ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 18.03.2024
Просмотров: 19
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Мы все разные и всегда нужно адаптировать любую систему под себя.
Я призываю, убирая тот или иной принцип, заглянуть немного вперед и посмотреть, как именно это повлияет на ваш процесс планирования в будущем.
ВНИМАНИЕ!
Для лучшей эффективности – внедряйте не сразу все принципы планирования в свою жизнь, а по 3-4 за раз в течение 2-3 месяцев и добавляйте новые по мере освоения. Вы можете адаптировать под себя и добавлять то, что удобно именно вам. Это очень интересно!
Работайте с гайдом на регулярной основе в течение года и корректируйте свою жизнь. В данном гайде в избытке базовой информации для внедрения планирования – остальное за действиями!
1. Самое важное – планируйте не слепо список дел, а всю свою жизнь. Внедрите стратегическое планирование.
Что это значит – начинаем планировать со своей большой мечты или цели жизни ( купить дом, переехать в другу страну, начать свой бизнес, купить машину) , ставьте РЕАЛЬНЫЙ срок для исполнения этой цели и все последующее планирование стоим исходя из задач, которые необходимо решить для исполнения свой цели.
Жизненная цель – планы на 3 года – план на 1 год – план на 6 мес – план на 3
мес – план на 1 мес – план на неделю – план на день.
Планы на свою жизнь — это ваша мечта, цель всей жизни и все ваши желания, идеология, картинка идеальной жизни (как из кино), что-то, к чему вы идете и что реально зависит от вас.
Думаю, гораздо интересней проживать свою жизнь с четкой картинкой идеального дня и идеальной жизни, представляя ясно сколько времени вы тратите на работу, какого рода эта работа, есть ли у вас семья и дети, включая в план время, которое вы проводите вместе и все материальные ценности и желания.
Здесь не о том, как заработать нужное количество денег, скорее о том, к какому образу жизни в целом мы стремимся.
2. Одно стратегическое дело в день.
Далее,после того, как мы расписали действия, начиная с масштабного к ежедневному, проследите за тем, чтобы КАЖДЫЙ ДЕНЬ у вас было хотя бы 1 дело, которое приблизит вас к своей цели.
Итак – 1 СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ДЕЛО В ДЕНЬ! – это очень важно! Потому что в суете дел мы постоянно теряем или убираем задачи, которые ведут нас непосредственно к нашей цели.
Когда мы обычно говорим о том, что 20% наших действий приносят 80% результата
– это как раз о том, что мы должны не забывать включать действия, которые ведут к достижению нашей цели. Какие эти 20% действий - таков и результат.
Пусть это так легко выглядит, на самом деле, все эти стратегически важные действия выглядят как «необязательные» и те, которые легко можно перенести на завтра. Они выглядят так, что если не сделать их сегодня, то ничего страшного не случится. Умейте их распознать и проявите должную дисциплину, чтобы двигаться к цели.
Расставляйте приоритеты – мы живем с ЦЕЛЬЮ, а все повседневные обыденные дела должны обслуживать эту цель или поддерживать нас на пути к ней. Не наоборот.
** Постоянно смотрите свои масштабные подцели и
задавайте себе вопрос: «что из этого я могу начать делать прямо сейчас»?
Очень часто мы прямо сейчас можем улучшить наши качество и уровень жизни на 20% и сделать что-то, что приблизит нас к цели.
Прямо сейчас! Посмотри какие именно шаги ты можешь предпринять именно сейчас для того, чтобы приблизиться к идеальному варианту себя?
***Поэтому - расставляйте и корректируйте приоритеты.
Не забывайте спрашивать себя – для чего я это делаю? Продвинет это меня к моей цели? Это доставит мне удовольствие? Что прямо сейчас важнее сделать? Что даст это прямо сейчас?
ЗАКРЕПИМ эти 4 пункта :
Все задачи должны:
иметь срок (дату, к которой должны быть завершены и время, которое вы планируете на это затратить) ;
быть разбиты на маленькие подцели вплоть до понятных конкретных действий и действий, которые вы будете предпринимать, если что-то пойдет не по плану
иметь приоритет по исполнению — пронумерованы по важности
3. Планирование месяца.
Итак, после того, как мы выписали наши глобальные масштабные цели, мы разбиваем их на месяца и переходим к детальному планированию предстоящего месяца.
