Файл: Реферат по дисциплине Теория организации по теме Организация как коммуникационная система.docx

Реферат

по дисциплине

Теория организации

по теме: «Организация как коммуникационная система»

Содержание

Введение

Возросшая роль коммуникативных взаимодействий в функционировании и развитии современных организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее средой, с целью проведения оптимально благоприятных для организации коммуникационных процессов. Эффективные коммуникации на практике являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем, именно коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. В связи с этим актуальным является определение роли коммуникаций в организации с учетом современных требований.

Специфику внутриорганизационных коммуникаций в российской науке на протяжении двух последних десятилетий активно исследовали такие авторы, как: А. Н. Крылов, А. С. Орлов, Г. Г. Почепцов, Н. А. Рыбакова, О. В. Флеров, Ф. И. Шарков, В. М. Шепель, В.Г. Панченко, С.Г Крылова, А.П. Карпунина и др.

Актуальность исследования определили объект исследования: коммуникационные процессы в организации.

Предмет исследования: особенности организации как коммуникационной системы.

Цель исследования: раскрыть особенности организации как коммуникационной системы.

Задачи исследования:

1. Изучить теоретические аспекты коммуникаций в организации.

2. Описать вертикальные и горизонтальные коммуникации.

3. Выявить коммуникационные проблемы организационных структур.

Методы исследования: сравнение, анализ, обобщение.

1. Понятие коммуникаций

Организационные коммуникации – это процесс социального взаимодействия и обмена информацией в организации. В рамках теории организации коммуникации рассматриваются как средство достижения устойчивого взаимодействия – основа формирования организационной структуры [2].

---

Организационные коммуникации по-разному рассматриваются в контексте базовых управленческих наук. Особенно различается трактовка коммуникаций в контексте теории организации и организационного поведения.

Для теории организационного поведения коммуникации – это процесс обмена информацией между личностями, т.е. процесс общения. Сама организация здесь представляет собой только один из возможных контекстов.

Для теории организации организационная коммуникация – это устойчивое взаимодействие, которое лежит в основе социального порядка. Первоначально коммуникация в этом контексте рассматривалась как формальная структура, которая представляет собой основу коммуникации [8].

Организация как коммуникационный процесс. Коммуникация как процесс, т.е. как непрерывная последовательность действий во времени, исследовалась в науке на методологической основе теории информации. При этом выделялись четыре основных компонента модели коммуникации, источник, сообщение, канал и получатель. Кроме того, предполагалось и наличие обратной связи: это позволяло представить коммуникацию именно как процесс [7].

Коммуникация представляет собой динамическое взаимодействие множества элементов, описываемое несколькими параметрами. Рассмотрим более подробно модель коммуникации, состоящую из шести элементов(рис. 1) [7].



Рисунок 1 – Модель процесса коммуникации

Рассмотрим характеристику элементов:

1) источник – создатель сообщения. Имеется в виду индивид или группа индивидов, им может быть подразделение, организация в целом, общественный институт;

2) сообщение – стимул, который источник передает получателю. Обычно сообщения передаются в форме символов языка. С ними связаны понятия кодирования и декодирования информации;

3) канал – средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю;

4) получатель – индивид или группа индивидов;

5) результаты (эффект) коммуникации – изменения в поведении получателя, которые происходят вследствие передачи сообщения.

Выделяют три основных типа результатов коммуникации:

• 
  изменения в знаниях получателя,
  
• 
  изменение установок получателя, т.е. изменение относительно устойчивых представлений индивида об объекте его деятельности,
  
• 
  изменение явного поведения получателя;
  

6) обратная связь

---

– реакция получателя на сообщение источника. Обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Она может рассматриваться как сообщения источнику, которые содержат данные об эффективности предыдущего акта коммуникации.

Положительная обратная связь информирует источник о том, что желаемый результат был достигнут, отрицательная обратная связь –желаемый результат не был достигнут. Отрицательная обратная связь может породить конфликт между источником и получателем [7].

Рассмотрев изолированный процесс коммуникации, проанализируем модели, разработанные для понимания коммуникаций в организациях.

Линейные модели коммуникаций значительно упрощают сам процесс, уводят далеко от реального положения вещей (эти модели соотносятся с моделью процесса коммуникации без учета обратной связи). Хотя такой подход позволяет совершенствовать информационные потоки в организациях, изучать социальные коммуникации и процессы принятия решений, но он ограничивает анализ, так как, во-первых, в этом случае рассматриваются преимущественно однонаправленные коммуникации; во-вторых, анализируются не сетевые коммуникационные связи, а попарные; в-третьих, передача информации рассматривается на постоянных каналах, а не в спонтанно возникающих, саморазвивающихся системах коммуникаций.

