Файл: Среднее профессиональное образование.pdf

СРЕДНЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Е.В.МИХЕЕВА
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ
В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Допущено
Министерством образования Российской Федерации
в качестве учебного пособия для студентов учреждений
среднего профессионального образования
7-е издание, стереотипное
ACADEMA
Москва
Издательский центр «Академия»
2008

УДК 303.6(075.32)
ББК 32.81я723
М695
Р е ц е н з е н т ы :
зам. директора Московского колледжа градостроительства и предпринимательства по информатизации учебного процесса,
руководитель регионального компьютерного центра,
член Экспертного совета по вопросам информатизации
Госстроя России, канд. техн. наук А. Е. Тимашова;
зав. кафедрой «Информатизация банковской деятельности»
Московского банковского института, канд. техн. наук А. Н. Герасимов
Михеева Е. В.
М695 Информационные технологии в профессиональной де- ятельности : учеб. пособие для студ. сред. проф. образова- ния / Е. В.Михеева. — 7-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2008. — 384 с.
ISBN 978-5-7695-5060-7
В учебном пособии излагаются основы базовых понятий по совре- менным информационным технологиям, а также возможности практи- ческого применения в профессиональной деятельности программ обра- ботки графической информации (CorelDraw); программ сканирования и распознавания информации (FineReader); программ автоматического перевода текстов (Promt, Lingvo); бухгалтерских информационных сис- тем на примере программы «1С: Предприятие»; компьютерных справоч- но-правовых систем на примере «Консультант Плюс»; программ работы в сети Интернет.
Для студентов средних профессиональных учебных заведений.
УДК 303.6(075.32)
f
;
' ББК 32.81 я723
Оригинал-макет данного издания является собственностью
Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом
без согласия правообладателя запрещается
© Михеева Е.В., 2004
© Образовательно-издательский центр «Академия», 2004
ISBN 978-S-7695-5060-7 © Оформление. Издательский центр «Академия», 2004
ПРЕДИСЛОВИЕ
В этой книге мы поговорим о самых разных вещах, но объеди- няются они одной большой, актуальной для нашего времени те- мой — информационные технологии.
Информационные технологии в своем развитии прошли не- сколько этапов. До второй половины XIX в. основу информацион- ной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация (связь) осуществлялась путем направления пакетов (депеш). Продуктивность информационной обработки была крайне низкой: каждое письмо копировалось отдельно вручную,
а для принятия управленческих решений не было никакой фи- нансовой информации, кроме счетов, обрабатываемых также вручную.
На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в.
пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки, теле- фона, диктофона, модернизация общественной почты — все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации. «Механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существую- щих учреждений.
Начало XX в. характеризуется появлением «электрических» тех- нологий, основанных на широком использовании электрических пишущих машинок, копировальных машин на обычной бумаге (тип ксерокса), портативных диктофонов. Они улучшили учрежденчес- кую деятельность за счет повышения качества, количества и ско- рости обработки документов.
Появление во второй половине 60-х гг. XX в. больших произво- дительных ЭВМ позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации.
Это было началом формирования «электронной», или «компью- терной», технологии.
Появление персональных компьютеров — это революционный прорыв на фронте развития информационных технологий. Ком- пьютер является удивительно точным и своевременным ответом на потребность современного человека если не в постоянном, то в постоянно возможном доступе к информации и системам связи.
С каждым годом число людей, которым компьютер необходим,
неуклонно возрастает. Он нужен уже не только на работе, но и
Дома, и нам уже иногда кажется, что так было и будет всегда.
3

Это учебное пособие написано для тех, кто хочет научиться эффективно использовать современные информационные техно- логии в профессиональной деятельности. При его написании ав- тор постарался учесть типичные ошибки начинающего и уже име- ющего определенный опыт работы пользователя. Было приложе- но максимум усилий для создания пособия, дающего реальную практическую пользу и устойчивые навыки работы с различными программами. Кроме того, для привития навыков практической работы с профессиональными программными продуктами можно использовать «Практикум по информационным технологиям» того же автора, изданный в Издательском центре «Академия».