Мы уже знаем, что нам предстоит сделать в этом месяце для достижения цели - это наши стратегические дела, иными словами, дела, которые изо дня в день помогают двигаться в нужном направлении).
Каждый день в месяце у нас должно быть хотя бы 1 стратегическое дело! Его легче всего перенести на потом, потому что обычно думаем, что ничего не случится, если мы его перенесем ( т.к. оно долгосрочное) тем самым отодвигая исполнение своей цели на долгие времена. Не попадайтесь в эту ловушку!
Далее мы выписываем на предстоящий месяц дела обязательные – это наши встречи, поездки, все то, что мы назначили и что отменить или пропустить нельзя. начиная от масштабной к повседневным.
Мы имеем весь список с делами на неделю и на 1 предстоящий день. среди которых есть стратегические цели, важные задачи, обязательные задачи и рутинные дела.
После того, как обязательные дела выписаны мы наполняем месяц текущими делами – это не сильно важные дела, но нам они нужны, для поддержания текущего состояния или жизнедеятельности. У каждого они свои. Они не сильно влияют на стратегические дела, но несут небольшой вклад. Обычно на них мы и концентрируем все свое внимание, когда 60% таких дел лучше убирать или делегировать.
И последние дела – это рутиные – вынести мусор, сходить за продуктами, приборка, отвести детей в сад или кружок, помыть посуду, приготовить ужин и тд. Их желательно делегировать в 80% случаев (делить с членами семьи, ставить на поток, объединять в группы, нанимать персонал). Эти дела занимают львиную долю времени каждого человека и обычно не несут никакой пользы.
После того, как все эти дела выписаны на месяц, распределяем их на недели. Я обычно делю месяц на 4 окошка (по неделям, а не по числам,т.к. я планирую недели и дни а не числа месяца) и начинаю разносить все известные заранее дела по неделям. Я разношу стратегические и обязательные. См. пример ниже.
4. Планирование недели.
После того, как я распределила все дела, которые знаю (я планирую так все поездки, встречи, цели по работе) на неделю, я выписываю каждую неделю на отдельный листок и делю ее на 6 окошек (пн, вт, ср, чт, пт, сб, а вс – я обычно не планирую, я отдыхаю и план отдыха я держу в голове, хотя нередко, когда планируется активный выходной, я планирую и его тоже) и оставляю место для дел, которые будут возникать по мере ее проживания. Обычно должно быть примерно 60 % свободного времени.
Я делаю такие таблицы в ежедневнике со спиралью и т.о. всегда могу переместить страницу с нужной мне неделей в нужное место, чтобы иметь фокус на делах и графике.
5. Планирование дня.
После планирования недели, я распределяю и разношу все стратегические, обязательные, текущие и рутиные (известные мне заранее) дела на каждый день недели отдельно. Для этого в моем ежедневнике выделены 6 следующих страниц, каждая из которой соответствует одному дню недели.
Также, я слежу за тем, чтобы в каждый день у меня оставалось примерно 50%
свободного времени на задачи, которые будут появляться позже.
У каждого может быть свое расписание и все, наверное, знают из фильмов примеры персонажей, когда их расписание расписано на месяц, а то и 2 вперед. Это как раз используется такая система планирования. Лично я слежу за тем, чтобы у меня не было сумасшедшего плотного графика, всегда была свобода для передвижений и поэтому правило «50% свободного рабочего времени» стараюсь поддерживать.
Планируя предстоящий день накануне вечером, я уже вижу в нем дела, запланированные ранее, и добавляю те, что появились недавно.
Каждый мой день распределен на секции, для которых отведено определенное время:
Обычно, каждую секцию в дне я отчеркиваю чертой, можно записывать их разными цветами или выделять любым удобным способом.
Секции моего дня:
В секции «Личное» я включаю «Здоровье» у меня всегда стоит 1 стакан воды, зарядка и медитация – с этого начинается мое каждое утро. Я всегда планирую на это 1-1,5 часа с утра. Потому что я так представляю себе идеальное начало дня.
Также в секции «Личное» я обычно пишу дела, которые вписываю в промежуток 1 час в день – я читаю или изучаю что-то новое или делаю что- то что люблю, например, уход за собой.
