Файл: Первичные учётные документы для целей налогового учёта (Составление первичной учетной документации и исправление ошибок).pdf

Содержание:

Введение

В законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным бухгалтерским документом. К фактам чиновники относят сделку, событие или операцию, которые влияют на финансовое положение компании, движение денег и на финансовый результат деятельности организации. Получается, что первичная документация – это документы, которые используют в учете для оформления фактов хозяйственной жизни. Причем первичные учетные документы – это обязательные бумаги не только для бухгалтерского учета, но и для налогового учета.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта.

Работа с первичной документацией – одна из основных задач бухгалтерии. Ведь от правильности оформления бумаг зависит учет расходов и вычетов.

Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным, ведь первичная бухгалтерская документация – это бумаги по каждой операции, сделке или событию, которые возникают в процессе работы.

Для систематизации и раскрытия темы первичной учетной документации я предлагаю следующий реферат.

1. Понятие первичных учётных документов

В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция должна отра­жаться только на основании документов, удостоверяющих ее соверше­ние^[1]. 

Первичное наблюдение – целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.

По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Документ – материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

---

Согласно классификации бухгалтерских документов по степени обобщения учетной информации выделяют первичные документы.

Кроме того, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимают зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.^[2]

Документирование всех хозяйственных операций позволяет осущест­влять сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными процессами.^[3]

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

1) контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;

5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Каждый документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.

Бухгалтерский документ–это письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение.

Первичный учётный документ – это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной жизни.

 По законодательству РФ о бухгалтерском учете первичные учетные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется бухгалтерский учет, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции.^[4]

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом^[5]. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документации, которой оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

---

Документы несут, с одной стороны, экономическую информацию путем группировки и обобщения цифровых показателей фактов предпринимательской деятельности и, с другой стороны, юридическую информацию путем оформления в установленном порядке совершенного факта предпринимательской деятельности организации^[6].

Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изначальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций называют первичным учётом.

Первичные бухгалтерские документы необходимы для:

- обоснования учетных записей;

- передачи указаний от распорядителей до исполнителей.

- контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности организации;

- фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих мест в

- предпринимательской деятельности.

Например, если в организацию поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ – приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объёма запасов, оправдывает наличие материалов. При этом сначала поступает материал, а затем составляют документ. Если касса организации выдаёт наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ – расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Причём деньги подотчётному лицу выдают одновременно с распиской последнего в документе, что деньги получены. Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным − непосредственно после его окончания.

Организация обязана хранить первичные документы в течение сро­ков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государ­ственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за орга­низацию хранения первичных учетных документов несет руководитель организации.^[7] Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведётся регистрационный журнал архивных дел.

Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера. Первичные учётные документы, подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года^[8]. Правила организации бухгалтерского учёта содержатся в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

---

Первичные учётные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или иное должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия^[9].

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета^[10].

Поскольку оформление первичной учётной документации является началом учетной регистрации хозяйственных операций, они составляют основу учетной информации, обеспечивая бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.

2. Требования, предъявляемые к первичной учетной документации

В связи с тем, что важнейшим условием оформления документации является наличие в документе всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля, бухгалтерские документы должны быть правильно оформлены и со­держать соответствующие реквизиты: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители опера­ции в натуральном и стоимостном выражении, а также наименование и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность оформления документа^[11].

 Обязательными реквизитами первичного учётного документа являются^[12]:

1. Реквизиты-идентификаторы первичного документа:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

2) реквизиты содержания первичного документа:

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

---

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

3)Реквизиты, придающие юридическую силу документу:

- подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

 В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета^[13]. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Вносить исправления в кассовых и банковских документах недопустимо.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью^[14].

Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

1) возможность визуального просмотра;

2) возможность получения бумажных копий;

3) соответствие типовым формам документов, возможность их

длительного хранения;

4) идентификация лиц, оформивших документ;

5) ограничение доступа к информации.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учётных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учёта, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта, и лицо, с которым заключён договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учётных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни^[15].

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учётного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счёт изготавливать на бумажном носителе копии первичного учётного документа, составленного в виде электронного документа^[16].

---