Файл: Организация управления проектами. Проектный офис, принципы и этапы формирования.pdf

Содержание:

Введение

Проектный офис (далее ПО) стал эффективным способом для достижения высоких результатов в бизнесе при минимальном задействовании ресурсов. Менеджмент проектами в условиях ограниченности ресурсов (финансовых, трудовых, временных и т.д.) дает три главных преимущества: высокую скорость реализации, рациональное эффективное использование всех ресурсов, и качественные результаты. Российский и международный опыт ведения бизнеса показывает положительный результат при внедрении ПО в свою деятельность. Общепризнанно, что проектный подход и создание ПО являются самыми эффективными способами для достижения поставленной бизнес цели. При создании ПО нужно иметь конкретные ответы на следующие вопросы, связанные, прежде всего с экономической рентабельностью и перспективностью.^[1][2][3]

Библиографический анализ, показал, что в большинстве крупных российских компаний в соответствии с лучшими мировыми практиками существенные изменения реализуются в форме проектов. В современном мире огромное значения имеют инновации и выделяемыми на них инвестициями, которые существенно могут повлиять на структуру организации и мотивировать руководство на создании ПО^[4][5].

В данной научно-исследовательской работе (НИР) сделан акцент на проблему измерения эффективности и обоснования полезности создания проектного офиса в организациях. Актуальность выбранной темы продиктована тем, что ПО благоприятно влияет на развитие бизнеса компаний, если все стратегические цели, которые поставлены перед компанией на определенный отчетный период могут быть реализованы через проектное управление и достигнуты. Объект исследования: управление проектами

Предмет исследования: теоретические и практические аспекты проектного офиса.

Цель исследования: исследование проектного офиса, его принципы и этапы формирования.

На основе целей исследования выявляем задачи:

1. Ознакомление с понятийным аппаратом проектного офиса;
2. Изучение принципов и признаков проектного офиса;
3. Классификация видов проектного офиса;
4. Анализ этапов создания и особенности функционирования проектного офиса.

Научно-исследовательская работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. Список используемой литературы включает 29 источников, состоящий из 17 источников, относящихся к учебной литературе и 12 научных статей.

Глава 1. Определение проектного офиса

Для представления, что такое «проектный офис» необходимо разобраться с основным определением «проект». Проект – это направленное изменение отдельной системы с установленными требованиями, направленное на получение качественных результатов в рамках ограниченных ресурсов и связанное со спецификой организации, характеризующиеся ограниченным временем реализации^[6][7][8].

Следовательно, портфель (портфолио) проектов – это группа программ проектов, отдельных проектов и связанной с этим операционной работы, приоритезированные и выполняемые для достижения стратегических целей организации.

Действия, выполняемые для реализации проекта, как правило, выходят за рамки обычных операций организации. Поэтому требуется другой подход к организации всего процесса работы. Наиболее необычный элемент в этом - необходимость управлять командой, которая в дальнейшем образует ПО, состав которой, как правило, изменяется по ходу реализации проекта^[9][10]. Изменения в составе команды происходят из-за^[11]:

• Требуемых в отдельно взятый момент времени специальных навыков и знаний^[12];
• Наличия возможности выполнения отдельных заданий у разных сотрудников из разных подразделений, а иногда и из других организаций.

Исходя из вышесказанного, ПО (англ. Project Management Office далее PMO)– это структурное подразделение организации, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по программам/проектам^[13][14].

Другими словами, цель проектного офиса – наводить и поддерживать порядок в управлении проектами в организации в той степени, в которой организации это необходимо.

1.1 Основные признаки и принципы проектного офиса^[15]

К основным признакам ПО можно отнести^[16]:

• Имеет вектор на получение конкретного результата;
• Ограничен по времени и ресурсам;
• Целенаправлен;
• Инновационнен (не для всех проектов).

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проектные офисы от других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет важный внутренний смысл, и поэтому их следует рассмотреть более детально

Вектор на получение конкретного результата

Проектные офисы нацелены на получение конкретных результатов. Именно ПО являются движущей силой проекта (инновации), и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты^[17][18].

Проектные офисы обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Например, основной целью проектного офиса, связанного с компьютерным программным обеспечением, может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического и программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня - разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью системы управления бузой данных, загрузка данных и так далее^[19][20][21].

Проектные офисы являются важным элементом менеджмента проектов, направленных на конкретное определение и выражение целей, используемых дедуктивный подход, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда следует, что ПО можно рассматривать как «маниакальное» преследование целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута конечная цель.^[22][23]

Координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий^[24][25]

Как правило, проектные офисы по своей структуре очень сложно устроены, так как они выполняют многочисленные взаимосвязанные функции организации (компании). Иногда, действия ПО достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более сложные проявления^[26]. Зачастую промежуточные этапы не могут быть завершены, пока не закончены работы на других заданиях; иногда некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее. Иногда в организации работы ПО допускаются ошибки, ведущие к асинхронизации выполнения разных заданий и в результате весь проект может быть поставлен под угрозу^[27]. В результате, ПО – это система, то есть единое целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению^[28].

