Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования (Теоретические основы офиса управления проектами).pdf

Содержание:

Введение

В настоящее время многие компании совершили первые шаги на пути реализации проектных форм управления. Разработка и внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП) уже является не данью моде, а скорее насущной необходимостью. При этом одним из ключевых элементов КСУП все чаще выступает проектный офис (офис управления проектами, ОУП), который, решая ряд управленческих задач, обеспечивает работоспособность всей системы управления.

Более того, все чаще качество работы проектного офиса руководители оценивают по фактически достигнутым результатам в рамках проектов, реализуемых компаниями. Это говорит о значимости роли проектного офиса не только в выстраивании внутренних процессов и правил управления проектной деятельностью, но и собственно в управлении проектами. В то же время опыт показывает, что подходы к организации проектного офиса и его роли могут варьироваться.

Являясь элементом КСУП, проектный офис формируется и функционирует в соответствии с отведенной для него в рамках КСУП ролью. Детальному описанию состава КСУП, решаемым с ее помощью проблемам и получаемым эффектам посвящено довольно много материалов, в том числе учебных, поэтому в рамках данной работы эти вопросы не будут детально обсуждаться. Основной упор будет сделан на отдельные аспекты формирования проектных офисов.

Таким образом, актуальность темы исследования обусловлена важной ролью, которую играет проектный офис в современной системе управления.

Объектом исследования в работе выступает IT-компании ООО «ЛОИС», ООО ГК «ИВС», ЗАО «Прогноз» и ООО «Парма-Телеком». Предмет исследования – особенности организации и работы, а также эффективность деятельности ОУП указанных компаний.

Цель исследования – изучить особенности формирования, модели и типы проектных офисов, а также практические аспекты работы проектного офиса.

Задачи исследования:

- рассмотреть понятие и этапы формирования проектного офиса;

- выявить типы и модели проектных офисов;

- изучить функции отдельных типов проектных офисов;

- проанализировать эффективность работы ОУП на примере компаний ООО «ЛОИС», ООО ГК «ИВС», ЗАО «Прогноз» и ООО «Парма-Телеком» и дать рекомендации по улучшению их деятельности.

Теоретическую основу работы составили труды таких авторов, как Д.В. Гергерт, В.А. Гнедых, И.И. Мазур, А.В. Полковников, Е. Попова и др.

Методологическую основу исследования составили диалектический метод научного познания, принципы системного анализа, микросистемный и институциональный подходы, приемы и средства экономического и графического анализа.

Практическая значимость работы. Результаты исследования могут стать основой для написания дипломной работы, а также для продолжения исследования проблем создания и функционирования ОУП.

Структура курсовой работы. Исследование состоит из введения, трех глав основной части, заключения, списка использованных источников и приложений.

1. Теоретические основы офиса управления проектами

1.1. Понятие и этапы формирования офиса управления проектами

В современных рыночных условиях все больше компаний переходят на проектные формы управления. Это обусловлено преимуществами проектного взаимодействия, среди которых: возможность решения задач в условиях ограниченности ресурсов, гибкое реагирование на изменения внешней среды, обеспечения требуемого качества выпускаемого продукта, повышение эффективности внедрения инноваций (в том числе информационных технологий), что в конечном итоге способствует повышению конкурентоспособности, прибыльности бизнеса, формированию потенциала предприятия.^[1]

Современное управление проектом - это особый вид управления, который может применяться к управлению любыми объектами, так как проектный подход к организации работ применяется практически во всех сферах жизни общества: в экономической, производственной, финансовой, социальной сфере.^[2]

Основой проектного управления на предприятиях является организационно-методологическая структура, получившая название «комплексная система управления проектами» (КСУП), которая включает следующие аспекты управления; методологический аспект, организационный аспект, информационно-технологической аспект и административный аспект, основой которого является офис управления проектами.

Офис управления проектами (ОУП) - организационная структура, стандартизирующая процессы руководства проектами и способствующая обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами.^[3]

При этом управление посредством офиса может быть прямым - направленным на реализацию конкретного проекта в конкретной системе ограничений, или косвенным - оказание консультационных услуг, реализация обслуживающих функций и т.д.^[4]

На сегодняшний день обязательным условиям успешного функционирования офиса управления проектами является автоматизация управленческого процесса: наличие компьютерных сетей, баз данных, систем электронного документооборота.

Основная задача создания проектного офиса - координация управления проектами в условиях ограниченности ресурсов для повышения эффективности деятельности, достижения оптимального результата.^[5]

Процесс управления в условиях функционирования офиса управления проектами как составляющей системы управления предприятия может быть представлен следующей схемой (рис 1).

