Файл: Общая характеристика делопроизводства в органах внутренних дел 2.doc

Делопроизводство, осуществляемое в отношении документации открыто­го характера, по другой классификации именуется открытым делопроизвод­ством. И наоборот, документирование сведений, составляющих государствен­ную и служебную тайну, организация работы с документами, содержащими такие сведения, представляет собой секретное делопроизводство.

В информационном обеспечении ОВД центральное место занимают учеты, которые используются для регистрации первичной информации о преступле­ниях и лицах, их совершивших. Практически вся документация по такому виду деятельности в системе ОВД имеет унифицированную форму.

Особенности делопроизводства в органах внутренних дел выражаются так­же через обязанности сотрудников при работе с документами. В частности, пе­редача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя и его заместителя по запро­су. О передаче документа делаются отметки в учетных формах и в подлинни­ках документов (если передаются их копии) с указанием должностного лица, разрешившего передачу. Передача документов от одного сотрудника к друго­му осуществляется через подразделение делопроизводства и режима, либо с разрешения руководителя, минуя это подразделение, с обязательной отметкой во всех необходимых учетных формах. С одной стороны, это создает дополни­тельные сложности при работе с документами, а с другой – позволяет обеспе­чить контроль над сроками исполнения документов, над маршрутом движе­ния документов, а также обеспечить ряд других важных процессов.

Важной частью документооборота следует считать этап хранения докумен­тов, а также этап уничтожения документов с истекшими сроками хранения. По общему правилу существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме. Такой порядок устанавливается Инструкцией по делопроизводству в ОВД, а также рядом методических доку­ментов конкретных подразделений, которые предусматривают конкретные правила и способы уничтожения.

Рассматривая осуществление делопроиз­водства в ОВД РФ, ученые выделяют его раз­новидности. Так, Ю.С. Чичерин выделяет об­щее и специальное делопроизводство, а также секретное и несекретное делопроизводство⁷. Никишин В.А. по носителям доку­ментооборота разделяет его на документарный, электронный и смешанный ⁸

Регламентация осуществления докумен­тооборота в ОВД РФ осуществляется путем его нормативного регулирования разноуров­невыми нормативными актами: начиная от федеральных законов и заканчивая внутрен­ними локальными нормативными актами территориальных ОВД.

---

Необходимость ведения документации в ОВД РФ заложена в Федеральном законе «О полиции»⁹. В данном документе указано, что полиция принимает и проверяет обращения граж­дан и организаций о преступлениях. При провер­ке данной информации полицейские могут изы- мать необходимую документацию, принимать меры по ее хранению, отвечать на обращения граждан, брать от граждан объяснения по вопро­сам, требующим рассмотрения и пояснения.

1.2. Правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел

Основы осуществления внутреннего докумен­тооборота в ОВД закладываются Федеральным законом «О службе в органах внутренних дел». В частности, в нем указывается перечень доку­ментов, которые должны быть предоставлены ли­цом при поступлении на службу в ОВД и порядок их рассмотрения; дается расшифровка понятия «служебный контракт», устанавливаются порядок заключения и прекращения контракта с сотрудни­ками ОВД; закладываются нормативные основы составления должностного регламента для со­трудников ОВД; дается понятие и закладываются основы ведения реестра сотрудников ОВД.

Являясь органами государственной власти, входящими в общую систему органов государ­ства, органы внутренних дел при ведении де­лопроизводства руководствуются как общими правилами ведения делопроизводства, харак­терными для всех государственных органов, так и собственными нормативными актами си­стемы МВД России. Так, осуществляя свою деятельность, ОВД подпадают под действие Федерального закона «Об организации предостав­ления государственных и муниципальных услуг»¹⁰ глава 2 которого содержит общие требования по предоставлению государственных услуг, устанав­ливая правила организации оборота информации между гражданами и территориальными ОВД, а также правила организации межведомственного взаимодействия, которое может оказаться необ­ходимым для территориальных ОВД при работе с гражданами. Например, ст. 7 данного закона со­держит предписание, что государственные органы при осуществлении своей деятельности вправе требовать от граждан предоставления только тех документов, которые перечислены в нормативных актах как необходимые для предоставления кон­кретной государственной услуги, сохранять кон­фиденциальность предоставленной им информа­ции. Также данный нормативный акт указывает, что при осуществлении документооборота пред­почтение должно отдаваться электронной форме его осуществления.

---

Документооборот между государственными ор­ганами должен осуществляться в соответствии с требованиями Федерального закона «Об инфор­мации, информационных технологиях и о защите информации»⁴, ст. 16 которого закрепляет требо­вания о защите информации от неправомерного доступа, соблюдении конфиденциальности ин­формации при обеспечении реализации права на доступ к информации.

Общие правила ведения документооборо­та в России устанавливаются общими стан­дартами осуществления деятельности по созданию, обороту и хранению документов. Ос­новным специализированным документом, ре­гламентирующим документооборот, является ГОСТ Р 7.0.8-2013, который дает определение ос­новным понятиям, используемым при делопроиз­водстве. В нем дается определение понятия «де­лопроизводство», которое представляет собой «деятельность, обеспечивающую документиро­вание, документооборот, оперативное хранение и использование документов». Также в данном стандарте даны определения таким понятиям, как документ, документационное обеспечение, управление документами, служба делопроизвод­ства, архивное дело. Дано понятие подлинника документа, копии документа, заверенной копии документа, дубликата документа, выписки из до­кумента. Согласно данному акту документ представляет собой информацию, зафиксированную на носи­теле с реквизитами, которые позволяют ее иден­тифицировать, а официальный документ – «до­кумент, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установ­ленном порядке». Документы могут быть не толь­ко печатными, но и электронными, графически­ми, фотографическими, аудио, видео и другими.

Особого внимания заслуживают установленные данным актом свойства, которым должен отвечать документ. Такими свойствами являются юридиче­ская значимость, юридическая сила, достовер­ность, аутентичность, целостность и пригодность для использования. Так, юридическая значимость документа – это «свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера». Юридическая сила представляет собой такое свойство докумен­та, которое позволяет влиять на правоотношения, вызывая определенные последствия.

Такие качества, как аутентичность, достовер­ность, целостность и пригодность установлены только в отношении электронных документов. Так, достоверность является свойством, позволя­ющим утверждать, что «содержание электронного документа является полным и точным представ­лением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в после­дующих операциях или в последующей деятель­ности». Целостность – это свойство электронного документа, позволяющее судить о том, что в доку­мент не вносились никакие изменения после его создания, а пригодность – это возможность вос­произвести электронный документ в любой мо­мент времени, а также возможность переносить его с одного носителя на другой. Аутентичность – это свойство, которое позволяет сделать одно­значный вывод, что электронный документ иден­тичен заявленному.

---

Рассматривая свойства документов, отражен­ных в данном национальном стандарте, хочется отметить, что такое свойство, как достоверность должно быть присуще не только электронным, но и всем остальным документам, так как в соответ­ствии со ст. 88 УПК РФ¹¹ каждое доказательство по уголовному делу должно обладать обязательным свойством достоверности, то есть требование до­стоверности документа является универсальным, вне зависимости от того, на каком носителе дан­ный документ зафиксирован.

Также в 2013 году был принят еще один стандарт, регулирующий правила делопроизводства – ГОСТ Р 7.0.97-2016¹². Данный до­кумент устанавливает общие требования к оформлению документов (шрифт, реквизиты, бланки документов). Определения терминов, употребляющихся при ведении делопроизвод­ства, в данном документе отсутствуют.

С 1 января 2020 года вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019⁸. В данном доку­менте подчеркивается важность документи­рования любой деятельности и устанавлива­ются общие правила ведения электронного документооборота. Даются определения та­ких понятий, используемых при электронном документообороте, как деятельность, доступ, агент, классификация, конвертирование, унич­тожение электронных документов, функции, метаданные документов, миграция докумен­тов, транзакция.

В данном документе представляют ин­терес определения, данные понятиям «до­кумент» и «управление документами». Так, «документ – это информация, созданная, по­лученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обяза­тельств или деловой транзакции», а «управ­ление документами» представляет собой дея­тельность, «обеспечивающую эффективное и систематическое создание, получение, сохра­нение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая про­цессы ввода в систему и сохранения доказа­тельств и информации о деловой деятельно­сти и транзакции (обмен информацией) в виде документов».

Если предыдущие два ГОСТа распростра­няются на все делопроизводство, вне зависи­мости от того, какая организация его ведет, то особенности осуществления делопроизвод­ства государственными организациями уста­новлены Общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения (далее – Требования)¹³, принятыми в 1988 году. Данный документ дает определение государ­ственной системы документационного обеспе­чения управления (ГСДОУ). Она представля­ет собой «совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к до­кументированию управленческой деятельно­сти и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждени­ях и общественных организациях». Состоит указанный документ из двух частей: в первой части устанавливаются правила составления документов, общие требования, предъявляе­мые к их форме и содержанию, а во второй части устанавливаются общие правила доку­ментооборота.

---

Требования устанавливают, что все госу­дарственные учреждения должны ими пользо­ваться в своей работе, однако те организации, в которых ведется работа с секретными доку­ментами и документами «ДСП» (для служебно­го пользования), должны иметь специальные инструкции по работе с такими документами. Требования указывают, что документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществле­ния управленческих действий информации на различных носителях по установленным пра­вилам, указывает на то, что все документы должны быть максимально унифицированы и при их составлении должны применяться еди­ные стандарты.

В Требованиях расшифровываются понятия «унификация» и «стандартизация» докумен­тов. Унификация документов представляет собой «установление единообразия состава и форм управленческих документов, фикси­рующих осуществление однотипных управ­ленческих функций и задач». Унификация документов направлена на повышение каче­ства документов, облегчение их обработки, сокращение составляемых документов в ор­ганизациях. Унификация подразумевает раз­работку единых форм документов, отражаю­щих специфику деятельности определенных организаций. Стандартизация – это «фор­ма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности».

Следует отметить, что в деятельности ОВД широко используются унифицированные формы составления документов, что упрощает деятель­ности сотрудников ОВД, облегчает им доступ к необходимой им по роду службы информации. Так, например, приказом МВД России № 935 утверждена форма описей дел общего произ­водства постоянного (временного) хранения.

У каждого государственного органа, в зависи­мости от его специфики, будут наличествовать особенности ведения документооборота. Как пи­шет по данному поводу А.В. Карпова, для опти­мального функционирования документооборо­та в каждой организации должна утверждаться своя инструкция по делопроизводству, учиты­вающая ее специфику: «движение документов должно быть основано на управляемости, ре­гламентируемой технологической схемой дви­жения документов по установленным пунктам обработки»¹⁴.

В ОВД делопроизводство ведется по общим правилам делопроизводства, с учетом особен­ностей, установленных приказами МВД Рос­сии. Основным приказом, регулирующим осу­ществление делопроизводства в органах МВД России, является приказ 615. Отдельные осо­бенности работы с информацией содержатся в приказах МВД России № 360, 623. Особенно­сти ведения документооборота при взаимодей­ствии с государственными и муниципальными органами власти регулируются межведомствен­ными и иными соглашениями и договорами.

---