Файл: «ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГОВОГО УЧЕТА».pdf
Добавлен: 14.03.2024
Просмотров: 24
Скачиваний: 0
Как проверить полномочия лица, подписавшего первичный документ? В первую очередь, при подписании договора с контрагентом, организация должна запросить:
— заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
— заверенную копию выписки из ЕГРЮЛ;
— доверенность или иной документ, уполномочивающий лицо подписывать документы от имени контрагента (например, приказ о праве подписи документов).
Такой перечень документов рекомендован представителями финансового ведомства (письма Минфина России от 21.07.2010 № 03-03-06/1/477, от 10.04.2009 № 03-02-07/1-177) и свидетельствует о проявлении должной осмотрительности налогоплательщиком.
Образец приказа на право подписи первичных документов приведен ниже.
Неотъемлемой частью приказа является приложение (см. Образец 2), в котором приводятся образцы подписей должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
Подписание документов директором — единственным учредителем организации
Хотелось бы остановиться на спорном вопросе возможности признания расходов в случае подписания первичных учетных документов по заработной плате директором — единственным учредителем организации. Речь идет о ситуации, когда директор — единственный учредитель организации начисляет себе зарплату и, соответственно, подписывает всю первичную документацию по оплате труда.
Позиция Минфина России (письмо от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790) заключается в принципиальной невозможности выплаты зарплаты директору — единственному учредителю организации, поскольку с ним нельзя заключить трудовой договор. Основная причина заключается в том, что подписание трудового договора одним и тем же лицом от имени работника и от имени работодателя не допускается (письма Минтруда России от 06.03.2013 № 177-6-1, от 28.12.2006 № 2262-6-1).
Следовательно, все первичные учетные документы, подписанные директором-учредителем организации, касающиеся оплаты труда, не могут служить основанием для их включения в состав налоговых расходов (письмо Минфина России от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).
Несмотря на то что в письме Минфина идет речь об «упрощенных» расходах, вывод с большой степенью вероятности можно распространить и на налогоплательщиков, применяющих общую систему налогообложения. Основным аргументом в пользу запрещения учета «зарплатных» расходов, по мнению Минфина России, является нелегитимность заключения трудового договора директором с самим собой. Представители финансового ведомства и ранее высказывали аналогичную позицию (письма Минфина России от 16.01.2015 № 03-11-11/665, от 17.10.2014 №03-11-11/52558).
Однако еще более десяти лет назад Пленум ВС РФ (п. 4 постановления ВС РФ от 20.01.2003 № 2 «О некоторых вопросах, возникших в связи с принятием и введением в действие Гражданского процессуального кодекса РФ») разъяснял, что отношения между единоличными исполнительными органами обществ (директорами, генеральными директорами), членами коллегиальных исполнительных органов обществ (правлений, дирекций), с одной стороны, и обществами — с другой, основаны на трудовых договорах. При этом положения ТК РФ не содержат запрета на заключение трудового договора с руководителем — единственным учредителем организации. То есть в том случае, когда функции руководителя осуществляет единственный участник (учредитель) общества, трудовой договор может быть заключен на общих основаниях (ст. 15, 20, 57 ТК РФ).
Но, принимая во внимание позицию Минфина России и Роструда относительно невозможности выплаты зарплаты директору — единственному учредителю организации, следует учитывать возможные налоговые риски в части исключения таких расходов из налоговой базы, независимо от правильности оформления первичных документов по зарплате.
Исправления в первичных учетных документах
Согласно п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.
Так, не допускаются исправления в кассовых и банковских документах (абз. 2 п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
В других первичных учетных документах внесение исправлений возможно.
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, исправления в первичном документе должны быть заверены представителями сторон, участвовавшими в составлении этого документа в соответствии с нормами Закона о бухгалтерском учете.
Порядок исправления ошибок в первичных учетных документах регламентирован п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). Алгоритм исправления ошибок заключается в следующем:
— зачеркивается ошибочная запись;
— ставится правильная запись;
— проставляется надпись «исправленному верить»;
— ставится дата внесения исправления;
— ставится должность лица и ФИО лица, которое вносит исправление;
— ставится личная подпись.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Следует обратить внимание на то, что при рассмотрении судебных споров документы, составленные с нарушением приведенных требований, не рассматриваются как надлежащие доказательства совершения хозяйственной операции.
Например, в одном из судебных решений (Решение Арбитражного суда Нижегородской области от 17.03.2015 № А43-27322/2014) исправленные товарные накладные не расценивались как доказательства, свидетельствующие о поставке товара, поскольку «...исправленные товарные накладные не содержат подписи лиц, составивших документ с исправлением с указанием идентифицирующих признаков, а также подписи уполномоченного лица ответчика».
