Добавлен: 16.03.2024
Просмотров: 633
Скачиваний: 24
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
В последнее время органы внутренних дел, как и другие государственные организации, постепенно переводятся на электронный документооборот. В деятельности органов внутренних дел создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, директивы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии МВД России, протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и другие.
Таким образом, при подготовке документов, в том числе при использовании современных информационных технологий, необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
-
документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России, оформляться с учет -
документ должен быть написан официально-деловым стилем. -
изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование. -
применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении. -
документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания. -
документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов. -
документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. – в документе не должно быть помарок и исправлений.
2.2 Актуальные проблемы организации делопроизводства в органах внутренних дел
В течение последнего десятилетия в нашей стране проводится поэтапная административная реформа во всех ведомствах исполнительной власти, в том числе и в правоохранительных органах. В русле данного реформирования стоят и вопросы усовершенствования системы делопроизводства как для внутреннего пользования, так и для удобства взаимодействия с населением.
Так, мы согласны с мнением С. Г. Клюева, который выделяет следующие факторы, оказывающие существенное влияние на снижение эффективности функционирования системы документационного обеспечения управления органами внутренних дел Российской Федерации.
1. Несовершенство сложившейся системы управления документооборотом и информационными ресурсами в целом, характеризующееся в основном неопределенностью организационно-правового статуса данных функций и их недооценкой.
2. Несоответствие научно-методического обеспечения документационного обеспечения управления потребностям времени и развитию технологий обработки и передачи информации, а также изменений носителей информации.
3. Отсутствие единых требований к техническому оснащению системы документационного обеспечения управления, процессам документирования и движения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали» органов управления.
4. Несовершенство процессов систематизации, индексирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации должностными лицами органов внутренних дел, особенно характеризующееся отсутствием налаженной системы поиска нужной документации.
5. Недостаточное внимание кадровому обеспечению системы документационного обеспечения органов внутренних дел Российской Федерации, что характеризуется отсутствием ведомственной системы сертификации подразделений делопроизводства и режима.
В большинстве случаев проблемные вопросы организации и ведения делопроизводства напрямую связаны с наличием определенных обстоятельств, связанных с осуществлением управленческих функций в органах внутренних дел. К таковым можно отнести следующие: отсутствие определенной прозрачности в управлении (что влияет на согласованность управленческих решений, приводит к их несогласованности); несогласованность плановых операций по работе с документами и их невыполнение; потеря документов и информации. Это может быть вызвано отсутствием единой системы планирования, нарушениями при ведении делопроизводства, отсутствием навыков планирования у сотрудников, а также низкой исполнительской дисциплиной. Помимо этого на работу с документами оказывает негативное влияние большое количество «бумажной» работы и общая «бюрократизированность» операций и решений в органах внутренних дел. При этом в органах внутренних дел наблюдается текучесть кадров, которая влияет на мотивацию сотрудников. Это обусловлено отсутствием согласованной кадровой политики, реализуемой в процедуре управления.
Помимо изложенного в организации делопроизводства в органах внутренних дел можно выделить определенные вопросы, связанные с низкой квалифицированностью сотрудников по вопросам документационного обеспечения, например незнание или банальное несоблюдение сотрудниками установленных требований к оформлению документов. В результате этого возникает увеличение количества проверочных операций, увеличение времени на подготовку итогового варианта документа. Проблемой является также и неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Речь в данном случае идет об управленческих решениях, содержащих неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащие изданным ранее приказам. Создание документов, содержащих такие решения, обязательно вызовет поток дополнительных документов разъяснительного характера из структурных подразделений. Отдельным моментом можно выделить нарушение сроков работы с документами, несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений.
Также следует особо выделить в качестве проблемы неправильное толкование смысла и сущности перевода многих документальных операций в электронную форму. Использование компьютеров в процессах создания и подготовки документов, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной формах.
Еще одним проблемным вопросом является наличие различных подходов к пониманию отдельных законодательных положений и отсутствие дополнительных методических документов, разъясняющих проблемные вопросы. Кроме того, существуют отдельные вопросы, усложняющие работу в рамках специального делопроизводства. Речь, в первую очередь, идет об отсутствии законодательно закрепленных бланков документов специального делопроизводства (уголовно-процессуальных и административно-процессуальных). Существуют общепринятые формы документов, в соответствии с которыми оформляется печатно-бланочная продукция, однако такие формы в различных территориальных органах внутренних дел могут различаться.
