Файл: Первичные учётные документы для целей налогового учёта (Составление первичной учетной документации и исправление ошибок).pdf

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

3. Составление первичной учетной документации и исправление ошибок

Процедура составления документов регламентируется определенными требованиями, предусмотренными стандартами в области бухгалтерского учета.

Прежде всего, документ составляется на бланке типовой (унифицированной) формы или формы, разработанной предприятием, и утвержденной учетной политикой организации^[17]. Субъекты малого предпринимательства могут применять для документирования операций типовые межведомственные формы первичной учетной документации, ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные применительно к соответствующим типовым, которые содержат обязательные реквизиты и обеспечивают достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций.

Затем, при поступлении первичных документов в бухгалтерию, они подлежат обязательной проверке^[18]:

− по форме (формальная проверка) – устанавливают полноту и правильность заполнения реквизитов, наличие и подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц, наличие неоговорённых исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр (в денежных документах исправления не допускаются);

− арифметической проверкой проверяют правильность подсчётов сумм в документах;

− по существу (логическая проверка) – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, правильность их отнесения на соответствующие счета и включение в соответствующие статьи расходов и доходов. Логическая проверка позволяет выявить приписки в объёме выполненных работ, завышение себестоимости и т.д.; − специальная проверка применяется, когда возникает необходимость привлечь к проверке специалиста с узкой специализацией, к примеру, при проверке полноты выполнения всех технологических операций в производстве конкретного вида продукции.

 Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать подписи лиц, ответственных за их исполнение, их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы или действующим законодательством^[19].

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку. Таксировка – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др. Группировка – подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы; Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отражённой в документе. После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учёта, а документы сдаются в архив.

Ошибки, выявленные в результате проверки, разделяют на несколько групп:

·  по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

·  по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

·  по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

· зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма, так чтобы можно было прочитать исправленное; надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма; на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления;

· способом «красного сторно», состоящим в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, что в бухгалтерском учете заменяет знак минус; записи красными чернилами можно заменить записью черными или синими чернилами в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»;

· способом дополнительной записи, применяемым  случаях, когда сумма хозяйственного факта, записанного в правильной корреспонденции счетов, занижена.

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается^[20].

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

Исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

После обязательных проверок производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов (контировки), «гашении» (делают надпись и ставят штамп на документе). Бухгалтерская обработка завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичной учетной документации, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером^[21]. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта и некоторых других служб. Первичные учетные документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичная учетная документация для целей налогового учета

Множество первичных документов, так же как кирпичики, образуют фундамент здания, называемого бухгалтерский учет. На этом фундаменте строятся этажи, учетные регистры, т.е. сводные документы, в которых собираются все первичные документы и группируются определенным образом, и, наконец, это здание венчает крыша, т.е. отчетность предприятия, баланс и другие формы. Если неправильно, криво положить какой-либо кирпичик или совсем его не положить, то если вообще удастся построить это здание, то оно даст крен. Таким образом, к учету будут приниматься только правильно оформленные первичные документы. Только такие документы будут иметь юридическую силу.

То же самое можно сказать и о налоговом учете. Налоговый учет основывается на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом^[22].

Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, который предусмотрен Налоговым кодексом Российской Федерации.

К первичным документам относят: кассовые ордера, требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм^[23].

Налогоплательщик сам определяет порядок ведения налогового учета в учетной политике, которая утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые инспекции и иные органы не вправе устанавливать обязательные формы документов налогового учета. 

Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. 

Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. 

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком^[24]. 

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. 

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. 

Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом^[25]. Подтверждением данных налогового учета являются, в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ. 

При этом система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому^[26]. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета. 

Налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ)^[27].

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются затраты, обоснованные и документально подтвержденные (а в случаях, которые предусмотрены ст.265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации и содержащими обязательные реквизиты.

Документирование хозяйственных операций предприятия, включая оформление первичных учетных документов, должно осуществляться на русском языке.

Документы (в том числе первичные), подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены профессиональным переводчиком либо компетентным сотрудником организации^[28].

Налоговые органы вправе в соответствии с законодательством о налогах и сборах требовать от налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов^[29].

Должностное лицо вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, в том числе первичные^[30].

Отказ от представления запрашиваемой документации или непредставление ее в установленные сроки влекут ответственность, предусмотренную ст.126 Налогового кодекса^[31].

5. Регистры налогового учёта

Любая хозяйственная деятельность предприятия должна облагаться налогом, поэтому информационный сбор для последующего налогообложения и является конечной целью учета.

Главным назначением налогового учета является составление целостной и исчерпывающей картины о величине расходов и доходов учреждения. Они и определяют размер базы налогов на отчетный период. Также его функцией является обеспечение достоверными данными внешних и внутренних пользователей для контролирования процессов исчисления. Не стоит забывать также и о своевременности и полноте уплачиваемых налогов на прибыль.