Рисунок 1. Процесс функционирования офиса управления проектами

По отношению к внешней среде можно выделить следующие функции офиса:

- информационное обеспечение;

- взаимодействие с заказчиком (в том числе для государственных предприятий с функциональным заказчиком);

- финансовое обеспечение (в том числе при необходимости изыскание возможностей дополнительных инвестиций);

- материально-техническое обеспечение;

- взаимоотношение с деловыми партнерами (в том числе с соисполнителями, внешними экспертами, государственными организациями);

- формирование портфеля антикризисных мер управления проектами;

-участие в разработке общей стратегии предприятия и стратегическом планировании.^[6]

Во внутренней среде функционирование офиса позволяет более эффективно использовать технологический, организационный, коммуникационный, потенциал предприятия, способствует формированию кадрового потенциала как с позиции личностного ресурса (знание, опыт), так и с позиции организационной поддержки (создание организационных условий развития личности в процессе реализации проекта).^[7]

Следует особо выделить значение офиса управления проектами в формировании интеллектуального потенциала предприятия.

При этом интеллектуальный потенциал рассматривается как комплекс внешних и внутренних факторов.

К внешним факторам относится система взаимодействия с элементами внешней среды (инвесторы, деловые партнеры, заказчики).

К внутренним факторам можно отнести систему коммуникаций; отношения к нововведениям; обучение (и самообучение);систему мотивации; организационную культуру; эффективный административный потенциал; использование IT и т.д.^[8]

В условиях проектного управления проектный офис может иметь многоуровневую систему: нижний уровень - организация работ в рамках конкретного проекта, средний уровень - координация существующих проектов компании, верхний уровень - разработка проектно-ориентированной стратегии развития компании на основе прогнозирования и целевых ориентиров деятельности.

Последовательность развития проектного офиса может быть представлена на основе модели, разработанной консалтинговой компанией PM Expert, специализирующейся в области управления проектами. Модель включает четыре ступени развития проектного офиса в компании^[9]:

Ступень I - Формирование: регламентация работ, выстраивание процессов управления проектами, контроля, информационного и методологического обеспечения.

Ступень II - Расширение влияния: формирование базы данных, ресурсной базы, формирование и отладка информационной системы, создание эффективной модели коммуникаций, системы обратной связи.

Ступень III - Накопление и передача опыта: структуризация базы знаний, типологизация работ, оценка рисков, аудит, оценка степени удовлетворенности заказчика.

Ступень IV - Стратегическое управление: внедрения автоматизированной системы управления проектами, способствующего повышению эффективности проектной деятельности и формировании комплексной стратегии развития с учетом реализации проектноориентированных методов, развитие корпоративной культуры.^[10]

Другой взгляд на процесс формирования проектного офиса показан на рисунке 1 (приложение 1).

Ключевые показатели для измерения успеха проектного офиса могут быть рассмотрены на основании данных, полученных по результатам исследования Центра Бизнес Практик.^[11]

Среди них можно выделить рост продаж, рост чистой прибыли, соблюдение сроков реализации проекта от зарождения идеи до получения результата, оптимизацию расходов.^[12]

Анализ практического внедрения КСУП и проектных офисов, как составляющей системы управления показывает преимущества проектной модели управления, однако в госкорпорациях и предприятиях государственного сектора экономики внедрение КСУП и создание проектных офисов сопряжено с рядом трудностей, в числе которых преодоление административных барьеров, структурированная система взаимодействия между участниками проекта, жесткая регламентация деятельности.

Переход на проектную модель управления позволит предприятию:

- повысить интеллектуальный потенциал;

-оптимизировать ресурсы;

- быть более адаптивным в условиях нестабильности

- эффективно внедрять инновации.^[13]

Эти факторы будут способствовать повышению конкурентоспособности и развитию потенциала предприятий любой формы собственности в современных рыночных условиях.

1.2. Типы и модели проектных офисов

За последние 10–15 лет многие авторы предлагали различные подходы к классификации и определению видов проектных офисов. Представленные ими модели во многом схожи и в основном отражают либо набор функций проектного офиса, либо уровни его зрелости или развития, что часто напрямую соответствует объему выполняемых функций.^[14]

В книге Р. Арчибальда приводятся возможные функции проектного офиса и особо говорится об опасности подхода, при котором «в организации предпринимаются попытки «за одну ночь» (в авральном порядке) организовать офис управления проектами, способный выполнять все возможные функции».^[15]

Подход, при котором функции проектного офиса постепенно могут наращиваться в зависимости от уровня зрелости, прослеживается также и в других работах.^[16] При этом в книге Дж. Кендалла и С. Роллинза^[17] описан часто цитируемый подход к определению трех моделей проектного офиса (ранее предложен Gartner Group): «ОУП-репозиторий», «ОУП-наставник», «ОУП предприятия», а также предложена четвертая модель - «ОУП, ориентированный на быстрый результат». Основное новшество, заложенное в четвертую модель, - это ориентация на все проекты организации, увязка проектов с ее целями и стратегией. Фактически, четвертая модель - это модель проектного офиса, ориентированного не только на реализацию проектов, но и в первую очередь на поддержку менеджмента в решении бизнес-задач и достижении стратегических целей компании.

Кендалл и Роллинз предположили, что выбор оптимальной модели проектного офиса может зависеть от текущей организационной структуры компании. Это вполне логично, т.к. организационная структура во многом определяет порядок взаимодействия участников проектов. По мнению авторов, на выбор модели проектного офиса также влияют: