Файл: Игорь, у нас есть к вам важное дело!.docx

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 10.04.2024

Просмотров: 29

Скачиваний: 0

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.


«Универсальный банк» много лет работает на Дальнем Востоке России и имеет во Владивостоке головной офис. Офис расположен в историческом и деловом центре города, неподалеку, в отдельном здании находится финансовая служба, в третьем здании расположены серверные мощности банка. Несмотря на такое достаточно сложное географическое положение, все бизнес-процессы в банке отлажены и исполняются неукоснительно. Важную роль в этом сыграл аналитический отдел банка, руководитель которого Игорь успешно окончил курсы по управлению проектами и реализовал уже несколько проектов внедрения изменений внутри банка.

И сегодня утром, 5 сентября, Игоря вызвал к себе руководитель Дальневосточного отделения банка Сергей:

- Игорь, у нас есть к вам важное дело!

- Всегда рад помочь, - вежливо ответил Игорь.

- Принято решение о переезде головного офиса нашего банка в новые помещения, и вы будете руководителем этого проекта. Сейчас подразделения разбросаны по городу – ИТ-служба отдельно, офис работы с корпоративными клиентами - отдельно, бухгалтерия и руководство – в третьем месте. В декабре открывается новый бизнес-центр и наш офис переезжает на два этажа в нем…

За время встречи Сергей рассказал Игорю следующее: с января следующего года головной офис банка переезжает в новые помещения в только что построенном офисном здании в центре. Под нужды банка запланировано выделение двух этажей. Объединение ключевых структур банка в одном месте должно привести к увеличению эффективности и скорости работы. Сроки переезда – не позднее 30 декабря (разговор состоялся 5 сентября). Нужно чтобы 4 января все работало как часы. Работа ИТ-службы не должна останавливаться ни на секунду. Переехать должны: головной офис, финансовая служба и бухгалтерия, ИТ-служба, отдел работы с корпоративными клиентами. Бюджет на переезд составит 200.000 рублей.

Проектов такого масштаба Игорь еще не реализовывал, но ничего невыполнимого не видел – сроки вполне реальные, объем задач понятен. Также понятно с чего начинать – освежить в памяти шаблоны устава проекта и содержания проекта…

1 Содержание проекта «Переезд Универсального банка»




Содержание проекта (внутренний документ) содержит следующие элементы:

  1. Назначение документа:

Данный документ описывает содержание проекта по переезду головного офиса «Универсального банка» в новые помещения: цели, задачи, границы, ограничения и допущения, а так же ожидаемый итог – в целях ознакомления всех заинтересованных сторон (включая участников) и внесения предложений по улучшению параметров проекта (в случае необходимости).

  1. Бизнес-цель:

Повышение эффективности взаимодействия и скорости работы всех подразделений «Универсального банка».

  1. Цель проекта:

Осуществление переезда всех подразделений банка в выделенные помещения в новом бизнес-центре.

  1. Критерии успешности проекта:

  • работа в штатном режиме всех подразделений банка: головной офис, финансовая служба и бухгалтерия, IT-служба, отдел работы с корпоративными клиентами – в новом офисе с 4 января;

  • соблюдение бюджета в 200 000 руб.;

  • недопущение остановок работы IT-службы на всем протяжении проекта по причинам, связанным с переездом.

  1. Основные задачи и основные результаты проекта представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Основные задачи и планируемый результат



Задача

Планируемый результат

1

Инвентаризация имущества всех подразделений

Список и параметры всего перевозимого имущества (по каждому подразделению), общий объем и вес

2

Подготовка плана размещения подразделений в новом офисе

План размещения всего имущества в новом помещении

3

Выбор грузовой компании (подрядчик)

Подписанный договор на перевозку

4

Составление плана переезда и определение участников

План-график переезда + список участников

5

Дублирование работы IT-службы

Развёрнутая дублирующая IT-служба в новом офисе

6

Упаковка особо ценных и личных вещей, документации, техники сотрудниками

Подготовленные коробки с особой маркировкой (*хрупкое, ценное)

7

Разбор и упаковка мебели представителями компании, где данную мебель покупали (*опция от продавца)

Упакованная мебель в старом офисе – распакованная и собранная мебель в новом офисе

8

Переезд

Погрузка – перевозка – разгрузка всего имущества в новом офисе

9

Возобновление функционирования офиса

Подключенная техника, разложенные по местам документы, материалы и т.п.

10

Подготовка отчета о результатах реализации проекта

Отчет





  1. Описание продукта проекта:

Функционирующий обновленный офис «Универсального банка» (объединенный из всех подразделений) в новом помещении.

