Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами» (Выбор средства для моделирования бизнес-процессов).pdf
Добавлен: 14.03.2024
Просмотров: 22
Скачиваний: 0
Основные языки описания бизнес-процессов:
- IDEF0;
- DFD в нотациях Гейна-Сарсона и Йордана-Де Марко;
- IDEF3;
- Oracle;
- BAAN;
- ARIS;
- Swimmer lanes.
Обычно, сначала строится модель существующей организации работы - AS-IS (как есть). На основе модели AS-IS достигается консенсус между различными единицами бизнеса по тому, «кто что сделал» и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс. Модель AS-IS позволяет выяснить, «что мы делаем сегодня» перед тем, как перепрыгнуть на то, «что мы будем делать завтра». Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаками неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы, неэффективный документооборот, отсутствие обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияния ее результат и т. д. Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (как будет) - модели новой организации бизнес-процессов.[4]
Модель ТО-ВЕ нужна для анализа альтернативных (лучших) путей выполнения работы и документирования того, как компания будет делать бизнес в будущем. Следует указать на распространенную ошибку при создании модели AS-IS - это создание идеализированной модели. Примером может служить создание модели на основе знаний руководителя, а не конкретного исполнителя работ. Руководитель знаком с тем, как предполагается выполнение работы по руководствам и должностным инструкциям и часто не знает, как на самом деле подчиненные выполняют рутинные работы. В результате получается приукрашенная, искаженная модель, которая несет ложную информацию и которую невозможно в дальнейшем использовать для анализа. Такая модель называется SHOULD_BE (как должно бы быть).
Иногда текущая AS-IS и будущая ТО-ВЕ модели различаются очень сильно, так что переход от начального к конечному состоянию становится неочевидным. В этом случае необходима третья модель, описывающая процесс перехода от начального к конечному состоянию системы, поскольку такой переход - это тоже бизнес-процесс.
Технология проектирования информационной системы подразумевает сначала создание модели AS-IS, ее анализ и улучшение бизнес-процессов, т. е. создание модели ТО-ВЕ, и только на основе модели ТО-ВЕ строится модель данных, прототип и затем окончательный вариант информационной системы.
1.3. Моделирование бизнес-процессов «КАК ЕСТЬ»
Рассмотрим организацию деятельности отдела предоставления субсидий в управлении социальных субсидий. В общем виде деятельность отдела предоставления субсидий представлена на диаграмме, реализованной с помощью BPwin в нотации IDEF0. (Рис. 2)
Рисунок 2. Модель AS-IS процесса «Назначение субсидии на оплату ЖКУ»
На входе в процесс стоят заявление о предоставлении субсидии и документы для назначения субсидии. Управление процессом ведется при помощи Правил предоставления субсидий на оплату ЖКУ, Регионального стандарта стоимости ЖКУ, Регионального стандарта нормативной площади жилого помещения. Деятельность отдела предоставления субсидий осуществляется специалистами данного отдела при использовании аппаратного и программного обеспечения. На выходе из процесса – сформированный электронный документ в банк.[1] На рисунке 3 отображена декомпозиция процесса назначения субсидии на оплату ЖКУ на следующие три под процесса, подробнее раскрывающие основную деятельность отдела предоставления субсидии: расчет и начисление субсидии, Перерасчет размеров субсидий, Формирование электронных документов в банк.
Рисунок 3. Декомпозиция процесса «Назначение субсидии на оплату ЖКУ» в нотации IDЕF0 модели AS-IS
Процесс расчета субсидий начинается с момента поступления заявления о предоставлении субсидии от заявителя, а также пакета документов, необходимых для ее назначения. Осуществляется данный процесс на основе правил предоставления субсидий на оплату ЖКУ и на основе региональных стандартов стоимости ЖКУ и нормативной площади жилого помещения. [2]
Подробнее процесс расчета субсидий можно рассмотреть на диаграмме потоков данных DFD «Расчет и начисление субсидий» (рисунок 4).
Рисунок 4. Декомпозиция процесса «Расчет и начисление субсидий» в нотации DFD модели AS-IS
Из диаграммы видно, что для определения социального положения заявителя ему необходимо собрать и предоставить определенный пакет документов. Необходимые данные заносятся специалистом отдела предоставления субсидий в базу данных для дальнейшей их обработки. В зависимости от социального положения определяется какой процент от совокупного дохода учитывать в качестве ограничителя. [3] Определение состава семьи заявителя, исчисление совокупного дохода семьи заявителя происходит аналогичным образом, что и определения социального положения, полученные из документов данные также записываются в базу данных. При определении размера субсидий учитывается в первую очередь сумма начислений и оплаты ЖКУ, сведения об отсутствии или наличии задолженности, так же в расчете участвуют данные ранее занесенные в базу данных. После расчета субсидии, в зависимости от результата, принимается решение о назначении субсидии или об отказе ее выплаты. В конечном итоге формируется личное дело получателя субсидии и официальный приказ о назначении субсидии. Подробное описание процесса определения социального положения заявителя представлено на рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция процесса «Определение социального положения заявителя» в нотации DFD модели AS-IS
Декомпозицию процесса определение состава семьи заявителя отражает рисунок 6.
Рисунок 6 – Декомпозиция процесса «Определение социального состава семьи заявителя» в нотации DFD модели AS-IS
Декомпозиция процесса исчисления совокупного дохода семьи заявителя представлена на рисунке 7.