.')•-.,- " ' I
ВВЕДЕНИЕ
Компьютер, компьютерные сети и их программное обеспече- ние являются фундаментом современных информационных тех- нологий. Сегодня компьютер и помощник в нашем бизнесе, и источник свежих новостей из «всемирной паутины» — сети Ин- тернет, и средство мобильной связи, позволяющее с помощью электронной почты быстро передать и получить информацию.
Еще десять лет назад бесспорным казался лозунг «Програм- мирование — вторая грамотность», под которым подразумева- лось умение каждого образованного человека создавать и про- граммировать алгоритмы в своей предметной области на языках
Fortran, Basic и т.п. Именно на это и были ориентированы учеб- ные пособия предыдущего поколения.
Возможность алгоритмизировать свою деятельность всегда была привилегией профессионалов в любой области человеческой дея- тельности. Умение разбить задачу на подзадачи, распределение ре- шений этих задач между членами коллектива, определение выход- ных параметров для каждой из подзадач — чем это не основы алго- ритмизации и структурного программирования? Современные про- граммные продукты (в том числе и фирмы Microsoft) подразумева- ют использование языков программирования и программных сред
(MS Office и Internet Explorer). Именно поэтому основы програм- мирования изучаются в курсе «Информатика».
Однако мощная лавина современных программных продуктов буквально за несколько лет создала ситуацию, когда «кустарное»
программирование не только стало ненужным, но и невозмож- ным. Наиболее актуальным для большинства специалистов стано- вится не «классическое» программирование, а умение пользоваться существующими информационными технологиями.
Несмотря на быстрое развитие технических и программных средств обозначилась явная тенденция к стабилизации основных технологических подходов к обработке информации: функций клавиатуры и мыши, принципов организации и работы с файло- вой системой, обработки текстов, электронных таблиц, баз дан- ных. Стандартизация пользовательского интерфейса в среде
Windows значительно упростила общение с компьютером массы людей, которым ранее приходилось постоянно переучиваться при появлении новых программ.

СПИСОК СОКРАЩЕНИИ
АРМ — автоматизированное рабочее место
БД — база данных
ЖК-монитор — жидкокристаллический монитор
, ИБП — источник бесперебойного питания
ИС — информационная система ; .
ИТ — информационная технология ;
ИК-порт — инфракрасный порт компьютера ,. <
КИС — корпоративная информационная система ; ,•
КПК — карманный персональный компьютер .,••
ЛВС — локальная вычислительная сеть .ь
НПК — надеваемый персональный компьютер
ОС — операционная система
ПЗС — прибор с зарядовой связью
ПК — персональный компьютер
ПО — программное обеспечение
ППП — пакет прикладных программ
ППП БУ — пакет прикладных программ бухгалтерского учета
САПР — система автоматизированного проектирования
СУБД — система управления базами данных
СПС — справочно-правовая система
ЭВМ — электронно-вычислительная машина ;
ЭЛТ — электронно-лучевая трубка
MS — сокращенное название фирмы Microsoft
Глава 1
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
И ПРИМЕНЕНИЕ КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНИКИ
В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Изучение любой дисциплины начинается с определений ос- новных терминов и формулировки понятий. К XXI в. понятия ин- формации и информационных технологий устоялись.
Термин «информация» имеет множество определений. Первона- чально под информацией (лат. informatio — разъяснение, изложе- ние) понимались сведения, передаваемые людьми различными спо- собами — устно, с помощью сигналов или технических средств.
В наше время информация является общенаучным понятием,
включающим в себя обмен сведениями между людьми и автома- тами, обмен сигналами в растительном и животном мире, пере- дачу признаков от организма к организму, от клетки к клетке.
1.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ -
Основные понятия, определения и термины формулируются
ГОСТ 15971—90 «Системы обработки информации. Термины и оп- ределения».
Информация — это сведения о фактах, концепциях, объектах,
событиях и идеях, которые в данном контексте имеют вполне определенное значение. Информация — это не просто сведения, а сведения нужные, имеющие значение для лица, обладающего ими.
Можно при определении понятия информации оттолкнуться от схематичного представления процесса ее передачи. Тогда под информацией будут пониматься любые сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования. Информацион- ное сообщение связано с источником сообщения (передатчиком),
приемником (получателем) и каналом связи.
В одном терминологическом ряду с понятием информации стоят понятия «данные» и «знания».
