Файл: Проектирование организации (Определение организационного проектирования).pdf

Содержание:

Введение

Проектирование организации – это важный процесс при изменении структуры или создании нового предприятия. Стоит заметить, что данная процедура является первоочередной в цепочке «монтирования» или обновления. Поэтому, правильно разработанный проект является главным винтиком системы.

Актуальность рассматриваемой темы очевидна. Создание и ведение проектов в современном мире выходит на первый план, так как необходимо учесть множество мелочей среди большого потока информации.

Таким образом, каждое предприятие, даже самое маленькое, нуждается в первоначальном проектировании. Видение структуры и целей позволяет создавать верные задачи. Далее, определяются верные шаги для выполнения задач, а, значит, для достижения желаемого результата.

Целью курсовой работы является получение знаний о понятии, этапах и методах организационного проектирования.

Соответствуя цели, задачи будут следующие:

• Раскрыть основные понятия организационного проектирования;
• Исследовать изменения структуры в случае реорганизации предприятия;
• Изучить модель построения структуры организации при управлении предприятием.

Объектом исследования выступает структура организационного проектирования. Соответственно, предметом будет процесс проектирования и развития системы управления.

1. ПОНЯТИЕ ОРАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

1.1 Определение организационного проектирования

Проектирование организации представляет собой сложный и интересный процесс с большим количеством нюансов и дополнений.

Необходимо рассмотреть определение, которое характеризует рассматриваемую тему.

Проектирование (от лат. Projectus – брошенный вперед) – это процесс, целью которого является создание прототипа, некоего прообраза будущег объекта или состояния. Включает этот процесс множество аспектов. Помимо технической стороны, рассматривается социальный, экономический и организационный процессы. Также, происходит описании состава и свойств объекта.

По сути, создание проекта – это систематизация элементов проекта, их объединение в одно целое. Они должны максимально четко и органично взаимодействовать друг с другом, быть дополнением друг другу.

Цели организационного проектирования:

• создание новой системы;
• частичное усовершенствование существующей организационной системы;
• радикальное преобразование существующей организационной системы.

Организационная система представляет собой совокупность двух частей:

1) механизма внутреннего функционирования, который включает элементы, необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности (функциональные и организационные структуры, организационные документы, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота);

2) механизма отношений с внешней средой, который содержит элементы, необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних отношений организации (законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т.п.).

Системы, выступая объектами проектирования, придают ему черты комплексности и системной целостности. С точки зрения определения места этого этапа в системе организационной деятельности проектирование может рассматриваться как подготовка действия или продукта, т.е. подготовительное действие, представляющее собой осмысление того, что подготавливается.

В связи с этим в процессе проектирования должны быть определены необходимые пропорции между элементами системы, осуществлено их пространственное размещение, регламентировано функционирование во времени, установлены наиболее рациональные варианты связей и отношений.

В структурном плане организационное проектирование различается в зависимости от объекта по ориентации: на создание новой системы, на частичное усовершенствование или на ее радикальные преобразования.

В современных условиях при проектировании организационных структур широко используется системный подход. Он предполагает учет внешних и внутренних факторов окружения организации. Как показывают исследования, эти факторы носят ситуационный характер и делятся на следующие группы:

1. состояние внешней среды;
2. технология работы в организации;
3. стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;
4. поведение работников;
5. размер организации.

Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм. Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации.

Под технологией понимаются действия работника, материалы, оборудование, а также способы, которые он использует для преобразования объекта своих действий. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям:

1. разделение труда;
2. группировка работ, т.е. создание подразделений.

Англичанка Д. Вудворт одной из первых установила взаимосвязь между технологией и организационным проектированием. В зависимости от типа технологии организационные структуры разделяются на несколько типов. С увеличением технологической сложности возрастают число уровней управления и организационная пирамида, увеличивается интервал контроля высшего звена управления. При технологии средней степени сложности интервал контроля менеджеров низших уровней становится наибольшим. Организации, характеризующиеся наибольшей сложностью и наименьшей сложностью технологий, имеют тенденцию к органическим проектам, а организации, использующие технологии средней степени сложности, предпочитают механистические проекты.

А. Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фирмой. Им был сделан вывод о том, что со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы для фирмы. Отказ от перепроектирования организации приводит к тому, что фирма оказывается не в состоянии достичь принятых ею целей.

Дж. Гилбрейт определил элементы современного организационного проектирования, а также влияние стратегии на дизайн организации и влияние дизайна на стратегию организации.

Выбор высшим руководством той или иной стратегии оказывает непосредственное воздействие на многие решения в отношении проектирования организации. Рассмотрим три возможные области стратегического выбора.

Первая касается той идеологии управления, которой придерживается высшее руководство. Ценности и принципы, лежащие в ее основе, могут решающим образом повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизация и децентрализация.

