Файл: Реферат по дисциплине Теория организации по теме Организация как коммуникационная система.docx

Письменные сообщения в официальных сообщениях имеют свои недостатки. От людей ожидают, что они будут внимательны и аккуратны при составлении сообщений, но зачастую это не так. Те официальные сообщения, которые были плохо написаны, и сопровождаются многочисленными письменными и устными «объяснениями», делают сообщение сложным и запутанным [9].

Рассмотрим принципы осуществления формальных коммуникаций. Можно выделить следующие принципы организации формальных связей:

• 
  Мониторинг отношения персонала к организации и управлению;
  
• 
  Последовательность и регулярность общения;
  
• 
  Необходимость сообщать как хорошие, так и плохие новости;
  
• 
  Персонификация и искренность общения, его личный характер;
  
• 
  Информирование персонала о перспективах развития организации;
  
• 
  Креативный и инновационный подход к выбору коммуникационных решений;
  
• 
  Полицентризм и разнонаправленность коммуникаций [2].
  

Отдельно следует рассмотреть такую составляющую формальных коммуникаций как «руководитель-подчиненный», так как она составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя организации. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан со следующими аспектами взаимодействия между руководителем и подчиненным:

• 
  Уточнение целей, приоритетов и ожидаемых результатов;
  
• 
  Обеспечение участия в решении задач отдела;
  
• 
  Обсуждение вопросов производительности;
  
• 
  Достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;
  
• 
  Улучшение и развитие способностей подчиненных;
  
• 
  Сбор информации о возникающей или реальной проблеме;
  
• 
  Объявление подчиненного о будущих изменениях;
  
• 
  Получение информации об инновациях, идеях, улучшениях и предложениях [2].
  

Общение между менеджером и рабочей группой в целом позволяет менеджеру повысить эффективность работы группы. Все члены группы участвуют в обмене информацией, и у каждого есть возможность подумать о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях. для инноваций. Кроме того, рабочая группа собирается без лидеров, чтобы обсудить проблемы, улучшения или изменения. Такое общение может повысить удовлетворенность сотрудников своей работой. В отличие от формальных, неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по разным причинам: жизненным, психологическим, ситуативным. Это сообщения, которые не зафиксированы ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу.

---

Таким образом, неформальные коммуникации – это социальные отношения и взаимодействия между двумя или несколькими людьми, а также выражение потребности человека в общении; дополнении определенной информации.

Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии, и отношения между ними варьируются в зависимости от различных факторов. Целенаправленный механизм влияния на коммуникации со стороны Администратора позволяет регулировать это соотношение, баланс которого является результатом управленческой деятельности.

Рассмотрим факторы системы коммуникации, которая позволит осуществить принятие и реализацию решений:

1) каналы коммуникации должны быть известными и определенными;

2) должны существовать определенные формальные каналы коммуникации с каждым участником коммуникации (каждый должен кому-то подчиняться и перед кем-то отчитываться);

3) линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой. Это позволит снизить количество ошибок при интерпретации информации;

4) должна использоваться полная линия коммуникации (информация должна пройти по всем уровням субординации, чтобы избежать конфликтующих сообщений и ради сохранения ответственности);

5) люди, функционирующие в качестве центров коммуникации, т.е. управленцы и контролеры, должны быть компетентными;

6) во время функционирования организации линия коммуникации не должна прерываться;

7) аутентичность каждого коммуникативного сообщения требует подтверждения, т.е. того, что оно исходит от лица, занимающего «властную позицию»; что данный тип коммуникации находится в пределах соответствующих полномочий; что данное сообщение является тем, на что претендует [6].

3. Вертикальная и горизонтальная коммуникация

В целом, коммуникационные процессы, в которых участвуют организации, могут быть разделены на две крупные сферы: коммуникация внутри организаций; внешняя коммуникация.

Структура организации предопределяет направления коммуникационных потоков в ней, то есть, движения сообщений по различным каналам, между различными подразделениями и работниками этой организации:

• 
  вертикальные коммуникационные потоки идут от администрации к рядовым членам (приказ, постановка задач, убеждение, поддержка, контроль, кризисная коммуникация) и от рядовых членов к администрации (отчет, запрос, служебная записка, профсоюз, собрание);
  
• 
  горизонтальные коммуникационные потоки – между равными по рангу членами организации (производственная коммуникация, обмен мнениями, собрание, беседа в кафе после работы);
  
• 
  внешние коммуникационные потоки – это любые сообщения, связанные с пересечением условной границы организации (реклама и корпоративная реклама, статьи, интервью, выставки, презентации и т.д.) [1].
  

---

Коммуникативный поток внутри организации может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее (рис. 3) [1].



Рисунок 3 – Виды формальной коммуникации

Рассмотрим эти направления, проанализировав субъектов коммуникации, характеристику информации и организационно обусловленные проблемы (помехи).

