Файл: Концепция электронного управления и пути ее реализации на региональном уровне.pdf

В данной работе рассматриваются вопросы эффективности управленческого труда, логически обосновывается необходимость применения информационных технологий для повышения его производительности на современном этапе развития общества. В качестве примера кратко рассмотрено внедрение системы электронного документооборота СЭД-Регион в Управлении ФНС по Псковской области.

Актуальность данной темы объясняется тем, что вопросы эффективности управления являются всегда важными для всех систем управления. В условиях рыночной экономики это тем более актуально для государственных структур и коммерческих организаций. В современных условиях проблему эффективности управления можно решить при помощи использования информационных технологий. В настоящее время руководством России взят курс на развитие информационного общества, развивается политика в сфере внедрения информационных технологий, приняты нормативно-правовые акты для формирования в Российской Федерации электронного правительства.

Кроме того выбор данной темы обусловлен личным интересом по вопросам сущности управления как информационного процесса.

Целью данной работы является изучение сущности управления и управленческого труда с точки зрения возможности повышения его производительности при помощи информационных систем.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть сущность управления, системы управления;
исследовать роль информации в управлении;
изучить специфику управленческой деятельности, важность повышения ее эффективности для функционирования системы управления;
рассмотреть современные инструменты повышения эффективности управленческой деятельности;
обосновать необходимость использования информационных систем для повышения эффективности управленческой деятельности;
рассмотреть успешное внедрение информационных технологий для управления организацией и проанализировать эффект от их внедрения на примере Управления ФНС России по Псковской области.

В данной работе не исследуется в целом явление управления. Из теории управления извлекаются только положения, которые показывают связь управления, информации. Также не рассматривается понятие информации. При описании используемой в ФНС России системы электронного документооборота, не рассматриваются ее технические детали. Важно было показать возможности современных информационных технологий. В качестве подтверждения эффективности внедрения СЭД-Регион приведен статистический анализ обрабатываемой корреспонденции за последние несколько лет.

Глава 1. Суть управления как информационного процесса

1.1. Сущность управления

Основу всякого человеческого общества составляет совместный труд людей, который характеризуется горизонтальным разделением труда отдельных членов общества и согласованностью их действий. Необходимость согласования, организации совместной деятельности приводит к возникновению вертикального разделения труда, когда работа по координированию действий отделяется от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления. Таким образом, возникновение и существование управления обусловлено общественным устройством жизнедеятельности людей. В теории управления понятие «управление» определяется как специфический вид деятельности по определению целей организации, разработке механизмов их достижения и координации труда членов организации для получения результатов, соответствующих целям [1., 9-16].

Наука управления изучает явление управления при помощи понятия механизма управления. Под механизмом управления понимается внутреннее устройство, совокупность состояний и процессов, из которых складывается управление. Механизм управления интегрирует основные элементы управления, раскрывает их взаимозависимость и упорядоченность. Основными элементами управления являются: система управления, управленческие отношения, функции управления, процессы управления. В свою очередь основные принципы функционирования разнообразных систем, к разряду которых относятся системы управления, были разработаны наукой «кибернетика», основанной американским математиком Н. Винером.

Кибернетика изучает системы, которые состоят из элементов, соединенных между собой цепью причинно-следственных взаимозависимостей. Работа одних элементов является причиной действия других элементов. Н. Винер для отражения этих зависимостей ввел понятие «обратной связи», а также впервые связал понятие «управление» с понятием «информация», сформулировав принцип единства информации и управления.

Согласно Н. Винеру для систем управления необходимым условием их эффективного функционирования является наличие обратной связи, сигнализирующей о достигнутых результатах. На основании полученной информации о результатах функционирования системы идет процесс корректировки управляющего воздействия. Система обратной связи в упрощенном виде приведена на рисунке 1.

Рис. 1. Схема системы управления с обратной связью

Обратная связь, с точки зрения кибернетики, является информационным процессом, так как связана с переработкой информации. Н. Винер развивал концепцию, которая предполагала, что процесс управления является процессом переработки информации и передачи ее для выполнения какого-либо действия.

Таким образом, управление всегда представляет собой информационный процесс. Сущность процесса управления заключается в получении, преобразовании и передаче больших количеств информации [2., 11-12].

Понятие «информация» Н. Винер определил следующим образом: «информация – это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему». «Информация есть информация, а не материя и не энергия» [3.; 4.]. То есть аналогично тому, как субстанцией физического мира являются материя и энергия, основой управления является информация.

1.2. Сущность управленческой деятельности

Возвращаясь к управлению в человеческом обществе, рассмотрим специфику управленческой деятельности человека.

