Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо луч.doc

На оборотной стороне документа работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий.

10.3. В случае выполнения копировальных работ с использованием съемных электронных носителей информации электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере уничтожаются под наблюдением исполнителя.

6. 
   Пересылка конфиденциальных документов
   

11.1. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией ООО в другие организации производится предприятиями ФГУП «Главный центр специальный связи» Федерального агентства связи, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке конфиденциальных документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется.

11.2. Доставка пакетов с конфиденциальными документами адресатам, расположенным на территории одного населенного пункта, может осуществляться лицами, ответственными за конфиденциальное делопроизводство, с передачей документов адресатам по реестру (приложение № 13 к настоящей Инструкции), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется адрес получателя.

Конфиденциальные документы запрещается передавать передавать по каналам факсимильной связи без использования мер защиты.

11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки экземпляров отправляемых документов (приложение № 14 к настоящей Инструкции). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем Подразделения. Списки рассылки конфиденциальных материалов большого объема и изданий, направляемых в организации и органы государственной власти, согласуются со Службой корпоративной защиты Общества.

6. 
   Уничтожение конфиденциальных документов
   

12.1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, разработанных для внутреннего пользования, производится Комиссией (далее – Комиссия), на основании докладной записки руководителя структурного подразделения “Луч” (филиала).

Уничтожение конфиденциальных документов, находящихся в ведении нескольких структурных подразделений Общества, производится по записки, подписанной руководителями подразделений, на имя генерального директора либо лица его замещающего, с последующим составлением соответствующего акта.

---

12.2. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Издания и брошюры уничтожаются на специальном оборудовании. Все конфиденциальные документы уничтожаются в присутствии комиссии.

Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путем исключающей возможность прочтения текста.

12.3. Для гарантированного уничтожения файлов и затирания остаточной информации на магнитном носителе либо уничтожения носителей механическим способом они передаются в Службу корпоративной защиты, работники которой производят уничтожение в присутствии лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство Подразделения - владельца указанного носителя.

12.4. Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется соответствующим актом утверждаемым исполнительным директором “Луч” (филиала) (приложение № 15 к настоящей Инструкции). Первый экземпляр конфиденциальных материалов направляется ответственному лицу за ведение конфиденциального делопроизводства, второй – в Службу корпоративной защиты ООО.

12.5. После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов и изданий, в номенклатурах и описях дел, а также в журналах учета внешних электронных и других накопителей конфиденциальной информации проставляется отметка «Уничтожено. Акт № __ от ___ (дата)».

Акты об уничтожении конфиденциальных материалов хранятся в отдельном томе номенклатурного дела.

6. 
   Контроль состояния конфиденциального делопроизводства
   

13.1. По окончании календарного года проводится внутренняя проверка наличия конфиденциальных документов в “Луч”. В состав Комиссии в обязательном порядке включаются директор, руководитель и председатель.

Комиссия проверяет выполнение требований настоящей инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путем сверки журналов учета с фактическим наличием документов, а также с отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами.

В журналах учета, переходящих из года в год, все произведенные отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя комиссии.

---

13.2. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы, как правило, должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам или перерегистрированы в журналах учета нового года, в старых производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учетных номеров.

13.3. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки (приложение №16 к настоящей Инструкции), который утверждается исполнительным директором “Луч” (филиала) . В акте указываются результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации. Копия акта направляется в реестр.

Приложение № 1

(п.2.3.)

Управление предпроектных работ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА .11.20013

Коммерческая тайна Общество с ограниченной ответственностью Экз. № Адресат

---

текст

Приложение: План …, коммерческая тайна, № …, экз. № 1, на 12 л.

(если приложение не остается у исполнителя, после количества листов указываются слова «только адресату»).

Начальник Управления ___________________ ___________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

Уч. № …

(№ по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях)

(оборотная сторона)



Уч. № … (№ по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях)

Отп. 2 экз., на 5 л. каждый

Экз. № 1 – в адрес

Экз. № 2 – в дело

И.И. Иванов

8 (4212) 00-00-00 (доб. 3333)

18.11.20013



Приложение № 3

(п. 2.4, 2.6)

Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях

Учетный №	Дата регистрации	Наименование и краткое содержание проекта документа	Количество листов	Ф.И.О. лица, получившего носитель	Расписка в получении и дата	Отметка о возврате (Ф.И.О. ответственного лица, расписка и дата)	Отметка об уничтожении или переводе на учет документов ограниченного доступа
1	2	3	4	5	6	7	8

---

Примечание: Иванов И.И. – исполнитель документа

Петрова А.А. – ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства

Приложение № 4

(п. 2.5)
Журнал учета внешних электронных и других накопителей,

используемых для хранения конфиденциальной информации

Учетный №	Тип носителя	Объем записанной информации, МБ	Кому выдано (Ф.И.О.) или куда направлено	Расписка в получении или номер исходящего документа	Отметка о возврате (Ф.И.О. ответственного лица, расписка и дата)	Отметка об уничтожении (Ф.И.О. ответственного лица, расписка и дата)
1	2	3	4	5	6	7

Примечание: Смирнова И.А. – работник Подразделения

Петрова А.А. – ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства

Приложение № 5

(п. 2.8)
Реестр передачи конфиденциальных документов

для доклада руководству подразделения

(или для согласования в других подразделениях Общества)

№ п/п	Учетный номер носителя	Наименование документа	Количество листов	Кому выдан	Расписка в получении	Расписка в сдаче документа
1	2	3	4	5	6	7

---