Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо луч.doc

7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты поштучно.

7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией:

7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются для подписи простановкой отметки в журналах регистрации исходящих конфиденциальных документов в приемную Общества.

7.3.2. Документы, подписанные курьерской службой или работниками, регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 5 к настоящей Инструкции).

В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений.

Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается.

7.3.3. Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в ООО «ЛУЧ» и помещаются в отдел конфиденциальной информации.

Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнала входящих конфиденциальных документов регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале входящих конфиденциальных документов (приложение № 4 к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении.

7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют правильности адресации и целостности упаковки документов. в присутствии руководителя филиалов, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта, оформленные в соответствии с образцами (приложение №6 к настоящей Инструкции). Конверты опечатывают печатью «Для пакетов».

---

О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала учета внешних электронных и других накопителей,

используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 4), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра.

7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией:

7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах (приложение № 7) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел.

7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение №3 к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3).

При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на руководителя заинтересованного подразделения.

7.5. Все виды журналов, предназначенные для учета документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все листы в них пронумерованы. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается количество содержащихся в нём листов которое заверяется подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства и печатью «Для пакетов № 8» Общества, оформленной в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество зарегистрированных за год документов; запись заверяется ответственным лицом и печатью.

В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.

Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроиз-водства, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № 8» Общества.

---

6. 
   Группировка конфиденциальных документов в дела
   

8.1. В номенклатуру дел Общества в обязательном порядке включаются дела с грифом «Конфиденциально» и журналы учета конфиденциальных документов. .

8.2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела .

8.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «К» или «С».

8.4. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нём. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ.

Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в ООО.

8.5. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение № 9 к настоящей Инструкции), которая заполняется по мере подшивки в дело документов.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В случае оформления листов ознакомления с конфиденциальными документами они подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.. В каждом деле (томе) должно быть подшито не более 6 листов.

8.6. Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати «Для пакетов № 8», которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома).

8.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией, специально создаваемой по распоряжению начальника подразделения (далее – Комиссия), делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

---

8.8. Подготовка дел для сдачи в архив или уничтожения осуществляется в соответствии с требованиями законодательства о безопасности управления в ООО и с правилами Федерального архивного агентства (Росархив).

По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.

8.9. Прием дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение в архив оформляется актом приема-передачи (приложение №10 к настоящей Инструкции). Дела передаются в архив Общества с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.

8.10. Дела выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке учёта выдачи дел (приложение № 11 к настоящей Инструкции). Основанием для выдачи дела является ответственность за приём, хранение и выдачу дел с грифом конфиденциальности постоянного хранения – оформителя дела на указанной карточке либо возлагается на начальника.

6. 
   Хранение конфиденциальных документов
   

9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) сейфах, запираемых шкафах (ящиках).

9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает работник, получивший этот документ в пользование под расписку.

9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в подразделении производится по решению начальства через лицо, от одного работника другому с обязательной отметкой в журнале, или по реестру.

9.4. При смене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № 10 к настоящей Инструкции). При уходе в отпуск лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении, номенклатурные дела с конфиденциальными документами, штампы и печати конфиденциального делопроизводства передаются в филиал .

---

9.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д.

В необходимых случаях руководитель подразделения может разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного населенного пункта. Резолюция, разрешающая вынос, ставится на обслуживаемой “Луч”

9.6. Командируемым работникам под их личную ответственность, разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы.

9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность исполнительный директор “Луч” (филиала).

9.10. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, Службой корпоративной защиты ООО проводится непосредственный руководитель и служба безопасности, который представляется руководству Общества для принятия решения.

6. 
   Копирование конфиденциальных документов
   

10.1. Копирование конфиденциальных документов осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии с письменной резолюцией руководителя подразделения, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. Резолюция может быть проставлена в виде соответствующего штампа (приложение №5 к настоящей Инструкции) с подписью лица, разрешившего копирование либо его подписи о разрешении копирования на мотивированной служебной записке. Резолюция генерального директора с указанием нескольких исполнителей (соисполнителей) конфиденциального документа является основанием для копирования конфиденциальных документов руководителя подразделения.

10.2. После размножения документов вносится соответствующая отметка о количестве изготовленных копий в журналы регистрации конфиденциальных документов работником, вносится соответствующая отметка о количестве полученных копий: «Дополнительно размножено ___ экз.». Дополнительно размноженные документы учитываются за этим же номером. При этом запись дополнительно отпечатанных экземпляров производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где «3» – экземпляр размножаемого документа, а «1» – порядковый номер размноженной копии

---