Ограниченная протяженность во времени^[29]

Проектные офисы функционируют в течение конечного периода времени. ПО может быть расформирован, когда достигнуты его основные цели и налажена работа на предприятии (организации). Значительная часть усилий при работе ПО направлена именно на обеспечение того, чтобы конкретный проект был завершен в намеченное время^[30][31].

1.2 Классификация проектного офиса

Проектные офисы можно классифицировать по нескольким признакам^[32]:

• По масштабу (размеры, стоимость, количество участников) проектные офисы могут быть поделены на^[33]:

• Монопроектные офисы.

• Мультипроектые офисы.

• Мегапроектные офисы.

По типу проектные офисы могут быть поделены на:

• Технические.

• Экономические.

• Организационные.

• Социальные.

• Юридические.

• Другие типы (в зависимости от отрасли главной цели проекта).

• Смешанные (сочетающие в себе несколько типов).

По длительности проектные офисы могут быть поделены на^[34]:

• Краткосрочные (до 1 года).

• Среднесрочные (от 1 года до 5 лет).

• Долгосрочные (свыше 5 лет).

По сложности проектные офисы могут быть поделены на^[35]:

• Простые.

• Сложные.

• Очень сложные.

Также выделяют, следующие виды проектных офисов:

Поддерживающий проектный офис (Supportive PMO) – предоставляет методологию, шаблоны, ведет базу извлеченных уроков, поддерживает КСУП (корпоративную систему управления проектами), если она есть. Ход проектов не контролирует, максимум – собирает статистику по их ходу и по применению тех самых методик и шаблонов, и жалуется куда надо. Прямо на проекты не влияет и потому, в большинстве случаев, бессмыслен и никем не уважаем. Обратная ситуация возможна только при очень сильной поддержке топ-менеджмента, но в действительности успешный поддерживающий проектный офис встречается не часто.

Контролирующий проектный офис (Controlling PMO) – выступает не только в качестве методолога, но и в качестве центра экспертизы и контроля: участвует в принятии решений о продолжении проекта, учит РМов, помогает в каких-то сложных ситуациях, обеспечивает соответствие принятым проектным практикам и больно бьет за их несоблюдение, иногда – даже обеспечивает интегрированное планирование работ и ресурсное управление. Вот это уже более живой вариант, его все в меру боятся и уважают.

Управляющий проектный офис (Directive PMO) – непосредственно управляет проектами: распределяет РМов и другие ресурсы, определяет приоритеты, несет ответственность за ход и результаты проектов, отчитывается перед менеджментом. Иногда даже отвечает за соответствие проектов и стратегии организации (Strategic PMO), хотя это на самом деле уже про управление портфелем проектов (в английском языке есть термин Project Portfolio Management Office, PPMO).

В зависимости от статуса и характера решаемых задач, ПО может называться программным проектным офисом, в рамках которого решаются задачи планирования и управления бизнесом всей компании в целом. Если управление проектом нацелено на решение вопроса «как выполнить этот проект эффективно и рационально», то программное проектное управление бизнесом организации ищет ответ на вопрос «как сделать этот бизнес более чутким, адаптивным и, таким образом, более прибыльным в условиях быстро меняющегося бизнес-окружения и мультипроектного управления».

Эффективное применение программного проектного офиса на практике может дать следующие выгоды и преимущества:

• стандартизация проектной управленческой документации и методов управления проектами, прозрачное распределение ответственности за результаты проекта (проектов),
• распространение знаний и совершенствование навыков персонала,
• эффективный контроль за ходом и прогнозирование результатов проектов,
• учет и эффективное назначение ресурсов на проекты,
• глобальный обзор доступных ресурсов организации,
• согласование целей и задач отдельных проектов со стратегическими планами организации.

Из-за объективной ограниченности возможностей эффективного проектного управления во всем многообразии организационных структур (и в частности — в условиях функциональной структуры и слабой матричной структуры организации, например, министерства), маловероятно, что вся перечисленная выше совокупность задач будет решаться в рамках одного проектного офиса. Кроме того, спектр задач, решаемых проектным офисом в конкретной организации, будет зависеть от существующей корпоративной культуры и потребностей высшего менеджмента в повышении качества управления бизнесом.

Выводы по 1 главе: Внедрение проектного офиса положительно влияет на большинство бизнес-процессов, происходящих в рамках инвестиционного проекта^[36].

Основными преимуществами внедрения проектного офиса являются:

а) существенное снижение затрат на управление проектами,