Рисунок 7. Декомпозиция процесса «Исчисление совокупного дохода семьи заявителя» в нотации DFD модели AS-IS
На рисунке 8 представлена декомпозиция процесса определения размера субсидии.
Рисунок 8. Декомпозиция процесса «Определение размера субсидии» в нотации DFD модели AS-IS
После того как процесс расчета и начисления субсидии выполнен наступает этап перерасчета субсидии. Перерасчет осуществляется при возникновении каких-либо изменений в данных получателя субсидии. Для осуществления перерасчета необходимо предоставление документов, свидетельствующих о произошедших переменах. Плановый перерасчет субсидии происходит спустя 6 месяцев со дня назначения. Данный процесс представлен на рисунке 9.
Рисунок 9. Декомпозиция процесса «Перерасчет размеров субсидий» в нотации DFD модели AS-IS
На данном рисунке видно, что все под процессы имеют двойную связь с базой данных. При рассмотрении документов, предоставленных заявителем для перерасчета, происходит сравнение с данными, которые были представлены заявителем в прошлый раз. При обнаружении изменений в данных, изменения заносятся в базу данных и в личное дело. Пакет документов, предоставляемый для перерасчета полностью идентичен пакету документов, необходимых для первичного расчета и начисления субсидии. [2]
Разработка улучшения бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами»
При анализе существующих бизнес-процессов управления социальных субсидий можно проследить определенную сложность, возникающую на самих первых этапах представленных бизнес-процессов, т.е. в предоставлении необходимых документов заявителем. Сложность состоит в том, что сбор всех необходимых документов является довольно долгим и проблематичным процессом. Не у всех граждан вообще есть возможность собрать полный пакет требуемых документов. Определенный процент граждан вовсе не желает оформлять субсидию из-за осложненного процесса подготовки, что представляет собой негатив как для граждан, так и для управления субсидий. В связи с этим первоочередной задачей для управления субсидий является облегчение процесса подготовки документов для граждан, желающих оформить субсидию.
Решением обозначенной задачи может стать развитие и использование системы межведомственного электронного взаимодействия. Тем самым снимая с граждан обязанность предоставления большого количества документов. Для решения подобных задач моделирования сложных систем существуют хорошо обкатанные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.[5]
2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
Необходимо учитывать важные характеристики моделирования бизнес-процессов. В частности, к преимуществам моделирования бизнес-процессов относят: повышение качества и скорости оказания услуг специалистами; рост профессионализма сотрудников; повышение конкурентоспособности компании.
Это бы привело к получению материальных выгод по следующим направлениям:
а) уменьшение количества времени, затрачиваемого на оформление документации, что позволит сократить цикл основного производства;
б) сокращение объема документооборота, что позволит снизить расходы на хранение и утилизацию промежуточной документации;
в) наглядность представления и быстрота получения информации позволила бы ускорить и облегчить процесс принятия управленческих решений, что могло бы благоприятно сказаться на оказании услуг в целом.
Недостатки, в свою очередь: усиление эксплуатации сотрудников и связанные с этим проблемы социально-психологического характера; необходимость проведения целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры.
В ходе курсовой работы необходимо построить и проанализировать бизнес процессы модели «КАК ЕСТЬ» для управления социальных субсидий, выявить основные недостатки этой модели и смоделировать бизнес-процессы «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».
В качестве главного недостатка модели «КАК ЕСТЬ» была названа
неудобная для клиентов управления субсидий система сбора данных. В качестве решения предложена для использования система межведомственного электронного взаимодействия. В качестве положительного эффекта от предложенных изменений ожидается в первую очередь значительно более быстрый прием документов у граждан, что создаст более благоприятное впечатление об управлении и увеличит количество клиентов.
Вторым по значению положительным эффектом можно назвать возникающую возможность перерасчета субсидии без присутствия заявителя. Так же становится возможным возобновить субсидию для тех граждан, для которых она была приостановлена в силу разных причин и так же без обращения заявителя, в случае перемены ситуации в их пользу. Еще одним плюсом обращения за информацией напрямую в ведомства является исключение ошибок и искажения информации как преднамеренно, так и непреднамеренно.
Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели – ее универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя эту методологию, будут иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.
Моделирование бизнес-процессов «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
С учетом изменений организации процесса приема документов процесс расчета и начисления субсидий представлен на рисунке 10.
Рисунок 10. Декомпозиция процесса «Расчет и начисление субсидий» в нотации DFD модели TO-BE
На данном рисунке видно, что в качестве источника данных для расчета выступают базы данных различных ведомств. Декомпозиции подпроцессов, представленных на рисунке 10 показаны на рисунках 11, 12, 13, 14. Рисунок 11 представляет декомпозицию процесса определения социального положения заявителя.
Рисунок 11. Декомпозиция процесса «Определение социального положения заявителя» в нотации DFD модели TO-BE
Из рисунка видно, что заявитель на данном этапе представляет только документ, удостоверяющий его личность. Все остальные данные поступают от различных ведомств. На рисунке 12 представлена декомпозиция процесса определения состава семьи заявителя.
Рисунок 12. Декомпозиция процесса «Определение состава семьи заявителя» в нотации DFD модели TO-BE
Рисунок 13 отражает декомпозицию процесса исчисления совокупного дохода семьи заявителя.
Рисунок 13. Декомпозиция процесса «Исчисление совокупного дохода семьи заявителя» в нотации DFD модели TO-BE