Данные — это информация, представленная в виде, пригодном
Для обработки автоматическими средствами при возможном учас- тии человека.
7

Знания — это информация, на основании которой путем логи- ческих рассуждений могут быть получены определенные выводы.
Важными характеристиками информации являются ее струк- тура и форма. Структура информации определяет взаимосвязи меж- ду составляющими ее элементами. Среди основных форм можно выделить символьно-текстовую, графическую и звуковую формы.
Основные требования, предъявляемые к экономической инфор- мации — точность, достоверность, оперативность, полнота.
Компьютер является цифровым устройством, значит любая информация представляется в виде чисел.
Для записи чисел люди используют различные системы счисле- ния. Система счисления показывает, по каким правилам записыва- ются числа и как выполняются арифметические действия над ними.
Мы используем в обычной жизни десятичную систему записи чисел, когда число записывается с помощью 10 цифр (0,1...9).
Для счета времени в часах используется двенадцатиричная сис- тема счисления, в минутах и секундах — шестидесятиричная система счисления. И это никого из нас не удивляет.
В компьютере для записи чисел используется двоичная система счисления, т.е. любое число записывается в виде сочетания двух цифр — 0 и 1. Почему? Просто двоичные числа проще всего реа- лизовать технически: 0 — нет сигнала, 1 — есть сигнал (напряже- ние или ток).
И десятичная и двоичная системы счисления относятся к по- зиционным, т.е. значение цифры зависит от ее расположения в записи числа. Место цифры в записи числа называется разрядом,
а количество цифр в числе — разрядностью числа. Разряды нуме- руются справа налево, и каждому разряду соответствует степень основания системы счисления.
Минимальной единицей информации в компьютере является
1 бит — информация, определяемая одним из двух возможных значений — 0 или 1.
На практике используется более крупная единица информа- ции — байт. Байт — это информация, содержащаяся в 8-разряд- ном двоичном коде: 1 байт = 8 бит.
В одном байте можно хранить целые числа (десятичные) от 0
до 255.
Для хранения действительных чисел используются ячейки из
4 или 8 байт. При этом число представляется в экспоненциальной форме: 275,986 = 0,275986 Е + 3.
При хранении действительного числа в ячейке из 4 байт 7 бит занимает порядок числа, а 25 бит — мантисса.
Компьютер всегда округляет действительные числа, представ- ляя их приближенно. Для уменьшения погрешности вычислений используют представление чисел с двойной точностью, когда число храниться в ячейках памяти из 8 байт.
Любая информация, кроме числовой, в компьютере кодирует- ся т.е. представляется в виде чисел. Каким образом осуществляет- ся'кодировка информации? Рассмотрим представление текстовой информации.
В одном байте можно хранить 256 различных чисел (от 0 до 255).
Для того чтобы закодировать прописные и строчные буквы латин- ского алфавита, необходимо 52 числа, а для русского алфавита необходимо еще 66 чисел. Кроме того, необходимо закодировать различные знаки препинания и специальные символы. Таблица такой кодировки носит название таблицы ASCII. Ее первая поло- вина используется для хранения латинского алфавита и специ- альных символов, а вторая половина содержит символы псевдо- графики и буквы национальных алфавитов.
Для хранения больших объемов информации используются производные единицы измерения ее количества:
1 Кбайт = 1024 байт = 2
Ш
байт;
1 Мбайт = 1024 Кбайт = 2
ю
Кбайт;
1 Гбайт = 1024 Мбайт = 2
ю
Мбайт.
Если на одной странице текста содержится около 3000 знаков,
то это 3 Кбайт информации, а в 1 Мбайт можно сохранить около
300 страниц текста.
Представление графической информации опирается на пред- ставление экрана монитора в виде массива цветовых точек разме- ром M*N. Каждая точка имеет свой цвет, представляемый в виде комбинации оттенков трех основных цветов: красного, синего и зеленого. Для того чтобы цветопередача была приближена к ре- альной, необходимо не менее 256 оттенков каждого цвета. При представлении экрана монитора в виде массива 800x600 точек экран покрывает 480000 точек. Используя 8-битное кодирование каждого цвета, получим: 8x3x480000= 1 х 10 7
бит =1,12 Мбайт.
