Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление запасами»(Инфологическая модель и ее описание).pdf

Идентификатор – это условие обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования.

Идентификация реквизитов первичных документов, условно-постоянной информации и сводных отчётов производится в процессе постановки задачи. При машинной обработке идентификаторам реквизитов соответствуют наименованиям полей в памяти машины.

1.3 ХАРАКТЕРИСТИКА ВХОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорил процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации включает комплекс взаимосвязанных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

Составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами; это – основные положения о составлении и оформлении документов и формуляр-образец, представляющий собой модель формы, присущей данной унифицированной системе.

Основным носителем информации является документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий, в соответствии с действующим законодательством, правовое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе бухгалтерского учета, представляет собой систему документации.

Основными носителями информации при автоматизированной обработки являются входные и выходные документы, т.е. бумажные или экранные носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений - выходными.

Для учета запасов используются разные документы. Одним из этих документов являются документы “Приходный кассовый ордер” и “Расходный кассовый ордер”. Документ “Приходный кассовый ордер” предназначен для ведения учета поступления наличных денежных средств в кассе предприятия. Электронная форма этого документа приведена на рис. 6.

Рис. 6. Электронная форма документа “Приходный кассовый ордер”

Описание реквизитов документа “Приходный кассовый ордер” приведено в табл. 1.

Таблица 1.

Реквизиты документа “Приходный кассовый ордер”

Аналогическую структуру имеет и документ расходного кассового ордера.

При бухгалтерском учете передачи товаров используются выданные счета-фактуры. Электронный вид документа “Счет-фактура выданный” приведен на рис. 7.

Рис. 7. Электронная форма документа “Счет-фактура выданный”

Описание реквизитов документа “Счет-фактура выданный” представлено в табл.2.

Таблица.2

Реквизиты документа “Счет-фактура выданный”

При поступлении товаров от сторонних организаций регистрируются полученные от них счета-фактуры. Электронный вид документа “Счет-фактура выданный” приведен на рис. 8.

Рис. 8. Электронная форма документа “Счет-фактура полученный”

Описание реквизитов документа “Счет-фактура выданный” представлено в табл.3.

Таблица.3.

Реквизиты документа “Счет-фактура полученный”

Подобным образом описываются и остальные входные документы.

1.4 НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

К условно-постоянной информации относятся те данные, которые используются во многих циклах обработки и остаются неизменными в течение длительного периода времени. В связи с тем, что условно-постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

Создание системы постоянной информации достигается централизацией хранения данных, повышения их достоверности, устранения дублирования, сокращения объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

Для хранения редко изменяемой информации используется так называемый справочник-констант (табл. 4.).

Таблица 4.

Список констант

Константами могут быть числовые величины и текстовые данные. Они хранят такую информацию как полное наименование организации, ее юридический адрес, фамилию руководителя и главного бухгалтера, дату регистрации предприятия, основную ставку НДС и т.д. Некоторые константы могут быть периодическими, т.е. принимать различные значения в зависимости от даты. Константы используются в расчетах, при формировнии документов и отчетов. Предприятия, его адресные и банковские реквизиты используются при автоматическом формировании платежных и иных документов.

Кроме условно-постоянной информации в АИС управления запасами используются следующие справочники:

• справочник номенклатуры;
• справочник материалов;
• справочник типов цен;
• справочник мест хранения МПЗ;
• справочник контрагентов;
• справочник видов договоров;
• справочник единиц измерения и др.

Справочник номенклатуры предназначен для ведения учета приобретаемых и продаваемых видов товаров и продукции. Электронная форма справочника “Номенклатура” приведена на рис. 9.

Рис.3.9. Структура справочника “Номенклатура”

Описание реквизитов справочника номенклатуры представлено в табл.5.

Таблица 5.

Реквизиты справочника “Номенклатура”

Справочник материалов предназначен для учета поступивших материалов на склад и норматив запасов материалов. Электронная форма справочника “Материалы” имеет следующий вид (рис. 3.10.):

Рис.3.10. Структура справочника материалов

Описание реквизитов справочника материалов представлено в табл.3.6.

Таблица 6.

Реквизиты справочника материалов

Справочник “Типы цен” предназначен для составления прайс-листов покупаемых товаров и продаваемой готовой продукции. Электронная форма справочника “Типы цен” имеет следующий вид (рис. 11.):

Рис.11. Структура справочника “Типы цен”

Описание реквизитов справочника “Типы цен” представлено в табл.3.7.

Таблица 7.

Реквизиты справочника “Типы цен”

Справочник “Места хранения МПЗ” предназначен для проведения учета материально-производственных запасов на складах предприятия. Электронная форма справочника “Места хранения МПЗ” имеет следующий вид (рис. 12.):

Рис.3.12. Структура справочника “Места хранения МПЗ”

Описание реквизитов справочника мест хранения МПЗ представлено в табл. 8.

Таблица 8.

Реквизиты справочника “Места храненеия МПЗ”

Справочник контрагентов предназначен для ведения аналитического учета (рис.13).