Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Выполнение работ по должности служащего "Архивариус" Практическое занятие 6.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 04.02.2024
Просмотров: 40
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Выполнение работ по должности служащего "Архивариус"
Практическое занятие 6
Выполнил:
Обучающийся Дуркина Алина Рустамовна
Преподаватель:
Хомякова Наталья Викторовна
Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла)
Решите задачу.
Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.
Вопросы:
1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.
| УТВЕРЖДАЮ | | УТВЕРЖДАЮ | ||||
| Руководитель организации, передающей документы | | Руководитель организации, принимающей документы | ||||
| Петров | | А.Д. Петров | | Попов | | А.В. Попов |
| (подпись) | | (расшифровка подписи) | | (подпись) | | (расшифровка подписи) |
| Дата | 13.03.2023 | Печать | | Дата | 14.03.2023 | Печать |
АКТ
| От 13.03.2023 г. | № | 125 |
приема-передачи архивных документов на хранение
В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «Гюрза»
(основание передачи)
Фонд ООО «Гюрза»
(название передаваемого фонда)
Общество с ограниченной ответственностью «Гюрза» сдал,
(название организации, передающей документы)
| а | Государственное казенное учреждение «Государственный архив РФ» | принял |
| | (название организации, принимающей документы) | |
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
| N п/п | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество ед. хр. | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год | 3 | 200 | |
| 2 | Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год | 3 | 156 | |
| 3 | Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году | 3 | 30 | |
| Итого принято | Триста восемьдесят шесть | ед. хр. |
| Передачу произвели: | | Прием произвели: | ||||||||||
| Секретарь | | Вишерская | | К.А. Вишерская | | Архивариус | | Вахрамеева | | А.Я. Вахрамеева | ||
| (должность) | | (подпись) | | (расшифровка подписи) | | (должность) | | (подпись) | | (расшифровка подписи) | ||
| Дата | 13.03.2023 | | | Дата | 13.03.2023 |
Фонду присвоен №
2657-Гюрза
Изменения в учетные документы внесены.
| Архивариус | | Миранюк | | А.И. Миранюк |
| (должность) | | (подпись) | | (расшифровка подписи) |
| Дата | 13.03.2023 |
2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).
| № п/п | Наименование оборудования (материалов/предметов) | Примечание (количество, особенности и т.п.) |
| 1 | Обложка дела | Из качественного картона толщиной от 0,035 до 0,15 см. |
| 2 | Иглы | Оптимальный вариант - длинные, толстые изделия из металла высокого качества, 80 мм |
| 3 | Клей | Поливинилацетатный или другой синтетический клей (здесь важно качество выбранного состава) |
| 4 | Специальная струбцина | Для зажима пачки документов |
| 5 | Перфоратор | Им делаются отверстия внутри бумажных листов |
| 6 | Нить | Прочные качественные нити изо льна или хлопчатобумажной материи; Банковский шпагат, лавсановая лента, специальные прошивные нитки |
| 7 | Станок | Для прошивки документов |
| 8 | Маркеры, ручки, карандаши | Для подписи |
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)
Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.
| № | Способ переплета | Для каких видов документов применяется |
| 1 | Архивный переплёт документов | Документы на бумажной основе, имеющие левое поле не менее 2,5 -3 см. Самый простой способ переплёта. Поэтому используется чаще всего. |
| 2 | Составной переплёт | Используется для сшивки архивных документов, а также дел с долговременными и постоянными сроками хранения. Особенностью является прошивка на четыре прокола. Зачастую в такой вид переплета брошюруются бухгалтерские, первичные, а так же ценные документы. Документы с шириной левого поля 1,5-2,5 см. Документы, выполненные на плотной бумаге, которые могут быть часто востребованы для копирования, например, личные карточки (форма № Т-2), лицевые счета (форма № Т-54). |
| 3 | Составной переплёт с цельнокройным покрытием обложки | Для дипломных работ выпускников ВУЗов, кандидатских и докторских диссертаций, такой переплет определен соответствующими ГОСТами. Иногда таким переплетом оформляют документы в представительских целях: научные и финансовые годовые отчеты, коллективные договоры, перспективные планы и программы и т.д. |
| 4 | Книжный переплёт | В практике архивного дела используются различного рода нормативные, справочные и методические издания в мягких обложках. Блоки листов в таких изданиях скреплены клеем и в процессе пользования часто разваливаются, страницы выпадают. Продлить срок жизни такого издания можно с помощью переплёта в твердую обложку. |
| 5 | Тетрадный переплёт | Наиболее сложным, как по технологии, так и по затратам времени, представляется переплёт документов, выполненных на бланках в форме тетрадей. Они имеют очень узкие поля, что не позволяет сшивать их напрямую, а только в районе сгиба тетрадей. (Так, как сшивают тетради в книгах с твёрдой обложкой). Этот же способ переплета используется и при изготовлении бланков книг учёта архивных фондов и документов. Это так же могут быть табели учёта рабочего времени (форма № Т-49), многообразные книги учёта наличия и движения документов, материалов, работ. |
| 6 | Подшивка документов (обычно на 3 прокола) | Когда нет возможности осуществить переплет. |
Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. (максимальная оценка - 3 балла)
Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.
Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.
Ответ: Уничтожено дело с индексом 01-03 «Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности», так как истёк срок его хранения. Отметка ЭПК означает, что минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить.
Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)
Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
| № | Наименование электронного средства | Функции (для чего применяется) |
| 1 | Персональный компьютер | Для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания информационно- поисковой системы к документам архива, также подключенной к общим автоматизированным системам, имеющимся в организации. К основным техническим устройствам типового персонального компьютера архивариуса (комплект минимальной конфигурации) относятся:
|
| 2 | Принтер | Для печати информации из компьютера на бумагу (на твердый носитель) |
| 3 | Сканер | Оцифровка документов |
| 4 | Копировальный аппарат (ксерокс) | Предназначен для копирования бумажных документов |
| 5 | Шредер | Для уничтожения документов |
| 6 | Множительный аппарат | Для создания фонда пользования копий к документам архива |