Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление запасами»(Инфологическая модель и ее описание).pdf

Содержание:

Введение

Управление материальными запасами относится к одной из ключевых задач управления предприятием. В настоящее время руководство промышленных предприятий начинает осознавать необходимость и важность снижения издержек, в первую очередь, в сфере логистики, поскольку практика свидетельствует, что в общих логистических издержках затраты на формирование и хранение запасов занимают до 40 %.

Современные специалисты в области логистики отмечают значительную роль запасов в современной организации товародвижения и относят управление запасами к факторам, позволяющим повысить эффективность товаропроводящих процессов, а, следовательно, и качество логистического обслуживания участников коммерческих взаимоотношений. Запасы существенно влияют, как на технологию сбыта предприятий-производителей, так и на снабжение промышленных потребителей и предприятий торговли.

В условиях функционирования автоматизированной системы управления предприятием важное значение уделяется автоматизации расчетов по планированию, учету и анализу использования материальных ресурсов. Эти расчеты обычно выполняются в таких функциональных подсистемах, как управление материально-техническим снабжением, оперативным управлением основным производством, бухгалтерского учета и др.

Исходя из экономического содержания управления материальными ресурсами, под которыми мы понимаем процессы планирования, учета, контроля и анализа их использования и принятие решений по разработке и осуществлению мероприятий, позволяющих ликвидировать выявленные отклонения, обеспечить функционирование объекта в требуемых условиях, правомерно говорить о создании (или выделении) в автоматизированной системе управления предприятием комплексной подсистемы управления материальными ресурсами предприятия. Такая подсистема должна включать комплексы задач из различных функциональных подсистем, которые объединяются на основе организационного, информационного, технического, технологического и программного обеспечения

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Целью данного курсового проекта является разработка автоматизированной информационной системы управления запасами в АО «Сириус-Блек», занимающегося производством и реализацией молочных продуктов.

Для того чтобы автоматизировать учет складских операций и реализацию продукции, необходимо решить следующие задачи:

- Собрать материал о предприятии АО «Сириус-Блек»

- Обосновать использование вычислительной техники;

- Построить инфологическую модель;

- Охарактеризовать входную, результатную информацию;

- Реализовать выбранный вариант проекта;

- Дать экономическую оценку эффективности процесса внедрения.

Из рассмотренных вопросов теоретический и практический интерес представляет инфологическая модель (ИМ) – это описание информационной связи между подсистемами, задачами, документами, массивами и показателями предметной области, а также содержательная часть исходной информации о предметной области. Иными словами, сущность ИМ заключается в установлении соответствия между состоянием предметной области, его восприятием и представлением в базе данных. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием.

Важными вопросами являются полученные результаты по входной, условно-постоянной и результативной информации, для которых в работе разработаны следующие справочники: номенклатуры, материалов, мест хранения ТМЦ, контрагентов, виды договоров, единиц измерения и т.д.

Разработка и внедрение АИС управления запасами АО «Сириус-Блек» позволит предприятию:

- сократить избыточность хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти,

- уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте,

- увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации.

Глава 1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

1.1 ИНФОЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ И ЕЕ ОПИСАНИЕ

Цель инфологического моделирования — создать точное и полное отображение учета и анализа основных средств и нематериальных активов в АО «Сириус-Блек», используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

Инфологическая модель и ее описание предполагают моделирование входных, промежуточных и результативных информационных массивов предметной области и их характеристику. Поэтому инфологическая модель должна отображать, как на основе входных документов и нормативно-справочной информации о запасах происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирование выходных документов, т.е. отчет по книге продаж, отчёт по книге покупок и др.

Инфологическая модель (ИМ) – это описание информационной связи между подсистемами, задачами, документами, массивами и показателями предметной области, а также содержательная часть исходной информации о предметной области. Иными словами, сущность ИМ заключается в установлении соответствия между состоянием предметной области, его восприятием и представлением в базе данных. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием.

Модель типа сущность-связь – это неформальная модель предметной области, которая используется на этапе инфологического проектирования базы данных. Эта модель позволяет моделировать объекты ПрО, взаимоотношения объектов. Сущность – это процесс или явления, о котором необходимо хранить информацию в системе. В качестве сущностей рассматриваются материальные и не материальные объекты исследования.

Для данной работы в качестве сущностей служат первичные документы основных средств и нематериальных активов, массивы хозяйственных операций отражающих основных средств и нематериальных активов, обобщения учетных данных, журналы, учетные регистры, завершение учетного периода, бухгалтерский баланс и отчетность.

Нижеприведённая схема (рис.1.1.) показывает основные сущности, ключевые поля и атрибуты, входящие в каждую сущность предметной области дипломной работы. Там же показаны информационные связи и потоки информации, позволяющие решить поставленные задачи автоматизации учета и анализа основных средств и нематериальных активов.

Архив документов

Документы:

Счет фактура выданный;

Табличная часть счет фактуры;

Корреспондирующий счет;

Счет фактура полученный.

Журнал документов

Массив информации о хозяйственных операциях учета запасов

Массивы остаков и оборотов по счетам, субсчетам, аналитическим счетам

Выходные документы:

модель управеления производстенными запасами;

книга покупок;

книга продаж;

журнал выставленных счет фактур;

журнал чуета полученных счет фактур;

оборотно-сальдовой ведомости по счтеу;

отчет “Анализ счета”.

Рис. 1.1. Инфологическая модель обработка данных в АО «Сириус-Блек»

Приведенная модель состоит из нескольких взаимосвязанных основных блоков. Первый блок предназначен для отражения совершившихся фактов производственно-хозяйственной и финансовой деятельности в первичных документах по запасам. В результате этих действий в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные, т.е. бухгалтерские записи (массив информации о хозяйственных операциях учета запасов), относящиеся к каждому отдельному факту производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия.

Бухгалтерская запись в системе компьютерного учета представляется в виде простой или расширенной проводки (рис. 1.2.). Простая (1.2.а) и расширенная (1.2.б) проводки в информационной базе данных соответственно имеют следующую структуру:

а)

б)

Рис. 1.2. Структуры простой (а) и расширенной проводки (б)

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в АИС получила название “бухгалтерская операция”.

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.

Второй и третий блоки соответственно предназначены для хранения учетных документов управления запасами, т.е. создается архив документов и для записи этих документов в журнале учета запасов.

Четвёртый и пятый блоки предназначены для формирования информационной базы бухгалтерского учета запасов, содержащие массив информации о хозяйственных операциях учета запасов и массивы остатков и оборотов по счетам, субсчетам, аналитическим счетам.

На основе этих массивов разрабатывается стандартные и специализированные учетные регистры, т.е. выходные документы по учету запасов (шестой блок)

Составной частью информационной модели является документооборот первичных документов. Реализация документооборота осуществляется одним из следующих трёх моделей:

• в первой модели документ рассматривается как дополнение к хозяйственной операции;
• во второй модели документ рассматривается как средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях;
• в третьей модели документ рассматривается как вспомогательный информационный объект.

Первая модель реализует технологию работы с первичными документами и отражения этих данных в учетных информационных базах по схеме, приведённой на рис. 1.3.:

Ввод данных о хозяйственной операции ОС

Формирование реквизитов документа

Печать документа

Формирование записи о хозяйственной операции в учетной базе данных

Рис. 1.3. Схема для первой информационной модели

При такой модели бухгалтер, обрабатывая входящие документы, преобразует их в записи массива информации о хозяйственных операциях, которые отражаются в журнале хозяйственных операций. Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным.

Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:

возникновение хозяйственной операции  первичный документ  запись информации о хозяйственных операциях в массив.

По модели, приведённой на рис. 1.4., бухгалтер сначала заполняет форму первичного документа, а программа формирует документ. По данным, введенным на основе макета документа, программа формирует соответствующие записи массива информации о хозяйственных операциях.

Ввод данных в соответстии с экранной формой Документа

Правила формирования формы документа

Печать документа

Формирование записи о хозяйственной опера-ции в учетной базе данных

Правила контировки документа

Рис. 1.4. Схема для второй информационной модели

Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по схеме: