение конкурса на замещение педагогических должностей

Проведение инструктажей (вводного по правилам внутреннего распорядка, по технике безопасности и пожарной безопасности)

Мониторинг и анализ результатов подготовки, переподготовки, повышения квалификации

Внутренние подготовки: - обучение; - наставничество; - стажировки; мониторинг эффективности обучения

Оценка удовлетворенности персонала работой, условиями труда

Формирование отчетов по процессу: - установленной отчетности по работе с персоналом; - сбор данных и измерение показателей результативности процесса.

Мониторинг, измерение и анализ процесса (измерение показателей результативности процесса, оформление отчета по оценке результативности процесса), разработка необходимых корректирующих и предупреждающих действий

Обеспечение информационного наполнения интернет-сайта Университета

Совершенствование автоматизированной программы «Алтын Кадры»

Согласование и утверждение отчета отдела

Составление реестра рисков по процессу

Составление плана мероприятий по обработке рисков

Проведение мониторинга по управлению рисками

Проведение анализа эффективности управления рисками

Составление плана мероприятий по минимизации рисков

На сегодняшний день личные дела сотрудников оформляются с помощью средств MS Office Word. В роли СУБД выступает MS Office Excel. Данные хранятся на пользовательском компьютере менеджера по персоналу, резервное копирование выполняется не регулярно. К личным делам имеет доступ только менеджер по персоналу. В существующей базе нет возможности оперативного поиска данных по различным критериям, в связи с этим, тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов.

Весь процесс формирования, обработки, хранения данных по формированию заявки от клиента описан в схеме документооборота, которая представлена рисунке 2.

Рисунок 2. Документооборот обработки функций менеджера по персоналу

Можно выделить следующие показатели эффективности автоматизации работы менеджера по персоналу:

1. Качественные показатели:

возможность оперативного поиска информации;
возможность оперативного создания резервной копии базы данных;
возможность безопасного доступа к базе данных не только менеджера по персоналу, но и руководителям подразделений.

2. Количественные показатели:

снижение срока подготовки отчетных документов;
уменьшение трудозатрат по причине исключения двойного ввода необходимых данных разными сотрудниками;
снижение времени на подготовку и согласование документов;
снижение времени обработки личных данных.

Использование вычислительной техники при решении задач, описываемых в данной работе, обуславливается рядом факторов:

объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использования вычислительной техники быстро и, что важно, корректно;
необходимость постоянной связи с различными базами данных.

Необходимыми техническими средствами для решения вышепоставленных задач, представленных на рисунке 4 являются ПК менеджера, сервер БД, принтер.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Существует несколько систем для автоматизации подобных задач. Как один из вариантов – это автоматизированные системы управления предприятиями, одной из подсистем данной системы является управление кадрами на предприятии.

Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) — комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и действий квалифицированного персонала, предназначенный для решения задач планирования и управления различными видами деятельности предприятия, частный случай автоматизированной системы управления.

Краткая характеристика системы Босс-Кадровик.

Программное обеспечение «БОСС-Кадровик» является автоматизированной системой управления персоналом.

Полнофункциональное решение «БОСС-Кадровик» позволяет оптимизировать менеджмент человеческих ресурсов на крупных предприятиях, в холдингах, в развивающихся средних компаниях. В зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из пользователей имеет свои права санкционированного доступа к справочникам и данным. Продукт предназначен для руководителей организаций, линейных менеджеров, HR-директоров и менеджеров по персоналу, инспекторов отделов кадров, табельных бюро и ВУС, инспекторов отделов труда и заработной платы, главных бухгалтеров и бухгалтеров расчетной части, рядовых сотрудников.

Высокопроизводительная система «БОСС-Кадровик» позволяет обрабатывать информационные массивы по персоналу численностью в десятки и сотни тысяч сотрудников, организовывать одновременную работу сотен пользователей, включая расчет зарплаты.

Рисунок 3. Управленческие возможности БОСС-Кадровик

«БОСС-Кадровик» ориентирован на компании с холдинговой структурой, на крупные промышленные предприятия и на динамично развивающиеся корпорации.

Политика лицензирования также позволяет использовать мощный инструментарий «БОСС-Кадровик» и на предприятиях малого и среднего бизнеса.

История развития системы началась в 1993 году. Будучи первоначально заказной системой, уже через несколько лет "БОСС-Кадровик" стал тиражным продуктом, соответствующим всем требованиям, предъявляемым к продуктам подобного рода руководством предприятий, службами управления персоналом.

На сегодняшний день ЗАО "БОСС. Кадровые системы" (Москва, РФ) является обладателем прав на систему и основным центром разработки. На территории Беларуси представителем интересов ЗАО "БОСС. Кадровые системы" и центром разработки является компания ООО "Интеллектуальные технологии и системы".

Преимущества БОСС-Кадровик: