Файл: Концепция электронного управления и пути ее реализации на региональном уровне.pdf

Далее в данной работе будет рассмотрено применение системы электронного документооборота в Управлении Федеральной налоговой службы по Псковской области в качестве инструмента повышения эффективности управленческого труда в организации.

Глава 2. Система электронного документооборота Управления ФНС России по Псковской области

2.1. Федеральная налоговая служба России

Федеральная налоговая служба России – ФНС России – является федеральным органом исполнительной власти. Правовое положение ФНС определяется в конституционных нормах и положениях, нормах федеральных законов, указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, ведомственных нормативных актах Министерства финансов РФ. Основополагающими нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность ФНС, являются:

Налоговый кодекс Российской Федерации;
Постановление Правительства Российской Федерации от 17.05.2002 №319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 №506 «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе».

Согласно Российскому законодательству основными функциями ФНС России являются:

контроль и надзор за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и оборотом табачной продукции и за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации в пределах компетенции налоговых органов;
государственная регистрация юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, а также представление в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требований об уплате обязательных платежей и требований Российской Федерации по денежным обязательствам.

ФНС осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и государственными внебюджетными фондами, общественными объединениями и иными организациями.

По количеству сотрудников ФНС является одним из крупнейших государственных органов страны. В 2011 году численность сотрудников ФНС по всей стране составляет 170 тысяч человек [14.].

ФНС России представляют собой единую централизованную систему. Структура ФНС России приведена в приложении №1. Элементами структуры налоговых органов являются структурные подразделения различного уровня, в совокупности образующие определенную иерархию. В этой структуре существует вертикальная подчиненность нижестоящих подразделений вышестоящим подразделениям. Высшим подразделением является Центральный аппарат ФНС России. В его подчинении на втором уровне иерархии находятся Управления ФНС России по регионам (краям, областям, автономным образованиям). Региональные Управления обеспечивают деятельность Инспекций ФНС в пределах конкретного региона.

2.2. Автоматизации деятельности ФНС России

Необходимость автоматизации деятельности Федеральной Налоговой Службы возникла сразу при ее создании в связи с огромными объемами информации, необходимыми для ее функционирования.

В связи с многоуровневой структурой ФНС, эффект от внедрения информационных технологий мог быть обеспечен только путем создания единых территориально-распределенных информационных систем, которые действуют на всех уровнях ФНС начиная от Центрального аппарата до самой удаленной районной Инспекции.

На данный момент в ФНС России действуют информационные системы, выполняющие следующие функции:

хранение полной информации о налогоплательщиках (юридических лицах, физических лицах и индивидуальных предпринимателях);
прием налоговых деклараций от налогоплательщиков в электронном виде;
автоматическое начисление налогов и выполнение всех действий, связанных с налогообложением;
обмен информацией в электронном виде с внешними организациями: Пенсионным фондом РФ, коммерческими банками, Федеральным Казначейством, Бюро технической инвентаризации, Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), Госавтоинспекцией РФ;
электронный документооборот.

2.3. Система электронного документооборота СЭД ФНС

Одним из основных направлений автоматизации налоговых органов являлось создание системы электронного документооборота в связи с тем, что ежегодно в ФНС России поступают и обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и государственных структур.

В настоящее время во всех структурных подразделениях ФНС России действует система электронного документооборота «СЭД ФНС».

СЭД ФНС является трехуровневой единой территориально-распределенной системой электронного документооборота ФНС России, которая включает в себя:

Систему электронного документооборота центрального аппарата ФНС России (СЭД ЦА ФНС);
Систему электронного документооборота Управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации (СЭД-Регион);
Систему электронного документооборота для инспекции ФНС России (СЭД ИФНС).

Системы электронного документооборота всех уровней ФНС объединены в единую систему с использованием телекоммуникационных каналов связи.

