Файл: Первичные учётные документы для целей налогового учёта (Составление первичной учетной документации и исправление ошибок).pdf

Суммирование различных показателей является основой организации процедуры  учета^[32]. Количественные данные прямо пропорционально влияют на размеры налоговой базы, а также на меру их систематизации в регистрах учета налогов. Одновременно они имеют влияние на порядок произведения деятельности по учету, на формирование и отражение в регистрах информации об объекте налогового учета.

Для ведения налогового учета предусмотрены специальные формы — регистры налогового учета. В любой момент фирму налогоплательщика может посетить налоговый инспектор с целью проверки налоговой документации. Поэтому иметь заполненные регистры – прямая обязанность предприятия. Нарушение или вовсе отказ от ведения такой документации сулит дальнейшие проблемы с Налоговой инспекцией.

Как правило, различные виды деятельности предприятия облагаются различными налогами. Регистры учета налогов — это формы, которые разрабатываются предприятием, а затем заполняются данными, необходимыми для вычисления налоговых сборов на прибыль. 

Главная функция налоговых регистров — это систематизация информации по имеющимся исходным данным касательно каждого вида налога. Так, регистры убивают сразу двух зайцев: с одной стороны, налоговым органам проще следить за деятельностью фирмы, а с другой — сама компания облегчает себе жизнь, имея под рукой верные показатели расчетов налогов.

К регистрам налогового учета Налоговый кодекс РФ относит:

1. Первичные учетные документы, т.е. бухгалтерскую документацию;

2. Аналитические регистры налогового учета;

3. Расчет налоговой базы.

Аналитические регистры налогового учета - сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированные в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

Эти регистры систематизируют данные первичных документов и служат основой для расчета налоговой базы. Записи в них производятся нарастающим итогом с начала года.

Формы аналитических регистров налогового учета разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике.

Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы^[33]. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.

---

Налоговый учет не содержит обязательного требования отражать хозяйственные операции путем двойной записи, как это принято в бухгалтерском учете. Аналитический учет данных налогового учета в целом должен быть так организован, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы. На основании итогов отдельных регистров формируются сводные регистры по доходам, расходам, суммам начисленной амортизации и другим показателям.

Предусмотрено ведение 51 регистра налогового учета с группировкой их по 5 разделам:

- Регистры промежуточных расчетов - 16 форм;

- Регистры состояния единицы налогового учета - 13 форм;

- Регистры учета хозяйственных операций - 7 форм;

- Регистры формирования отчетных данных - 12 форм;

- Регистры учета целевых средств некоммерческими организациями - 3 формы.

Регистры в указанных рекомендациях не приводятся, перечисляется лишь примерный объем информации для каждого регистра. Конкретная же разработка регистров должна производиться самими организациями.

Связь регистров промежуточных расчетов, предназначенных для показателей, не имеющих отдельных строк в декларации и предполагаемых Информационным сообщением, и элементов расчета налоговой базы в соответствии с Налоговым кодексом не очевидна (см. приложение 1 таб. 2).

Информационное сообщение предлагает, безусловно, не только удачные варианты промежуточных регистров, но и до конца не проработанные документы, построенные на основе одного или двух бухгалтерских (налоговых) регистров.

Налоговая база по каждому налогу рассчитывается на основании сведений накопленных в аналитических регистрах по результатам обработки первичных документов^[34].

На основании первичных документов и аналитических регистров проводится расчет налоговой базы. Позиции расчета отличаются от бухгалтерских аналогов как с точки зрения Плана счетов, формирующего прибыль на основании двух категорий: прибыль от продаж и разницы прочих доходов и расходов, так и сточки зрения бухгалтерской отчетности (форма №2 Отчет о прибылях и убытках), выделяющей три категории прибыль от продаж и разницу операционных и внереализационных доходов и расходов.

При расчете налоговой базы выделяются только внереализационные операции, а операционные включены в основную категорию^[35]. Прибыль в ней формируется как разница выручки и расходов по следующим операциям реализации:

1. Товаров (работ, услуг) собственного производства, имущества, имущественных прав;

---

2. Ценных бумаг, не обращающихся на организованном рынке;

3. Покупных товаров;

4. Финансовых инструментов срочных сделок, не обращающихся на организованном рынке;

5. Основных средств;

6. Товаров (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств.

6. Требования к регистрам налогового учёта

Данные об учете налоговых данных должны  фиксироваться перманентно и в строгом хронологическом порядке, так как иной способ заполнения может повлечь собой внимание со стороны налоговых служб^[36]. Налогоплательщик (то есть предприятие или компания) ведет аналитический учет таким образом, чтобы прослеживался порядок возникновения налоговой базы.

Хранение регистров учета налогов должно вестись в соответствии с несколькими правилами. Нельзя просто так исправлять в них какую-либо информацию. Исправления (даже если это исправления ошибок) должны вестись санкционировано и обоснованно с юридической точки зрения. Данные действия должны быть подтверждены наделенным особыми полномочиями лицом. Этот человек может вносить обоснованные исправления в документ, указывая дату и объяснение того, зачем он совершил это действие.

