Файл: Концепция электронного управления и пути ее реализации на региональном уровне.pdf

Система позволяет осуществить перечисленные операции по контролю исполнения документа путем формирования соответствующих отчетов. Шаблоны некоторых отчетов по контролю исполнения документов приведены в приложении №3.

2.5. Оценка эффективности

Система электронного документооборота СЭД ФНС на протяжении нескольких лет является крупнейшей в стране и претендует на одно из лидерских мест в Европе и мире. За разработку СЭД ФНС фирма-разработчик (ЗАО «Фирма «АйТи» Информационные технологии») стала лауреатом конкурса «Лучшие 10 ИТ-проектов для госсектора», который проводился в 2010 году с целью стимулирования органов власти на переход к предоставлению услуг в электронном виде. Организаторы конкурса - Академия народного хозяйства при Правительстве РФ, Издательская Группа «COMNEWS». Конкурс проводился при поддержке Министерства связи и массовых коммуникаций РФ [16.].

В настоящее время 70% документооборота ФНС России ведется в электронном виде. В результате внедрения СЭД сократилось время обработки документации. Стало возможным быстро осуществлять передачу информации между структурными подразделениями Федеральной налоговой службы, а, следовательно, принимать решения и согласовывать документы.

Система электронного документооборота сыграла значительную роль и в повышении уровня исполнительской дисциплины: движение документов абсолютно прозрачно, что облегчает контроль исполнения назначенных в системе поручений и соблюдением установленных сроков.

В приложении №4 приведен анализ эффективности внедрения СЭД-Регион в Управлении ФНС России по Псковской области. Приведенный анализ показывает, что на протяжении всего периода с момента внедрения СЭД-Регион количество обработанной входящей корреспонденции увеличивается. Количество обработанных входящих писем в 2010г почти в 2 раза (96%) превышает этот показатель в 2004г. При этом количество сотрудников Управления в 2010г сократилось по сравнению с 2004г на 16%.

2.6. Совершенствование СЭД-Регион

Так как информационные и коммуникационные процессы в любой системе управления никогда не прекращаются, внутренняя и внешняя информация постоянно меняются, то и любая информационная система должна следовать за этими изменениями. Информационная система должна постоянно развиваться в соответствии с изменяющимися предъявляемыми к ней требованиями. М. Мескон говорит: «Ни одна из систем … для обеспечения необходимой информации, не может быть (и никогда не будет) совершенной» [15.].

Одним из направлений совершенствования существующей системы СЭД-Регион является разработка в информационной системе режима, который позволяет оценить ход исполнения поручения.

В настоящее время руководитель узнает об исполнении поручения только при поступлении от исполнителя подготовленного документа на согласование. То есть процесс решения исполнителем поставленной задачи остается неподконтрольным руководителю. В случае неудовлетворительного выполнения поручения, несмотря на то, что оно выполнено в срок, у руководителя может не остаться времени на принятие корректирующего воздействия. Руководитель вынужден напрямую обращаться к исполнителю (при личной беседе или по телефону), чтобы получить от исполнителя предварительные результаты исполнения поручения, что является неэффективной тратой времени. Система СЭД-Регион должна предоставить руководителю возможность ознакомиться с рабочим вариантом подготавливаемого документа еще до окончания исполнения поручения.

По сути, с точки зрения теории управления возможность оценки предварительных результатов является реализацией этапа измерения результатов во время текущего контроля. Как известно этот этап процесса контроля является самым трудным и самым дорогостоящим элементом контроля [15., 374-376]. Поэтому максимальная автоматизация этой функции управления является целесообразной.

Заключение

Управление – это неотъемлемая часть человеческого общества. Основным процессом, протекающим в системе управления, является информационный процесс, то есть процесс обмена информацией между субъектом и объектом управления по принципу обратной связи. Основная деятельность субъекта управления – это прием, обработка информации, и оказание информационного воздействия на объект управления.

Рассматривая информационный процесс в системах управления человеческого общества, в связи с динамичностью его развития, становится очевидным важность эффективности управления в организациях. Эффективность управления во многом определяется применяемыми средствами для работы с информацией. По результатам исследования, проведенного в данной работе, можно сделать вывод, что в современных условиях использование информационных технологий является необходимым условием эффективной деятельности организации.

На примере Управления ФНС России по Псковской области рассмотрены показатели эффективности внедрения системы электронного документооборота. Статистический анализ показывает огромные темпы роста эффективности управленческого труда, которые в принципе не могли быть достигнуты ранее до появления персональных компьютеров.