Отдельно хотелось бы обратить внимание на тот факт, что многие вопросы, возникающие при документировании, документообороте, хранении или использовании документов, напрямую зависят от вопросов, возникающих в ходе самой управленческой деятельности, которая документируется. Так, неточное или неоднозначное толкование различных нормативно-правовых актов федерального уровня или ведомственного характера может вызвать безосновательное увеличение количества подготавливаемых документов, увеличение и усложнение документооборота и т.д.
Главной проблемой в организации делопроизводства правоохранительных органов в настоящее время является переход на безбумажный документооборот, от этого образуется ряд новых проблемных вопросов.
Применение современных информационных технологий в деятельности ОВД России имеет важное значение не только для удобства в работе за счет технической автоматизации отдельных процессов, но и для формирования положительного имиджа.
Так, в марте 2012 г. Министерством внутренних дел РФ была утверждена концепция создания единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности (далее - ИСОД) МВД России 2012-2014 гг. Хотя согласно некоторым источникам проведение комплекса мероприятий, предусматривающих внедрение унифицированных прикладных решений по основным направлениям оперативно-служебной деятельности, организацию по каждому из направлений соответствующих централизованных баз данных, создание единой инфраструктуры дата-центров для размещения этих баз данных и прикладных приложений по принципам «ведомственного облака», реализацию единой технологии регламентированного доступа к ним, начато уже с декабря 2011 г. [5, 1].
Создание ИСОД МВД России стало продолжением проекта единой информационно-телекоммуникационной системы (ЕИТКС) ОВД, который велся с 2005 г. Важнейшей составной частью этой системы являлась телекоммуникационная подсистема, обеспечивающая информационное взаимодействие всех подразделений ОВД с другими правоохранительными органами и госорганами различных уровней.
В настоящее время ИСОД МВД России является единым источником информации для всего личного состава системы МВД России, обеспечивает электронное взаимодействие, а также способствует повышению эффективности принимаемых управленческих решений за счет улучшения качества подготавливаемых отчетов, основанных на актуальных и достоверных данных, оперативном и своевременном анализе ключевых показателей деятельности МВД России.
Следует отметить, что организация работы с документами существенно влияет на оперативность и качество управления.
Очевидно, что в век информационных технологий только использование электронного документооборота позволит справиться с существующими объемами документопотоков.
В настоящее время при осуществлении делопроизводства информационные технологии применяются в ОВД по четырем направлениям:
-
для создания документов; -
для передачи информации (документов в электронном виде) адресатам в рамках электронного документооборота; -
для регистрации (учета) и контроля за сроками исполнения документов; -
для создания архивного электронного фонда, сохранения информации и быстрого ее поиска.
Сервис электронного документооборота (далее - СЭД) ИСОД МВД России предназначен для повседневного использования личным составом ОВД России.
Следует отметить, что указанный сервис используется не только для организации документооборота, т. е. охватывает не только процесс движения документа с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, но и для осуществления иных делопроизводственных операций, включая регистрацию документов, контроль за исполнением, информационно-справочную работу, оперативное и архивное хранение информации. Поэтому, на наш взгляд, корректнее было бы употребление применительно к сервису названия «Сервис электронного делопроизводства» ИСОД МВД России.
Система электронного документооборота разработана и установлена в региональных центрах обработки данных, расположенных в защищенном контуре МВД России.
Внедрение осуществлялось поэтапно в 2016 г. в соответствии с распоряжением МВД России № 1/9112 от 9 ноября 2015 г. «О мерах по переходу на электронный документооборот».
На первом этапе подразделения системы МВД России, подключенные к СЭД, перешли на регистрацию входящих, подготовленных (исходящих) документов, нормативных правовых, ведомственных актов и их пересылку в другие подразделения системы МВД России с использованием СЭД. Данный этап предусматривал изменение алгоритма деятельности подразделений делопроизводства и режима системы МВД России при организации документооборота.
На втором этапе должностные лица, осуществляющие руководящие функции, обеспечивали рассмотрение несекретных входящих документов, нормативных правовых и ведомственных актов с использованием средств СЭД.