Вторая имеет отношение к тому, какие потребители будут обслуживаться организацией. Если у организации имеются индивидуальные и «организованные» потребители, то эта двойственность должна найти отражение при ее проектировании во всех элементах.

Третья область стратегического выбора — это рынки сбыта и территориальное размещение производства. Выход компании с целью размещения производства или продажи продукции за рамки национальных границ потребует учета при проектировании ее организационной системы фактора интернационализации и глобализации в бизнесе.

При проектировании необходимо учитывать потребности, интересы, установки, уровень квалификации, мотивации и дисциплинированности работников.

Размер организации оказывает гораздо большее, чем технологии, влияние на характер организационного проектирования и на саму организационную структуру. Он влияет на ее проект следующим образом: когда организации становятся крупнее, то они нуждаются в более сложных проектах.

Таким образом, роль стратегии, окружения, технологии и размера является центральной при принятии большинства решений организационного проектирования.

1.2. Сущность и признаки организации

Зачем нужны организации? Потому что с помощью организации можно сделать то, с чем в одиночку не справится ни один человек, каким бы умным и сильным он не был. Очень важное свойство организации носит название синергии и означает прирост дополнительной энергии, превосходящий сумму индивидуальных усилий их участников, которые они обеспечивают. В организации, кроме того, это явление управляемо. Ощутимый эффект дает одновременность и однонаправленность многих усилий. Сказывается также психологический эффект - соревновательность и одновременно взаимопомощь в совместном труде. Даже простое распределение труда уже усиливает эффективность работы (так называемое комбинирование труда). Еще больший эффект дает специализация. Можно сказать, что тайна организационного эффекта коренится в принципах объединения индивидуальных и групповых усилий: единство целей, разделение труда, согласованность и пр. В последние десятилетия изучение организаций стало главной зада- чей исследований, проводимых представителей различных научных дисциплин, в частности, социологии, социальной психологии, менеджмента, кибернетики и т.д. Теория организации – система научных знаний, обобщающая организационный опыт и отражающая сущность организационных отношений, их внутренние необходимые связи, законы функционирования и развития. Объектом теории организации является вся совокупность организационных отношений в обществе, или организационный опыт окружающей нас действительности, т.к. организационные механизмы лежат не только в основе человеческой деятельности, но и самой природы. Предмет теории организации – как общие, так частные закономерности, действующие в сложных организационных образованиях, организационные связи и отношения. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование для достижения общей цели или целей. Она состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой. Преимущество организаций заключается в том, что человек, становясь членом организации, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально.

Чтобы определить, что является организацией, надо выделить те признаки, по которым она отличается от других объединений людей. Таких признаков немного, но они очень важны для понимания организационных отличий. Первое, что отличает организацию - это наличие целей. Наличие целей позволяет выполнить основное предназначение организации - при- рост дополнительной энергии, превышающей сумму индивидуальных усилий участников, которые ее обеспечивают. То есть постановка и совместная реализация каких-либо целей, поставленных участниками организации или для участников, организует их усилия таким образом, что происходит усиление их энергии для совместной деятельности. Простой пример: если пять человек без предварительного договора и последующей организации будут пытаться перенести бревно, они могут даже не начать работу, выясняя - зачем нести, куда нести и нужно ли это делать вообще. Бригада же из пяти рабочих во главе с бригадиром сделают эту работу за достаточно короткое время. Поэтому следующим признаком будет наличие координирующего центра, в роли которого и выступают управленческие структуры. В организации, в отличие от свободных объединений, всегда присутствует внутреннее управление, которое определяет цели и задачи организации, планирует и организует деятельность по выполнению этих задач, контролирует соответствие результатов работы поставленным целям. Благодаря такому центру возможно саморегулирование деятельности организации, т.е. выбор наиболее оптимального способа действий без внешнего вмешательства. Для того чтобы организация состоялась, необходим определенный минимум участников. Организации могут состоять от нескольких человек до нескольких тысяч. Чем больше участников организации, тем сложнее ее структура, так как соединить усилия нескольких человек и управлять ими, конечно же, проще, чем тысячами. Важную роль в этом моменте играет субъективный фактор - желание самих членов организации принимать участие в ее работе. И, наконец, немаловажным признаком организации будет обособленность ее границ, отделяющих ее от других структур. Сюда входит расположенность организации, внутренняя упорядоченность, включая наличие определенных рабочих мест, оборудование для реализации ее деятельности. Как правило, организация представляет собой систему со своей совокупностью элементов, внутренними связями между ними и четко очерченными границами. Конечно, любая организация является открытой системой, испытывающей влияние внешней среды и оказывающей влияние на окружающую среду, но она обязательно имеет внутреннюю определенность и границы. Эти перечисленные признаки и есть определяющие для организации. Таким образом, признаками, отличающими организацию от других социальных объектов, будут те, которые выделяют ее из окружающей среды и структурируют в законченную систему.