Внедрение СЭД ФНС позволило достичь следующих целей:

создание единого информационного пространства для эффективного взаимодействия всех структурных подразделений ФНС России;
перевод документооборота и других видов информационных потоков в электронную форму;
сокращение сроков рассмотрения и подготовки документов;
обеспечение быстрой и гарантированной доставки документов до исполнителей.

Внедрение СЭД ФНС осуществлялось поэтапно, начиная с 1999 года. В ходе первого этапа в 2001 году внедрение системы было завершено в Центральном аппарате Федеральной налоговой службы. В ходе второго этапа, с 2002-го по 2004-й год, выполнено внедрение системы на региональном уровне в 86-и Управлениях Федеральной налоговой службы по субъектам РФ. В 2005 году стартовал завершающий этап создания единой системы электронного документооборота, в ходе которого в систему были включены около 1500 районных, межрайонных и городских инспекций ФНС России.

Схема внедрения системы электронного документооборота приведена на рисунке 1.

Функциональные возможности СЭД ФНС охватывают все ключевые процессы ведомства в области документационного обеспечения управления: обработку входящей / исходящей документации, работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов, ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.).

Рис. 1. Схема внедрения СЭД ФНС

Приказами ФНС России были утверждены регламенты обмена документами между Центральным аппаратом ФНС России, Управлениями ФНС России и подчинёнными им инспекциями ФНС России с использованием системы электронного документооборота.

Управление Федеральной налоговой службы России по Псковской области (далее - Управление) является самостоятельным структурным подразделением Федеральной налоговой службы. Основными задачами и функциями Управления являются обеспечение и координация работы всех налоговых органов Псковской области [16.].

Структура Управления приведена в приложении №2. Общее количество сотрудников Управления в 2011 году составляет 105 человек.

2.4. Система электронного документооборота СЭД-Регион

Внедрение системы электронного документооборота в Управлении ФНС по Псковской области было выполнено в 2004-2005 годах, а внедрение в инспекциях по всей области – в 2009 году [18.]. Количество сотрудников, рабочее место которых оборудовано персональным компьютером с доступом к СЭД-Регион, составляет 93 человека.

Для демонстрации функциональности СЭД-Регион рассмотрим реализацию в системе управленческой функции контроля. В данном случае это контроль исполнения документов.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В контроле исполнения документов можно выделить:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
контроль сроков исполнения задания.

Контроль сроков исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. В СЭД-Регион контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется на основе регистрационных данных, содержащихся в регистрационных карточках документов.

Контроль исполнения документов производится сотрудниками отдела общего и хозяйственного обеспечения, а также сотрудниками других отделов. Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших документов.

Регистрация поступивших документов на бумажных носителях производится в системе СЭД-Регион в день поступления. Для этого в СЭД-Регион сотрудником создается регистрационная карточка, в которой заполняются поля: «От кого», «Исходящий №» и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле «Кому».

Входящая корреспонденция в электронном виде автоматически поступает и регистрируется в СЭД-Регион без вмешательства пользователя: это все официальные документы из ФНС России, других Управлений, Межрегиональных инспекций, районных инспекций. В поступивших карточках документов уже заполнены поля «От кого», «Исходящий №», «Дата исходящего», а также вложены электронные образы документов с ЭЦП (электронно-цифровой подписью). В общем отделе проверяется правильность заполнения основных реквизитов, наличие электронного образа документа и ЭЦП, подлинность ЭЦП. В случае отсутствия ошибок, в поле «Кому» вносится наименование адресата, и карточка документа регистрируется и автоматически пересылается адресату. Одновременно отправителю электронного документа автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации. При выявлении ошибок регистрационная карточка документа возвращается отправителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его ставят на контроль сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Если документ при регистрации поставлен на контроль, сотрудником отдела, ответственным за контроль, может быть проведена проверка своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. С этого момента начинается контроль исполнения документа.

В течение срока исполнения документа осуществляются предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых фиксируются в регистрационной карточке.

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после фактического выполнения по существу, документального подтверждения исполнения и направления результатов заинтересованным организациям и лицам. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в регистрационной карточке СЭД-Регион.