В секции «Стратегическая задача» вношу то дело, которое продвигает меня к моей цели изо дня в день.
"Обязательные задачи" - то что, мне нужно сделать по работе и отменить нельзя.
"Рутиные дела" - текущие задачи по работе и не только, здесь вы внимательно смотрите и анализируете каждую задачу с целью сэкономить время.
В секции «Семья» дела, которые делаю с сыном или мужем.
После этого я проверяю все задачи на «пригодность», точно ли мне нужно делать эту задачу.
Обычно я спрашиваю себя «что будет, если я это не сделаю»?? После того, как я убедилась, что все лишние задачи я вычеркнула я
6. Распределяю задачи по времени.
Когда начать делать и сколько я затрачу времени на это дело и, обязательно прибавляю 1 час свободного времени на незапланированные дела или отвлечения.
Я часто работаю с людьми и у меня есть свободное время, чтобы я могла ответить на все возникающие вопросы моих сотрудников. Чаще всего, я планирую время для обращений сотрудников и записываю их на прием на определенное время. Если есть небольшие и не срочные дела, звонки или что- то текущее я стараюсь решить эти вопросы в дороге или между делами.
Если мои дела уложились в нужное количество времени — я расставляю приоритеты по выполнению или просто ставлю знак восклицания напротив наиболее важных на сегодня.
Если я вижу, что количество задач не умещается по запланированному времени в выделенное для него время в окно «работа» (например), я смотрю на расставленные приоритеты и переношу те задачи, что в списке значились последними на следующие дни или делегирую их сотрудникам/ родным, если это возможно сделать.
После этого я снова проверяю укладываюсь ли я по времени с оставшимися задачами и двигаюсь дальше.
7. Представить свой день.
Посмотрите на свой день, который вы спланировали. Теперь мысленно проживите его.
Мозг завтра будет «уже знаком» с поставленными задачами и приступит к их выполнению легче. Также, если есть задачи, которые нам не очень нравятся, у нас есть ночь, на то, чтобы пройти стадию отрицания и принять эти задачи.
Представьте, что день прошел легко. Представьте, как вы делаете каждое дело. Проживите его максимально подробно и с ощущением комфорта.
Так мы настраиваемся на свой день и строим его. Настройтесь на каждое дело. Представьте, как будете выполнять. Теперь закрывайте ежедневник и займитесь чем-то приятным перед отходом ко сну.
ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
Планируя день, мы записываем все все задачи на день.
Прописываем время на выполнение каждой задачи — примерно, желательно прибавляя к каждому делу 10 минут на всякий случай.
Обязательно вносим минимум 1 свободный час в план дня на случай непредвиденных дел и отвлечений.
Считаем время, сколько уйдет на выполнение задач и если вы не укладываетесь в нужный временной промежуток — подумайте, какие задачи вы можете еще передать супругу/ помощникам и т.д. Какие дела можно не делать или сделать «по пути» куда-то или за одним с чем-то, что можем перенести. Убираем лишние дела (Я их замазываю штрихом) и вписываем новые и так делаем до тех пор, пока не останутся только самые важные дела, которые вы РЕАЛЬНО успеете сделать за день.
В план дня я вписываю все дела вместе — и рабочие и личные, от встреч по бизнесу до записать ребенка к зубному. Все задачи должны быть в одном месте, чтобы смотреть в одно место и держать фокус. Если делать это в разных ежедневниках – вы запутаетесь в какое время какой ежедневник смотреть, плюс это неудобно и громоздко. Слишком усложняет жизнь. Планирование же должно облегчать нашу жизнь.
В план дня я вписываю все задачи, которые планирую получить сотрудникам (если хочу их озвучить или обязательно нужно проконтролировать их выполнение) или сразу в список задач на Google диске (можно использовать программу Trello, если озвучивать задачи не обязательно.
В плане дня у меня есть разделы, и я отделяю их чертой: личные дела (утренняя медитация, чтение, йога), рабочие дела (список дел на работе), дела моего сына (секции, что купить, куда сходить, устроить встречу с его друзьями и т.д.). Подробнее о секциях дня смотрите выше). Секции у вас могут быть свои.
ВНИМАНИЕ — важно планировать не только дела, но включать в план дня свой отдых — у меня это 1 час в день, и он только мой — поэтому это работает!