Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами» (Выбор средства для моделирования бизнес-процессов).pdf

Управление информационными ресурсами включает несколько этапов: от создания до уничтожения. Несмотря на кажущуюся простоту и отсутствие прямого влияния на денежный поток компании, процесс управления информационными ресурсами очень важен, ведь, как известно «кто владеет информацией - владеет миром». Управление бизнес-процессами – важнейший элемент системы управления современной компании. Методики процессного управления активно развиваются. Появляются новые и совершенствуются существующие инструменты для описания и регламентации бизнес-процессов. Активно используются подходы и инструменты для управления процессами на основе показателей (метрик). Но собственникам и руководителям компаний подчас не хватает системного понимания возможностей процессного подхода и методов его внедрения. Для совершенствования управления нужно системно представлять себе, существующие возможности.

В данной курсовой работе по разработке регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами» данные процесса не просто рассматриваются и изучаются. По данному процессу строится модель текущей организации, выявляются слабые места и предлагаются пути их устранения. Для демонстрации предлагаемых изменений и их последствий также используется моделирование бизнес-процесса.

Объектом исследования данной работы является отдел предоставления субсидий управления социальных субсидий администрации района.

Предметом выступает деятельность выше названного
органа по предоставлению субсидий на оплату жилого помещения и
коммунальных услуг.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами», выявление проблем в процессе предоставления жилищной субсидии.

Данная цель может быть достигнута путем реализации следующих задач:

построение и анализ модели существующих бизнес-процессов «КАК ЕСТЬ»;
выявление недостатков и предложение решения для их устранения;
построение модели бизнес-процессов «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».

В первой главе описывается организация бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами». Кроме этого, рассматриваются существующие стандарты моделирования и современные инструментальные средства построения моделей исследуемого бизнес-процесса. Моделирование бизнес-процессов «КАК ЕСТЬ». Во второй главе дается разработка улучшения бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами», характеристика объекта исследования, а также рассматривается его организационная структура. В заключительной главе формулируются рекомендации по реорганизации бизнес - процесса для целей его оптимизации.

1. Изучение текущей организации бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами»

Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации в самых разных областях знаний и практической деятельности. Законодательство Российской Федерации под информационными ресурсами подразумевает отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах. Ресурсы определяют как запасы, источники чего-либо. Сегодня понятие «информационные ресурсы» достаточно многопланово и включает в себя все многообразие документов на традиционных и нетрадиционных носителях. ^[1]

Информационные ресурсы подразделяются по классам собираемой информации.

Для организации управления информационными ресурсами необходимо:

создать соответствующую нормативно-правовую базу;
определить состав и правомочия владельцев информационных ресурсов;
сформировать необходимые финансово-экономические и организационные ресурсы и механизмы.

Необходимыми условиями эффективного управления информационными ресурсами являются организация учета существующих ресурсов, закрепление их в собственности (материальной или интеллектуальной) и определение правомочий владельцев.

Структура управления социальных субсидий администрации
района представлена на рисунке 1 и выглядит следующим
образом.

Рисунок 1. Структура Управления социальных субсидий администрации района

Основными задачами управления являются:

обеспечение правильного и своевременного назначения и выплаты пособий, субсидий, установленных правовыми актами Российской Федерации, и органов местного самоуправления муниципального района;
обеспечение правильного и своевременного назначения социальных выплат, установленных правовыми актами Российской Федерации, и органов местного самоуправления муниципального района;
возмещение расходов, связанных с предоставлением мер социальной поддержки по оплате жилых помещений и коммунальных услуг, организациям, оказывающим жилищно-коммунальные услуги;
координация деятельности структурных подразделений администрации, муниципальных унитарных предприятий.

Управление выполняет следующие функции:

1) информирование населения о порядке и условиях предоставления гражданам социальной помощи;

2) прием заявлений и документов у граждан, нуждающихся в социальной поддержке;

3) назначение, перерасчет, выплата субсидий, а также осуществление контроля над целевым использованием средств, направленных на социальную поддержку;

4) перечисление субсидий на банковские счета граждан;

5) проверка подлинности представленных заявителем документов, полноты и достоверности содержащихся в них сведений.

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

В первую очередь необходимо отметить, что деятельность управления социальных субсидий направлена на улучшение социального положения граждан, путем выплаты компенсаций по оплате жилищно-коммунальных услуг.

При постановке задачи необходимо определить исходные данные.