По общему правилу, при выявлении в последующих расчетных периодах фактов, свидетельствующих о том, что в первичных учетных документах (актах) за предыдущие расчетные периоды содержатся недостоверные сведения, стороны обязаны внести исправления в ранее подписанные первичные документы в целях их достоверности.
Однако внесение исправления в первичные учетные документы, составленные в одностороннем порядке и содержащие исправления показаний приборов учета, в обоснование заявленного объема переданной электроэнергии, не может быть признано достаточным и достоверным доказательством потребления электрической энергии в большем объеме. Как отмечено в постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 №А41-53651/2014, «…одностороннее изменение сведений о количестве потребленных ответчиком энергоресурсов в счете и акте приема-передачи энергии, без взаимного волеизъявления сторон противоречит приведенным нормам права и не влечет правовых последствий».
Санкции за отсутствие первичных документов
Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета (к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (см. табл. 1).
Таким образом, если у налогоплательщика нет в наличии документов более чем за один налоговый период, сумма штрафа за отсутствие первичных документов вырастет в три раза.
Следует отметить, что с 1 января 2014 г., благодаря вступлению в силу поправок, внесенных Федеральным законом от 23.07.2013 № 248-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации», положения ст. 120 НК РФ применяются также к индивидуальным предпринимателям и налоговым агентам.
Несмотря на то, что в ст.120 НК РФ речь идет об отсутствии первичного документа, по мнению налоговиков, за составленный первичный документ с погрешностями (например, отсутствие подписи в накладной) налогоплательщику также грозит штраф по ст. 120 НК РФ (письмо Минфина России от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187).
За отсутствие первичных учетных документов должностные лица организации могут быть привлечены к административной ответственности (см. табл. 1)
Таблица 1
Санкции, за нарушения правил учета, предусмотренные НК РФ и КоАП РФ
|
Размер штрафа |
Нарушение |
Норма |
|
Налоговая ответственность |
||
|
10 000 руб. |
Нарушение совершено в течение одного налогового периода (при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ, и без занижения налоговой базы) |
Пункт 1 ст. 120 НК РФ |
|
30 000 руб. |
Нарушение совершено в течение более одного налогового периода (без занижения налоговой базы) |
Пункт 2 ст. 120 НК РФ |
|
20% суммы неуплаченного налога, но не менее |
Нарушение привело к занижению налоговой базы |
Пункт 3 ст. 120 НК РФ |
|
Административная ответственность |
||
|
От 2000 до 3000 руб. |
— нарушение привело к занижению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета; — нарушение привело к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% |
Статья 15.11 КоАП РФ |
6. Сроки хранения первичных учетных документов
Статья 29 Закона о бухгалтерском учете устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов — не менее пяти лет. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень).
При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.
Так, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2017 г., начнется с 1 января 2018 г.
Приведем сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов (см. табл. 2).
Таблица 2
Сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов
|
Наименование бухгалтерского документа |
Срок хранения |
Норма закона |
|
Кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты |
Не менее пяти лет при условии завершения проверки или ревизии и отсутствия споров и разногласий |
Пункт 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 362 Перечня |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) |
Не менее пяти лет |
Пункт 379 Перечня |
|
Лицевые счета работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 413 Перечня |
|
Исполнительные документы |
Не менее пяти лет |
Пункт 416 Перечня |
|
Договоры о материальной ответственности |
Не менее пяти лет после увольнения материально ответственного лица |
Пункт 457 Перечня |
|
Личные карточки работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 658 Перечня |
|
Графики предоставления отпусков |
Не менее года |
Пункт 693 Перечня |
Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), — не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Для некоторых налоговых документов существуют специальные сроки. В первую очередь, это касается первичных документов, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего перенесенного срока (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Поскольку полученный убыток по правилам налогового учета можно переносить на будущее в течение десяти лет (п. 2 ст. 283 НК РФ), а первичные документы отчетного года хранятся четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), максимальный срок хранения «убыточных» документов составит 14 лет.
Несмотря на то что для хранения документов, подтверждающих начисление амортизации, установлен общий срок хранения (четыре года), исчисление данного срока производится в специальном порядке (письмо Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270): четырехгодичный срок хранения документов отсчитывается с момента окончания амортизации по основному средству. Например, если по основному средству в последний раз будет начислена амортизация в июле 2015 г., то четырехлетний налоговый срок хранения документов начнет течь с января 2016 г. и закончится в декабре 2019 г. Но, поскольку в бухгалтерском учете первичные документы, связанные с формированием первоначальной стоимости основного средства, должны храниться не менее пяти лет, на практике используется максимальный срок хранения.