Вертикальная коммуникация. Как известно, в централизованных структурах вертикальные коммуникации, и прежде всего нисходящие, рассматриваются как основные. В основу построения организаций положен принцип разделения управленческого и исполнительского труда в виду массовой распространенности качеств персонала, не способствующих реализации организационных целей. Речь идет о безответственности, об отсутствии трудолюбия, о низкой квалификации, об отсутствии ориентации на деятельность («немотивированное»). Необходимо заметить, что эти черты персонала достаточно распространены и в современных организациях. И задача любой организации – выстраивать принципы управления, адекватные такому типу персонала [1].

Другая характеристика централизованных структур – высокая степень специализации, стандартизации, формализации. Это обеспечивает такие черты вертикальных коммуникаций, как четкость, точность информации, точность адресата.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Основная форма нисходящей информации – приказы. Существует пять элементов нисходящей коммуникации с точки зрения ее содержания. Это:

1. Информация о том, что и как надо делать (рабочая инструкция). Такая информация может быть в форме приказов, инструкций, учебных сессий, описания работ и т.д. Чем выше квалификация персонала, тем менее специфицированной должна быть инструкция.

2. Обоснование задачи и ее связи с организационной деятельностью в целом. Насколько полным будет обоснование, зависит как от политики организации, так и от характеристик персонала. Значение коммуникаций в организации – сделать взаимодействие и деятельность более предсказуемыми и определенными. Следовательно, все, что снижает определенность и нарушает предсказуемость, должно быть устранено из жизни организаций. Если квалификация персонала не позволяет адекватно оценить информацию и использовать ее в интересах организации, то объем такой информации должен быть минимален. Если же информации слишком мало – это может явиться демотивирующим фактором, поскольку персонал не видит значения своей работы для организации в целом, что может делать работу бессмысленной.

---

3. Информация, касающаяся процедур и традиций.

4. Обратная связь с индивидом, выражающая оценку его поведения и характеристик. Непротиворечивость этой информации обеспечивается наличием критериев оценки деятельности персонала.

5. Информация, направленная на выработку у персонала доверия к организации и принятие общеорганизационных целей.

Какие именно сообщения транслируются по каналам нисходящей коммуникации, показано на рисунке 4 [1].



Рисунок 4 – Содержание нисходящих коммуникаций
Необходимо отметить, что большая часть нисходящей информации представлена в виде приказов. Форма информации может меняться в зависимости от типа структуры: централизованные и формализованные структуры предполагают форму приказов, в органических структурах используются советы, рекомендации.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Также она служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Содержание информации, передающейся по восходящим коммуникационным каналам, представлено на рисунке 5 [1]



Рисунок 5 – Содержание восходящих коммуникаций (по Р. Холлу)1
Несмотря на то, что посредством нисходящей коммуникации до подчиненных доводятся принятые решения и эта информация является руководством к действию, значение восходящей коммуникации достаточно важно, т.к. восходящая информация – это одно из важнейших оснований принятия решений, а потому, анализируя проблему рациональности решений, необходимо понимать специфику этой информации. При повышении уровня иерархии меняется тип информации: если на нижних уровнях преобладает техническая информация (имеющая отношение к технико-технологическим аспектам деятельности), то на высших уровнях преобладает социальная информация (об отношениях) [1].

---

Существуют также проблемы, связанные с объемом восходящей информации. Поскольку это информация об отношениях, то ее объем велик. Значит, любая крупная организация должна предусматривать фильтры для того, чтобы наверх поступала информация в максимально обобщенном виде. В этом случае, естественно, часть информации опускается (возникает пробел). Но в противном случае высшим иерархическим уровням грозят коммуникационные перегрузки.

Чем подробнее нисходящая информация, тем более сжатой может быть восходящая.

Горизонтальная коммуникация. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочими группами одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, гак как позволяет экономить время. Впервые проблема использования горизонтальных коммуникаций в целях экономии временных ресурсов была рассмотрена А. Файолем («мостик Файоля») [1].

Коммуникация между сотрудниками одной группы, являясь горизонтальной, способствует формированию общего представления об организационной реальности. Но при этом коммуникация между отделами вызывает большое количество негативных последствий, включая возникновение групповых стереотипов, а также такую серьезную проблему, как возникновение групповых целей, противоречащих общеорганизационным. Одним из первых эту проблему увидел А. Файоль: в его 14 принципах приводится, в том числе, и принцип подчинения индивидуальных интересов общему интересу. Впоследствии эта проблема была названа проблемой дивергенции целей [1].

Специализированные отделы изначально трактуют организационные проблемы по-разному.

Например, отдел продаж и отдел производства будут различным образом объяснять низкий уровень продаж продукта и предлагать разные способы решения этой проблемы. Это ведет к нарастанию потенциала конфликта между подразделениями. Для организации это означает отвлечение ресурсов от базовой организационной деятельности.

Известно, что эффективность коммуникаций зависит от того, насколько точно адресат понимает ее смысл и назначение. А поскольку теория организации рассматривает коммуникационную структуру, то изначально критерий эффективной коммуникации – соответствие организационным целям.

Таким образом, с точки зрения теории организации, которая анализирует коммуникационную структуру как средство обеспечения целедостижения, самый главный вопрос – это вопрос о рациональности коммуникаций. В этом смысле от информации требуется точность, релевантность, она должна давать адекватное представление о ситуации для принятия рационального решения.

---