Для этого создаем 8 сущностей:

Заявитель;
Правила предоставления субсидий;
Региональные стандарты;
Источники баз данных различных ведомств;
Электронный документ в банк;
Специалисты;
Аппаратное обеспечение;
Программа для расчета субсидий.

Далее необходимо установить связи между сущностями. Сначала составим описание предметной области на естественном языке.

Специалист обязан обслужить заявителя и оформить заявление.

Каждый заявитель должен написать заявление.

Каждый заявитель предоставляет пакет документов.

Каждое заявление имеет пакет документов.

Специалист учитывает региональные стандарты.

Специалист исчисляет совокупный доход семьи заявителя.

Специалист использует источники баз данных различных ведомств.

Специалист составляет электронный документ в банк.

Специалист работает с программой для расчета субсидий.

Специалист составляет документ для расчета субсидии.

Таким образом, сформулируем имена связей:

СПЕЦИАЛИСТ обслуживает ЗАЯВЛЕНИЕ КЛИЕНТА.

КЛИЕНТ пишет ЗАЯВЛЕНИЕ.

ЗАЯВЛЕНИЕ имеет ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ.

АППАРАТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ имеет ПРОГРАММУ.

ПРОГРАММА работает с РАСЧЕТОМ СУБСИДИЙ.

ПРОГРАММА имеет БАЗУ ДАННЫХ.

СПЕЦИАЛИСТ собирает ДАННЫЕ.

СПЕЦИАЛИСТ составляет ДОКУМЕНТ.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов — это отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов при помощи графических, табличных, текстовых способов представления. Модель позволяет провести всесторонний анализ, взглянуть со всех точек зрения, увидеть то, что, возможно, не видят все работники предприятия, в том числе и руководство.^[2]

Первоначальным этапом моделирования бизнес-процессов является определение границ и выделение бизнес-процессов.

При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности «как есть» получается большое количество работ. Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать.

Бизнес-функция представляет собой специфический тип работы (операций, действий), выполняемой над услугами по мере их продвижения в бизнес-процессе. Как правило, бизнес-функции определяются самой организационной структурой компании, начиная с функций высшего руководства через функции управления среднего и нижнего уровня и заканчивая функциями, возложенными на производственный персонал.

Функциональный подход в моделировании бизнес-процессов сводится к построению схемы бизнес-процесса в виде последовательности бизнес-функций, с которыми связаны материальные и информационные объекты, используемые ресурсы, организационные единицы и т. п. Преимуществом функционального подхода является наглядность последовательности и логики операций в бизнес-процессах компании, а недостатком - некоторая субъективность в детализации операций.

Объектно-ориентированный подход предполагает в начале выделение объектов, а затем определение тех действий, в которых они участвуют. При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, программное обеспечение), которые осуществляют действия. Такой подход позволяет более объективно выделить операции над объектами и решить задачу о целесообразности использования этих объектов. Недостаток объектно-ориентированного подхода состоит в меньшей наглядности конкретных бизнес-процессов.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели.

Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

теоретическая база;
описание шагов, необходимых для получения заданного результата;
рекомендации по использованию.

Основное в методологии – дать пользователю последовательность шагов, которые приводят к заданному результату. Способность получать результат с заданными параметрами и характеризует ее эффективность.

В последние годы разработчики программных средств моделирования бизнес-процессов уделяют большое внимание преобразованию графических моделей в модели других видов, в частности в исполняемые, назначением которых является обеспечение автоматизации бизнес-процесса и интеграция работы задействованных в его исполнении информационных систем.

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области (организации): люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и т. д.

Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться:

последовательность выполнения во времени;
связь при помощи потока информации;
использование другим объектом.

Для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или, как принято говорить, атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта. ^[3]Состав атрибутов зависит от типа отображаемого при помощи модели реального объекта организации. Атрибутами могут служить такие характеристики, как номер объекта, название, описание, длительность выполнения (для функций), стоимость и др. На практике при создании моделей организации описание атрибутов объектов модели осуществляется при помощи специальных инструментальных средств моделирования бизнес-процессов. Это позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса более сложную «модель», на основе которой производят определенные вычисления, осуществляют анализ и оценку процесса.

На самом деле, несмотря на свое различие, в основном связанное с названием диаграмм и видов используемых объектов современные методологии описания бизнес-процессов практически идентичны и представляют с собой незначительные видоизменения двух классических схем – DFD (Data Flow Diagrams, диаграммы потоков данных) и WFD (Work Flow Diagrams, диаграммы технологических процессов).