В отношении этих документов Налоговый кодекс полной ясности не вносил, определяя лишь их обязательные реквизиты^[37], по сути общие для любых документов, в том числе и бухгалтерских, но параллельно с изданием гл. 25 Налогового кодекса РФ.

При этом аналитические регистры в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

Название регистра налогового учета;

Число, месяц и год заполнения;

Измеритель (либо измерители, если их несколько) операций предприятия в форме натурального или материального выражения;

Сущность и предмет операционных действий, совершенных предприятием за данный период времени (хозяйственные и иные операции);

Подпись ведущего эти записи уполномоченного лица в регистре.

Заполнять документацию можно как в электронном, так и в бумажном виде^[38] — Налоговый Кодекс не имеет ограничений по этому поводу. Внесением данных должен заниматься уполномоченный сотрудник. На него и ложится ответственность по ведению регистров. Он должен не только проверять правильность вносимой информации, но и обеспечить надлежащие условия хранения документов, чтобы исключить малейшую вероятность того, что посторонние лица внесут какие-либо исправления. Оформление регистров, а также исправление и дополнение данных заверяется подписью ответственного сотрудника.

---

Из данных налогового учета должно быть ясно:

- как определяют доходы и расходы фирмы;

- как определяют долю расходов, учитываемых при налогообложении в отчетном периоде;

- какова сумма остатка расходов (убытков), подлежащих включению в расходы в следующих отчетных периодах;

- каков размер задолженности перед бюджетом.

В декабре 2001 года Министерство по налогам и сборам России ввело несколько ключевых понятий, относящихся к ведению регистров, таких как объект, единица, показатели и данные учета налогообложения. Они имеют такие формулировки:

Объектом называется все движимое и недвижимое имущество фирмы, а также ее обязательства перед другими предприятиями и хозяйственные операции, которые она выполняет;

Единицей именуется объект учета, данные о котором упоминаются в нескольких периодах налоговой отчетности, то есть перманентно;

Показателями являются количественные данные, относящиеся к объекту учёта;

Учетные данные – численные показатели величины или прочих характеристик, которыми обладает объект учета; они отражаются в таблицах, бухгалтерских справках и других документах предприятия — налогоплательщика; эти данные группируют информацию об объектах обложения налогами.

Тогда же и были предложены основные наименования регистров систем учета налогов, которые были поделены на пять следующих групп^[39].

Регистры расчет промежуточных значений

Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.

Регистры расчета хозяйственных операций

Следующие регистры содержат в себе кладезь полезных сведений о совершении предприятием различных хозяйственных операций. Налоговая база фирмы прямым образом зависит от этого вида операций, и так происходит каждый отчетный период. Примерами операций фирмы являются все действия по купле-продаже разных объектов, сделки с фирмами-партнерами. Также в этот перечень входит приобретение гражданских прав. Но и этим дело не ограничивается. Так, НК РФ предусматривает расширение перечня хозяйственных операций фирмы путем добавления в него действий, связанных с признанием долгов, и других объектов, которые облагаются налогом.

---

Учетные регистры состояния единиц учета налогов

Данный регистр показывает состояние отдельной единицы учета налогов. Весь пласт данных заносится в соответствующий регистр на протяжении каждого налогового периода. Очень важно то, что информация о единице отражала ее состояние на каждый момент времени периода налогообложения.

Учетные регистры формирования отчетных данных^[40].

Эти регистры дают представление о том, каков порядок получения количественных значений строк деклараций по налогам. Вместе с тем, в них заносится и информация, которая далее отправляется в регистры промежуточных расчетов или учетных регистры состояния единицы учета.

Регистры учета начисления средств некоммерческим предприятиям

Данный регистр формируется с целью обобщить информацию по всем средствам и услугам, полученным в результате благотворительной помощи, целевых и бюджетных поступлений. Актуален главным образом для некоммерческих и бюджетных организаций.

Подробнее о налогообложении некоммерческих организаций – на сайте ФНС по этой ссылке.

Регистры по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)

ак как работодатель является налоговым агентом по отношению к налогам, которым облагаются доходы физических лиц, то на него ложится обязанность учитывать выплачиваемые доходы своих сотрудников. Чтобы сделать это, предприятию необходимо разработать собственные формы регистров учета по НДФЛ. Правильный расчет подоходного налога вытекает из грамотного учета выплачиваемых заработных плат работникам.

Регистры по НДФЛ нужны как для налоговой службы, чтобы установить контроль за фирмами-работодателями, так и для самих предприятий, использующих наемную рабочую силу. Сбор такого рода информации о работниках, их заработной плате, всевозможных льготах, предоставляемых им, позволяет предприятию:

Следить за общей картиной по всем рабочим;

В конце года вести заполнение справок 2-НДФЛ;

Определять, когда работник имеет право на «детский» вычет, и когда он лишается такой привилегии;

Определять возможность других стандартных вычетов;

Находить случаи ошибочного и высчитывания и удержания налогового сбора;

Формирование регистра^[41]

Хоть НК РФ и не ограничивает компании в том, каким образом они будут высчитывать доходы и прилагающийся к ним НДФЛ, но все же кодекс обязывает указывать следующие сведения, заносимые в регистр:

---