Однако информационные системы требуют постоянного развития, так как система управления является динамичной: меняются требования к обрабатываемой ими информации, внешние и внутренние факторы системы. В качестве примера предложено разработать в системе СЭД-Регион режим, который позволяет руководителю оценить предварительные результаты в ходе текущего контроля исполнения поручения.

Список литературы

1. Игнатов В.Г., Албастова Л.Н. Теория управления: Курс лекций – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2006. – 464 с.
2. Мыльник В.В., Титаренко Б.П., Волочиенко В.А. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М: Академический Проект; Екатеринбург: Деловая книга – 2003. – 352 с.
3. Винер Н. Кибернетика, или Управление и связь в животном и машине. / Пер. с англ. И.В. Соловьева и Г.Н. Поварова; Под ред. Г.Н. Поварова. – 2-е издание. – М.: Наука; Главная редакция изданий для зарубежных стран, 1983. – 344 с.
4. Винер Н. Кибернетика и общество. / Пер. Е. Г. Панфилова; Общая редакция и предисловие Э. Я. Кольмана. – М.: Издательство иностранной литературы – 1958.
5. Бурганова Л.А. Теория управления: учебное пособие – М.: ИнфраМ, 2009. – 160 с.
6. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по дисциплине «Электронные системы управления документооборотом» / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права – М., 2003. – 168с.
7. П. Друкер. Задачи менеджмента в 21 веке. – Издательство «Вильямс», 2003. – 240 с.
8. П. Друкер. Практика менеджмента. : Пер. с англ.: - М.: Издательство «Вильямс», 2003. – 398 с.
9. Громов Г.Р. Национальные информационные ресурсы: проблемы промышленной эксплуатации. Москва, Наука, 1984
10. Нижегородцев Р.М. Информационная экономика. Книга 1. Информационная Вселенная: Информационные основы экономического роста. Москва — Кострома, 2002. — 163 с.
11. Пушкин. Информатика, кибернетика, интеллект.
12. Билл Гейтс, Бизнес со скоростью мысли. Изд. 2-е, исправленное – М..: ЭКСМО-Пресс, 2001. — 480 с.
13. Федеральная налоговая служба. [Электронный ресурс]:http://ru.wikipedia.org: Википедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Федеральная_налоговая_служба (дата обращения: с 01.02.2011 по 20.02.2011).
14. Лишние кадры ФНС. [Электронный ресурс]: http://www.buhgalteria.ru: Информационно-аналитическое электронное издание «Бухгалтерия.ru». URL: http://www.buhgalteria.ru/article/n44172 (дата обращения:20.02.2011).
15. Мескон, Майкл Х., Альберт, Майкл, Хедоури, Франклин. Основы менеджмента, 3-е издание: Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. – 672 с.
16. Приказ ФНС России от 01 июля 2010 г. № ММВ-7-4/312 «Об утверждении Положения об Управлении налогообложения Федеральной налоговой службы»
17. Лучший проект по переводу в электронный вид государственных услуг в сфере налогового учета. [Электронный ресурс]: http://www.itawards.ru: Конкурс «Лучшие 10 ИТ-проектов для госсектора». URL: http://www.itawards.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=27&Itemid=16 (дата обращения:20.02.2011).
18. Приказ ФНС России от 09 февраля 2009 г. №ММ-7-4/60 «О внедрении системы электронного документооборота в инспекциях ФНС России в рамках Перечня работ по информатизации ФНС России на 2009 год».

Приложения

Приложение №1. Структура ФНС России

Приложение №2. Структура Управления ФНС России по Псковской области

Приложение №3. Шаблоны отчетов в СЭД-Регион для контроля исполнения документов

Шаблон №1

УФНС России по Псковской области

Общий отдел

Календарь исполнения документов

c __________ по ___________

_______

Итого документов: ________

Шаблон №2

Приложение № к Сводной справке

Управление Федеральной налоговой службы по Псковской области

ПЕРЕЧЕНЬ

по состоянию на ____________

Начальник общего отдела _____________

Приложение №4. Анализ эффективности внедрения СЭД-Регион

В данном приложении приведен анализ эффективности внедрения СЭД-Регион в Управлении ФНС России по Псковской области за период с 2004 года по 2010 год. Выполнен анализ взаимосвязи следующих показателей: количество обработанных входящих писем и количество исполнителей. Под исполнителем здесь понимается сотрудник, в должностные обязанности которого входит исполнение прямых функций Управления. Рабочее место каждого исполнителя оборудовано персональным компьютером с доступом к необходимым для работы информационным системам. Исполнителями не считаются сотрудники, которые заняты обеспечением основной деятельности: водители, хозяйственные работники.