Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо луч.doc

Утверждаю Оганесян Артем Артакович «29» января 2023г.

ИНСТРУКЦИЯ

по конфиденциальному делопроизводству в
ООО «ЛУЧ»

	Введена в действие приказом № 25 от 29.01.2023
	Введена взамен приказа №27 от 29.01.2022

Содержание

	Область применения ………………………………………………………….		4
	Нормативные ссылки …………………………………………………………		4
	Сокращения, условные обозначения ……………………………………..		4
	Термины и определения …………………………………………………….		5
	Общие положения …………………………………………………………….		5
	Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….		5
	Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….		8
	Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………		11
	Хранение конфиденциальных документов ………………………………..		12
	Копирование конфиденциальных документов …………………………..		13
	Пересылка конфиденциальных документов ………………………………		13
	Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………		14
	Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………		14
Приложение № 1		Образец оформления докладной записки с грифом КТ	16
Приложение № 2		Образец оформления докладной записки с грифом К	18
Приложение № 3		Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….	20
Приложение № 4		Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….	21
Приложение № 5		Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………	22
Приложение № 6		Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….	23
Приложение № 7		Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….	24
Приложение № 8		Журнал учета конфиденциальных изданий ……………	25
Приложение № 9		Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..	26
Приложение № 10		Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………	27
Приложение № 11		Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….	28
Приложение № 12		Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….	29
Приложение № 13		Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………	30
Приложение № 14		Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………	31
Приложение № 15		Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………	32
Приложение № 16		Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………	33
Приложение № 17		Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………	34
Приложение № 18		Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………	35
Приложение № 19		Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………	36

---

1. 
   Область применения
   

1. 
   Настоящая инструкция устанавливает в соответствии с принципами, установленными статьями 23 и 24 Конституции Российской Федерации, и на основании положения главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации; федеральных законов: от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»; Закона Российской Федерации от 28 июня 1991 года № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации»; от 22 июля 1993 года № 5487-1 «Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан», а также Постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 года № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
   
2. 
   Настоящая инструкция обязательна для для работников ООО «ЛУЧ», получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа ООО «ЛУЧ".
   

2. 
   Нормативные ссылки.
   

Инструкция разработана на основе требований следующих документов:

Правила делопроизводства в федеральных органов исполнительной власти.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делу производству в фе-

деральных органов исполнительной власти (приказ Росархива от 23 декабря 2009

года N 76).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе

деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и орга-

низации с указанием сроков их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 N 236)

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

(Постановление правительства РФ от 15 июня 2009 года N 477)

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального

архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76).

---

3. 
   Сокращения, условные обозначения
   

В рамках данного документа применяются сокращения, значение которых раскрыто

в политике информационной безопасности общества, положении о режиме коммер-

ческой тайны в обществе.

4. 
   Термины и определения
   

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном

носителе информация, содержащая сведения, составляющие коммерческую тайну

с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Конфиденциальное делопро-

изводство - деятельность, обеспечивающая документирование информации, содер-

содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну, процесс подготовки,

изготовления документов и организацию работы с ними. Организация работы с

документами – учет, прохождение, исполнение, отправка документов, а также под готовка их для архивного хранения, проверка наличия и уничтожение.

5. 
   Общие положения
   

1. 
   Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для ведения конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц Алымов Л.Н, Аванесян М.В, Мальцев М.Д, Сугробов М.Д.
   
2. 
   Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе защиты информации.
   

---

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, Алымов Л.Н, Аванесян М.В, Мальцев М.Д, Сугробов М.Д.

Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа Алымов Л.Н.

На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их трудовых договорах, и должностных инструкциях.

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на начальника отдела защиты информации Алымов Л.Н.

3. 
   Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет на отдел защиты информации. Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется начальником отдела защиты информации.
   

6. 
   Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
   

1. 
   Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с инструкцией по делопроизводству “Луч”, с учётом требований настоящей Инструкции.
   
2. 
   Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных, электронных, магнитных и оптических носителях, в кино и фотоматериалах.
   
3. 
   На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности:
   

на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации “Луч” (далее - Перечень),

по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции.

Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию. Бумажные носители, содержащие проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических), до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу подлежат учёту в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 2) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

---

4. 
   Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях, (приложение № 3 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.
   

Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Луч», введенному приказом Общества от 21.01.2023. № 7, буквенного обозначения «» (для коммерческой тайны) или «» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где где «04» – индекс, «К» – признак конфиденциальной информации, «Э» – внешний электронный накопитель, «7» – порядковый номер носителя по Журналу).

5. 
   Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале учёта внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 3 к настоящей Инструкции). При хранении конфиденциальной информации на дискетах грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации указываются на бумажной наклейке дискеты. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером, предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов.
   

Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Луч», буквенного обозначения «КТ-Э» или «КИ-Э» и порядкового номера по Журналу учета внешних электронных и других накопителей,

---