Добавлен: 16.03.2024
Просмотров: 632
Скачиваний: 24
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Согласно установленному порядку не допускается сканирование с бумажных носителей и сохранение в сервисе электронного документооборота электронных образов документов и обращений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, тайну следствия или иную охраняемую законом тайну (в том числе биометрические персональные данные).
Электронные номенклатурные дела на хранение в централизованные архивы информационных центров МВД России не передаются, так как имеют временный срок хранения (не более 10 лет).
В органах внутренних дел Российской Федерации в настоящее время принимаются лишь первые шаги, направленные на совершенствование нормативного правового регулирования, которые позволили бы организовать эффективную деятельность по формированию архивов электронных документов.
Так, в феврале 2019 г. в ФКУ «ГИАЦ МВД России» приняты меры по пересмотру перечня документов, образующихся в процессе деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, и правил по его применению.
Новый перечень документов со сроками хранения, образованных в деятельности МВД России, сформирован на основании предложений заинтересованных подразделений Министерства и в соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, изданным Росархивом. В настоящее время он согласован со всеми заинтересованными подразделениями МВД России. Вместе с тем срок его согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве перенесен из-за создания в марте т. г. Отдела Министерства внутренних дел Российской Федерации по федеральной территории «Сириус», что требует учета интересов этого подразделения тоже и включения соответствующей графы звенности в подготавливаемый нормативный правовой источник.
Несмотря на принимаемые меры по нормативному регулированию вопросов формирования электронных номенклатурных дел, два ключевых аспекта все еще оставлены на усмотрение практиков делопроизводства:
1) совершенствование номенклатуры дел (при ежегодной подготовке перечня дел конкретного подразделения должностные лица сами определяют, какие номенклатурные дела будут сформированы в электронном виде, а какие исключительно на бумажном носителе);
2) работа с номенклатурой дел (так, в большинстве подразделений системы МВД России должностные лица все еще осуществляют работу по ведению номенклатуры дел на бумажном носителе).
Кроме того, на практике возникают вопросы по установленному порядку ознакомления с электронными номенклатурными делами. Так, право просмотра зарегистрированных документов и обращений в электронном виде, электронных номенклатурных дел предоставляется в рамках существующих типовых прав доступа через администраторов компонентов ИСОД МВД России.
Например, руководители, заместители руководителей любого подразделения системы МВД России, должностные лица подразделений делопроизводства и режима, должностные лица, осуществляющие контроль за исполнением документов и обращений в подразделениях системы МВД России, имеют возможность ознакомиться со всеми зарегистрированными в данном подразделении документами и обращениями, а значит имеют доступ ко всем электронными номенклатурным делам, формируемым в конкретном подразделении согласно номенклатуре.
Руководители и заместители руководителей структурных подразделений, входящих в состав подразделения системы МВД России, имеют возможность ознакомиться с документами и обращениями, исполненными исключительно во вверенных структурных подразделениях и приобщенных к электронным номенклатурным делам. Остальные должностные лица подразделений системы МВД России имеют возможность ознакомиться с документами и обращениями в электронном виде только в течение одного месяца после их исполнения и приобщения в электронное номенклатурное дело. Таким образом, возможностью online-доступа к электронным номенклатурным делам в условиях централизованного номенклатурного делопроизводства указанная категория руководителей и должностных лиц не обладает.
Вместе с тем руководитель подразделения системы МВД России по обоснованному письменному запросу руководителя подразделения делопроизводства и режима вправе принять решение об изменении прав доступа подчиненных пользователей сервиса электронного документооборота к зарегистрированным документам с учетом утвержденной номенклатуры дел в рамках типовых прав доступа. Таким образом, фактический доступ к конкретным электронным номенклатурным делам может быть открыт через администраторов компонентов ИСОД МВД России.
Электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в сервисе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Следует отметить, что доступ к документам, приобщенным к электронным номенклатурным делам, регистрация которых прошла более двух лет назад, затруднен по причине их автоматического перемещения на дополнительные электронные хранилища (архив долговременного хранения) сервиса электронного документооборота. Поэтому в практической деятельности, несмотря на активное использование сервиса электронного документооборота, большинство номенклатурных дел с недолговременным сроком хранения все еще продолжают формироваться на бумажном носителе.
Для развития ведомственного электронного документооборота, а также в целях внедрения и активного использования систем хранения электронных документов, помимо принятых в органах внутренних дел мер, требуется, на наш взгляд, повсеместное создание условий архивного хранения носителей электронных документов. Кроме того, следует проработать вопрос подготовки ведомственного нормативного правового акта, который бы определил организационные основы хранения электронных документов, с подробной регламентацией порядка применения предназначенных для долговременного хранения носителей информации, использования технических и программных средств, позволяющих обеспечить конвертацию и воспроизведение информации, осуществления контрольной функции, проведения миграции на новые носители и т. д.
Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что организация документооборота в органах внутренних дел является важным аспектом, напрямую влияющим на выполнение государственно важных задач, стоящих перед органами внутренних дел. Процесс работы с документами в органах внутренних дел достаточным образом проработан как на доктринальном уровне, так и на уровне нормативно-правового регулирования. Однако на практике ведение делопроизводства вызывает проблемы, причем основное большинство из них связано с введением электронного документооборота. Данные проблемы не имеют быстрого и одномоментного решения. Они должны решаться комплексно, на основании современных практических и теоретических разработок.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, можно сделать следующие выводы: в настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют огромное значение. Осуществляя управленческую деятельность, территориальные ОВД РФ получают от вышестоящих ОВД РФ документы, а также сами создают и используют разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие деятельность территориальных ОВД РФ. Реализация основных функций конкретного органа в структуре ОВД, его специальная деятельность или специальная компетенция, обслуживается специальным делопроизводством. К такому делопроизводству относится
составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность ОВД по основным направлениям деятельности, осуществляемым в рамках правоохранительных функций, и организация работы с такими документами.
Осуществление делопроизводства в ОВД производится на основании, как общего, так и специального нормативного регулирования. Общее нормативное регулирование ведения делопроизводства осуществляется ГОСТами и другими документами, устанавливающими единые правила к составлению документов и документообороту. Специальные акты регулируют особенности ведения делопроизводства в ОВД. Основным нормативным актом в данной сфере является приказ № 615, который детально регулирует осуществление документооборота в ОВД РФ, направлен на его систематизацию, унификацию и упрощение работы с документами путем использования унифицированных норм. На характеристику делопроизводства в ОВД оказывает влияние специфика осуществляемой деятельности. При этом речь идет как об общем делопроизводстве, так и о делопроизводстве специальном. Документирование и документооборот в органах внутренних дел являются необходимыми составляющими делопроизводства, с помощью которых обеспечивается выполнение важнейших организационных и управленческих функций органов внутренних дел.
Главной проблемой в организации делопроизводства правоохранительных органов в настоящее время является переход на безбумажный документооборот, от этого образуется ряд новых проблемных вопросов. Еще одним проблемным вопросом является наличие различных подходов к пониманию отдельных законодательных положений и отсутствие дополнительных методических документов, разъясняющих проблемные вопросы. В большинстве случаев проблемные вопросы организации и ведения делопроизводства напрямую связаны с наличием определенных обстоятельств, связанных с осуществлением управленческих функций в органах внутренних дел. Ключевыми направлениями совершенствования документационного обеспечения управления в органах внутренних дел Российской Федерации являются: нормативное правовое регулирование деятельности по расширению использования цифровых технологий в правоохранительной деятельности; внедрение эффективного механизма межведомственного электронного документооборота; развитие прикладных сервисов единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности в целях документационного обеспечения гибких поисковых запросов на основе комплексного использования информации, содержащейся в специальных документопотоках, их операционализации для выработки рациональных управленческих решений; автоматизированная разработка моделей типовых информационно-справочных документов посредством извлечения данных из различных источников, находящихся в электронном архиве.