Линейные модели основаны на механистической концепции акта коммуникаций, они предполагают активный источник сообщения, который воздействует на пассивного получателя, сама коммуникация сводится к определенному типу манипулирования получателем под воздействием источника. Системная модель предполагает большую степень равенства участников, в которой манипулирование получателем может быть уравновешено обратным влиянием получателя на источник. Таким образом, участие в коммуникации предполагает обмен информацией, рассмотрение коммуникации как процесса в рамках системного подхода позволяет по-новому оценить такую интересную проблему, как коммуникации в организациях. Эти коммуникации осуществляются в высоко структурированных условиях. В целом организационная структура ограничивает и направляет потоки сообщений.

Модель коммуникационных сетей в организациях. Элементы такой сети (индивиды) и ее подсистемы, связанные коммуникационными потоками, рассматривались как «трансполучатели», выступая одновременно и как передатчики, и как приемники информации, испытывающие на себе сложные воздействия всей сети.

---

В рамках модели коммуникационных сетей в организациях была разработана их типология. Например, выделялись следующие виды сетей:

1) циклические;

2) централизованные;

3) последовательные;

4) многосторонние (рис. 2) [7].



Рисунок 2 – Виды коммуникационных сетей:

а – циклическая; б – централизованная; в – последовательная; г – многосторонняя

Однако отдельные модели коммуникаций не передают всей сложности коммуникационного процесса в организации, где коммуникации осуществляются по всей организационной структуре. Сама сложность организационной структуры, обеспечения упорядоченных взаимодействий большого количества людей, занимающих определенные позиции, определяет и сложность коммуникаций.

Существуют различные типологии коммуникаций, построенные по разным основаниям:

• 
  по субъекту (внутриличностная, межличностная, внутригрупповая, межгрупповая, межорганизационная);
  
• 
  по ориентации организации на внутреннее или внешнее пространство (внутренняя и внешняя);
  
• 
  по степени формализации (формальная, неформальная);
  
• 
  по направлениям в рамках организационной структуры (вертикальная – восходящая и нисходящая – и горизонтальная) и др.[9]/
  

Следует обратить особое внимание на формальные коммуникации и направления коммуникации как имеющие прямое отношение к проблематике теории организации.

• 
  
  

2. Формальные коммуникации в организации. Принципы осуществления формальных коммуникаций

Первые исследования по проблеме коммуникаций появились еще в рамках классической школы. Файоль впервые говорит о системе связи, которую, собственно, и представляет формальная организация. Линии авторитета представляют собой «каналы формальной связи». Администраторы могут быть определены как «коммуникационные центры» [7].

Формальные коммуникации в организации – это такой тип коммуникаций, которые связывают элементы организационной структуры, направлены на реализацию организационных целей и закрепляются при помощи внутренних регламентов и правил

Формальные коммуникации в организации – это главные коммуникационные каналы, через которые принимается вся информация, относящаяся к функционированию организации, а именно: различные отчеты, меморандумы и подписанные внутренние документы, сообщения в иерархической структуре, а также рабочая информация, поступающая через компьютерные сети в качестве входящей и исходящей документации [5].

---

Официальные каналы связи устанавливаются в административном порядке в соответствии с официальной организационной структурой команды. Они соединяют людей в этой структуре, как вертикально, так и горизонтально.

Формальные коммуникации обычно определяются именно организационной структурой того или иного предприятия, а также имеющейся взаимосвязью различных уровней управления и существующих функциональных подразделений. Чем больше уровней контроля, тем больше вероятность искажения информации при формальном общении, поскольку каждый уровень контроля может настраивать и фильтровать сообщения. Следует отметить, формальные коммуникации всегда отражают те связи, которые нужны для правильного и эффективного выполнения всех важных функций и различных полномочий. Эти связи всегда определяются характером и способом распределения всех имеющихся функций [Морозова].

Формальные коммуникации обычно реализуются между компонентами формальной структуры той или иной организации, поэтому между ними имеются определенное межуровневое общение (нисходящее и восходящее). К тому же, существуют еще и горизонтальные коммуникации, которые реализуются обычно между подразделениями какого-то одного уровня в иерархии конкретной организации. Важными являются еще и коммуникации «руководитель – подчиненный», «руководитель – рабочая группа». Способами формального общения являются: письменное общение, устная речь.

Формальное общение происходит в организованных группах-единицах, созданных по инициативе администрации. Руководители этих отделов и члены формальных групп назначаются администрацией (лидерами). Таким образом, в некотором смысле формальные коммуникации иногда являются вынужденными коммуникациями, которые менеджеры должны учитывать в своей работе.

Письменное общение обычно выражается в виде некоторого письменного сообщения. Такие письменные сообщения имеют множество положительных моментов. Например, они способны хранить записи и справочные источники, которые точно сформулированы, в отличии от устных сообщений.

Официальные письменные сообщения используются для выполнения большого объема работы при заключении сделок и соглашений, с изложением организационных схем и правил, составлением корпоративных уставов и других юридических документов, публикацией информационных бюллетеней, меморандумов, составлением договоров и жалоб, рекламой и сообщениями в прессе, изложением курса, деятельности, делегирование полномочий, должностные инструкции и многое другое.

---