Управленческая деятельность представляет собой специфическую разновидность трудового процесса, поэтому она характеризуется всеми присущими ему элементами – предметом труда, средством труда и самим трудом, а также его результатом. Учитывая информационную сущность процесса управления, можно сказать, что предметом и продуктом труда в управлении является информация. Информация, выступающая в качестве предмета труда, в ходе управленческой деятельности обрабатывается и как результат на ее основе создается продукт труда – решение. Решение – это также информация, исходя из которой, объект управления может предпринимать конкретные действия.

1.3. Информация

Таким образом, информация является необходимой для субъекта управления, то есть менеджменту, а также всем работникам умственного труда. «Ведь для работников интеллектуального труда, для менеджмента в частности, информация есть ключевой ресурс. Информация объединяет работников друг с другом и с организацией в целом. Другими словами, именно информация позволяет работникам умственного труда выполнять свою работу» [7.].

Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений она является важным ресурсом производственной деятельности организации.

Однако, для управления имеют смысл только определенным образом организованные сведения. Несистематизированная информация - это просто сведения, бесполезные для принятия решения. Одна и та же информация зависимости от формы организации может иметь разный смысл. Для разных работников и для разных целей одну и ту же информацию надо организовывать по-разному.

Таким образом, информация, которая будет в дальнейшем использована для принятия решения, требует предварительной систематизации. Следовательно, эффективность работы управленческого аппарата во многом определяется эффективностью обработки управленческой информации.

1.4. Эффективность управленческого труда

В условиях современного этапа развития человеческого общества, когда объемы управленческой информации достигли огромных объемов, задача повышения производительности управленческого труда становится наиболее важной.

Если рассмотреть всю историю развития производительности труда, то можно заметить, что до недавнего времени производительность труда повышалась в основном за счет повышения производительности физического труда. Вся история технического прогресса от овладения огнем до открытия ядерной энергии — это история последовательного подчинения человеку все более могущественных сил природы: тягловые животные, ветряные, водяные двигатели, тепловые двигатели, атомная энергетика. Задача, которая решалась на протяжении тысячелетий, — увеличивать различными инструментами и машинами физическую силу и производительность человека. Невиданными темпами производительность физического труда с момента зарождения первых школ теории управления. Она до сих пор стабильно увеличивается со скоростью в 3,5% в год - это означает, что со времен Тейлора производительность возросла в 50 раз. Именно на этом факторе роста основываются все экономические и социальные достижения XX века. Сегодняшнее общество сформировано производительностью работника физического труда [7.].

В ходе эволюции человечество предпринимало попытки повысить производительность умственного труда. Ф. Бэкон еще в XVI веке сказал «Голая рука и предоставленный самому себе разум не имеют большой силы. Дело совершается орудиями и вспоможениями, которые нужны не меньше разуму, чем руке». Однако, количество таких попыток создания инструментов, усиливающих природные возможности человека по обработке информации, составляет единицы: камешки абака, письменность, счеты, книга, книгопечатание, телеграф, телефон. И только в середине XX века появились персональные компьютеры [9.].

В результате, производительность умственного труда увеличивалась крайне медленно и значительно отставала по сравнению с производительностью физического труда. Так, темпы роста производительности труда рабочих в автоматизированных отраслях промышленности за последние десятилетия более чем в 20 раз превзошли таковые у служащих. При этом рост производительности умственного труда оказался преимущественно экстенсивным, поскольку происходил за счет количества занятых работников в информационной сфере.

Сегодня задача повышении производительности физического труда отходит на второй план, центральной задачей является именно всемерное повышение производительности умственного труда. Работники умственного труда очень быстро становятся самой крупной группой внутри рабочего класса развитых стран. В первую очередь именно от производительности этой группы работников будет зависеть будущее организаций и целых стран.

Питер Друкер говорит: «Самое главное достижение, которого менеджмент должен добиться в XXI веке, … связано … с повышением производительности работника умственного труда» [7.]. Необходимо максимально эффективно повысить его производительность.

Поскольку предметом управленческого труда является информация, то это можно осуществить путем применения современных средств труда, обрабатывающих информацию – персональных компьютеров и информационных систем. Таким образом, применение современных информационных технологий является единственным и естественным ответом на назревшую социальную потребность. Увеличение скорости переработки информации позволит существенно повысить производительность труда в информационной сфере и в итоге - вывести интенсификацию общественного производства на новую качественную ступень.

1.5. Современные информационные технологии

Современные информационные технологии - это приспособления для обработки данных. Информационные технологии обеспечивают снижение стоимости обработки информации и повышение эффективности управления ею путем организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов. Один из подходов для достижения этих целей – переход к безбумажной технологии управления, то есть к электронному документообороту.

Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его. Тем самым она решает часть задач и снимает эти рутинные задачи с управленца, повышая его концентрацию на более интеллектуальных задачах принятия решений.