  1. Границы проекта (чего НЕ будет делать команда проекта в ходе реализации проекта)

В реализацию проекта не входят:

  • ремонтные работы в новом помещении;

  • закупка материалов для переезда (предоставляются подрядчиком);

  • докупка оснащения для нового офиса.

  1. Ограничения проекта

  • сроки: до 30 декабря включительно;

  • бюджет: 200 000 рублей;

  • отсутствие остановок работы IT-службы;

  • помещение: два этажа в новом бизнес-центре.

  1. Допущения проекта (внешние по отношению к команде проекта условия, повлиять на которые команда не может)

  • возможность размещения в новом офисе всего имущества компании (достаточность площади);

  • профессионализм команды подрядчиков.

  1. История изменений документа представлена в таблице 1.2.


Таблица 1.2 – История изменений документа

Версия документа

Дата внесения изменений

Изменения

Автор

1.










2.










3.












2 Иерархическая структура работ по проекту



На основании определенного содержания проекта разработана иерархическая структура работ, которая представлена на рисунке 2.1.



Рисунок 2.1 – Иерархическая структура работ по проекту
Как видно из рисунка 2.1, иерархическая структура работ по проект состоит из четырех основных видов работ: внутренняя подготовительная работа, работа с внешними подрядчиками, организация переезда и непосредственно отчетная работа.

Внутренняя подготовительная работа заключается в инвентаризации имущества, на базе которой подготавливается план размещения в новом офисе и составляет план переезда. Также на данном этапе необходимо продублировать работы IT-служб.

Работа с внешними подрядчиками заключается в поиске и выборе подрядчиков, согласовании деталей переезда и заключения договора с грузовой компанией, а также заключение договора с компанией по сборке-разборке мебели.


Организация переезда состоит из следующих видов работ: работа компании по сборке-разборке мебели (сюда входит разборка и упаковка мебели, сборка и установки мебели в новом офисе), работа грузовой компании (сюда входит погрузка/разгрузка и перевозка имущества банка), возобновление функционирования офиса (сюда входит подключение техники, раскладывание документов, материалов и т.п.).

На последнем этапе необходимо подготовить отчет по итогам проекта и сделать его презентацию.


3 Сетевой график реализации проекта



В приложении А представлен сетевой график реализации проекта. В таблице 3.1 представлен перечень работ и их очередность для реализации проекта.
Таблица 3.1 – Перечень работ и их очередность для реализации проекта



Наименование работ

Предыдущие

Продолжительность

1

Инвентаризация имущества

0

35

2

Дублирование работы IT-службы

1

7

3

Составление плана переезда

1

7

4

Подготовка плана размещения в новом офисе

1

7

5

Упаковка особо ценных и личных вещей, техники сотрудниками

3

7

6

Выбор подрядчиков

3, 4

5

7

Согласование деталей переезда и заключение договора с грузовой компанией

6

3

8

Заключение договора с компанией по сборке-разборке мебели

6

3

9

Разбор и упаковка мебели

7

5

10

Погрузка мебели

5, 8

5

11

Перевозка и разгрузка мебели

9, 10

5

12

Сборка и установка мебели

11

5

13

Возобновление функционирования офиса

12

5

14

Подготовка отчета по итогам проекта

13

3

15

Презентация отчета

14

1



Критический путь проекта составляет 76 дней.

4 Оценка стоимости и бюджет проекта



На бюджет данного проекта выделено 200 000 руб. Смета затрат по проекту представлена в таблице 4.1.
Таблица 4.1 – Смета затрат по проекту



Наименование затрат

Сумма, руб.

1

Упаковка, разбор и сбор мебели

75 000

2

Погрузочно-разгрузочные работы + перевозка

  • погрузочно-разгрузочные работы

  • упаковочные материалы


80 000

15 000

3

Итого

170 000

4

Резерв на непредвиденные расходы

30 000


В таблице 4.2 представлен график платежей.
Таблица 4.2 – График платежей



Наименование затрат

Сумма, руб.

1

Компания по сборке-разборке мебели:

1.1

  • предоплата в момент заключения договора – 30%

22 500

1.2

  • постоплата при подписании акта работ – 70%

52 000

2.

Грузовая компания:

2.1

  • разовая оплата упаковочных материалов – 100%

15 000

2.2

  • предоплата за работы – 50%

40 000

2.3

  • постоплата за работы при подписании акта – 50%

40 000


Таким образом, общая сумма затрат составит 170 000 рублей. Кроме того есть финансовый резерв на непредвиденные расходы в размере 30 000 руб. Потребность в дополнительном финансировании отсутствует.

5 Разработка процедуры и формы запроса по внесению изменений в проект



На сам переезд, который включает упаковку, погрузочно-разгрузочные работы, транспортировку, восстановление функционирования – оптимально нужно 3-4 дня (чтобы не нарушать функционирование банка, основную часть запланировать на выходные).