Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

Практическое занятие 3


Выполнил:

Обучающийся Ярушина Ксения Алексеевна

Преподаватель:

Румянцева Елена Александровна

Задание 1

Сгоревшие в результате пожара документы восстанавливают в упрощенном порядке и с использованием ряда льгот. Таким образом государство оказывает поддержку населению, пострадавшему в результате ЧС. Однако, для получения государственных образцов и дубликатов требуется соблюдение ряда правил. В частности, сначала восстанавливают документы, подтверждающие личность. И только потом заверяют права на остальные.

Заявление (запрос) оформляется в произвольной форме или на бланках, разработанных в архивном отделе. Юридические лица оформляют запрос на бланке организации с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя, его контактного телефона. Сроки исполнения запросов. Запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

При исполнении таких запросов нужно учитывать проводившиеся позднее изменения административно-территориального деления, при котором при передаче районов из одного территориального образования в другое проходила и передача документов.

---

В заявлении о подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации (далее - заявление) указываются:

а) фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) заявителя;

б) фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) обладателя документа об образовании и (или) о квалификации (в случае если обладатель указанного документа не является заявителем);

в) реквизиты документа, удостоверяющего личность заявителя;

г) реквизиты документа, удостоверяющего личность обладателя документа об образовании и (или) о квалификации (в случае если обладатель указанного документа не является заявителем);

д) наименование и реквизиты документа об образовании и (или) о квалификации;

е) согласие обладателя документа об образовании и (или) о квалификации или его законного представителя, а также заявителя (в случае если заявитель не является обладателем указанного документа или его законным представителем) на обработку персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах, в порядке, установленном Федеральным законом "О персональных данных";

ж) способ получения заявителем оригинала документа об образовании и (или) о квалификации, прошедшего процедуру подтверждения (лично либо почтовым отправлением наложенным платежом с указанием фамилии, имени и отчества (последнее - при наличии) и адреса заявителя).

К заявлению прилагаются следующие документы:

а) оригинал документа об образовании и (или) о квалификации;

б) копия документа, удостоверяющего личность заявителя;

в) копия документа, удостоверяющего личность обладателя документа об образовании и (или) о квалификации (в случае если обладатель указанного документа не является заявителем);

г) копия документа, подтверждающего изменение фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя документа об образовании и (или) о квалификации при несоответствии фамилии, и (или) имени, и (или) отчества, указанных в этом документе, паспортным данным его обладателя;

д) доверенность, выданная в установленном порядке (в случае если заявителем является законный представитель или лицо, уполномоченное обладателем документа об образовании и (или) о квалификации);

е) расписка обладателя документа об образовании и (или) о квалификации или его законного представителя (в случае если заявитель не является обладателем указанного документа или его законным представителем) о согласии на обработку персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах, в порядке, установленном Федеральным законом "О персональных данных".

---

Задание 2

Процесс происходит в несколько этапов:

• 
  Экспертиза и отбор документов.
  
• 
  Подготовка и оформление.
  
• 
  Составление описей.
  
• 
  Передача в архив.
  

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.
Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

---

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.

Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.

Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.
задание 3

№	Наименование	Кол-во.	Ед.	Цена, ₽	Сумма, ₽
Архивное оборудования						365 531
1	Стремянка ZALGER 511-3	2	Шт.	2 835	5 670
2	Тележка архивная ТА1	1	Шт.	21 077	21 077
3	ШКАФ ШДХ-300	6	Шт.	14 694	88 164
4	Стол для обработки фонда 1000 х 1500 х 1500 Н мм	4	Шт.	11 794	47 176
5	Шкаф архивный Надежда ШМС-435 80x35x188 см светло-серая шагрень 7038 RAL	6	Шт.	13 499	80 994
6	Стеллаж металлический Титан МС-750 2200x700x400/4	30	Шт.	3 920	117 600
7	Накопитель-лоток архивный из микрогофрокартона Calligrata, 100мм, до 900л, бурый	50	Шт.	97	4 850
Техническое оборудование						157 366
8	Компьютер Acer Aspire XC-340 (DT.BFGER.003)	2	Шт.	36 499	72 998
9	Принтер лазерный HP Neverstop Laser 1000w, ч/б, A4, белый/черный	2	Шт.	15 989	31 978
10	Сканер Avision AD120	2	Шт.	19 200	38 400
11	Сплит-система SUNWIND SW-07/IN - SW-07/OUT (комплект из 2-х коробок)	1	шт	13 990	13 990
Итог						522 897

---

__________________________________________________________________

Наименование организации

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

фонд № _____ Хранилище № _______________

Наименование фонда ____________________________________________________

______________________________________________________________________

Опись №	Дела с № ____________ По № ________________	Стеллаж №	Шкаф №	Полка №	Примечание
1	2	3	4	5	6

1. 
   Помещения должны оборудоваться автоматической охранной и пожарной сигнализацией, сертифицированными первичными средствами пожаротушения, автоматической системой пожаротушения в соответствии с НПБ 110-03 «Перечень зданий, сооружений, помещений и оборудования, подлежащих защите автоматическими установками пожаротушения и автоматической пожарной сигнализацией».
   

1.2 Расстояние до стеллажей должно быть:

• 
  От светильников не менее 0,5 м; 
  
• 
  От пожарных извещателей не менее 0,6 м; 
  
• 
  От оросителей и насадков не менее 1 м.
  

2. 
   Помещения необходимо содержать в чистоте, тара и упаковочный материал
   

удаляется ежедневно по мере его накопления.

3. 
   Дежурное освещение в архиве, а также эксплуатация электронагревательных
   

приборов не допускается.

4. 
   В случае отключения общего освещения в период эвакуации работники
   

Должны руководствоваться объемными самосветящимися знаками пожарной безопасности, установленными на путях эвакуации.

5. 
   По окончании работы в помещении архива лицо, ответственное за
   

Противопожарный режим помещения, или работник, выходящий из архива последним, должны:

• 
  Проверить противопожарное состояние помещения;
  
• 
  Закрыть окна;
  
• 
  обесточить электрооборудование и выключить освещение; 
  
• 
  Выйти из помещения и закрыть дверь.
  

Задание 4

1. 
   Директор Архива на основе единоначалия руководит деятельностью Архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и осуществляет следующую деятельность:
   
2. 
   Распределяет обязанности между заместителями; действует без доверенности
   

---

Смотрите также файлы

• Израильская компрессионная полевая перевязочная повязка (ипп) 4 (fcp01).docx

• Реферат таырыбы й тапсырмасын орындауа ойылатын гигиеналы талаптар. Жоспар.docx

• ыса мерзімді жоспар Пн.doc

• Практическое задание 3 Задание Прочитайте, письменно переведите текст, озаглавьте его. Ответ Географическое положение и климат России.doc

• Информатика пні бойынша 2тосандаы жиынты баалау тапсырмалары.docx