В двоичном виде также можно закодировать и звуковую инфор- мацию. Понятие «информационная система» появилось в связи с применением новой информационной технологии, основанной на использовании компьютеров и средств связи.
Информационная система {ИС) представляет собой коммуни- кационную систему по сбору, передаче, переработке информа- ции об объекте, снабжающую работника любой профессии ин- формацией для реализации функции управления. Другими слова- ми информационная система — это упорядоченная совокупность
Документированной информации и информационных технологий.
Как и каждая система, ИС обладает свойствами делимости и
Целостности. Делимость означает, что систему можно представлять из различных самостоятельных составных частей — подсистем. Воз- можность выделения подсистем упрощает анализ, разработку, вне- дрение и эксплуатацию ИС. Свойство целостности указывает на согласованность функционирования подсистем в системе в целом.
8
9

В зависимости от уровня автоматизации различают ручные, ав- томатизированные и автоматические информационные системы.
Ручные ИС характеризуются выполнением всех операций по переработке информации человеком. В автоматизированных ИС
часть функций управления или обработки данных осуществляют- ся автоматически, а часть — человеком. В автоматических ИС все функции управления и обработки информации выполняются тех- ническими средствами без участия человека.
Информационная система включает в себя информационную среду и информационные технологии, определяющие способы реализации информационных процессов.
Информационная среда — это совокупность систематизирован- ных и организованных специальным образом данных и знаний.
Информационные технологии (ИТ) — это совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологи- ческую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, рас- пределение и отображение информации с целью снижения тру- доемкости процессов использования информационных ресурсов.
Термин «информационная технология» получил распростране- ние сравнительно недавно в связи с использованием средств вы- числительной техники при выполнении операций с информацией.
Информационные технологии в экономике и управлении ба- зируются на аппаратных средствах и программном обеспечении.
Аппаратные средства относятся к числу опорных технологий, т.е.
могут применяться в любых сферах человеческой деятельности.
Программное обеспечение организует процесс обработки инфор- мации в компьютере и решение профессиональных задач пользо- вателей.
Областями применения информационных технологий являют- ся системы поддержки деятельности людей (управленческой, ком- мерческой, производственной), потребительская электроника и разнообразные услуги, например связь, развлечения.
Различают несколько поколений ИС.
Первое поколение ИС (1960—1970 гг.) строилось на базе цен- тральных ЭВМ по принципу «одно предприятие — один центр обработки», а в качестве стандартной среды выполнения прило- жений служила операционная система фирмы IBM — MVX.
Второе поколение ИС (1970—1980 гг.) характеризуется час- тичной децентрализацией ИС, когда мини-компьютеры типа DEC
VAX, соединенные с центральной ЭВМ, стали использоваться в офисах и отделениях организации.
Третье поколение ИС (1980—1990 гг.) определяется появлени- ем вычислительных сетей, объединяющих разрозненные ИС в еди- ную систему.
Четвертое поколение ИС (1990 г. — до нашего времени) харак- теризуется иерархической структурой, в которой центральная об-
10
работка и единое управление ресурсами ИС сочетается с распре- деленной обработкой информации. В качестве центральной вы- числительной системы может быть использован суперкомпьютер.
В большинстве случаев наиболее рациональным решением пред- ставляется модель ИС, организованная по принципу: централь- ный сервер системы — локальные серверы — станции-клиенты
(гл. 14, 15).
1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Информатизация постепенно становится стержнем, основой и технологическим фундаментом цивилизации.
Почему же мы сейчас говорим об информатизации как о осо- бом факторе развития цивилизации? Ответ на этот вопрос заклю- чен в неуклонном возрастании роли информационных процессов в жизни общества. Сегодня информация превратилась в стратеги- ческий ресурс человечества, единственный из всех ресурсов, ко- торый при потреблении не убывает, а возрастает.
Информационная революция вбирает в себя все новые и но- вые сферы человеческих интересов. Компьютер стал своего рода эпицентром, ядром «информационной революции».
Классификацию информационных систем можно проводить по ряду признаков: по назначению, по структуре аппаратных средств,
по режиму работы и по характеру взаимодействия с пользователями.
1.2.1. Классификация информационных систем по назначению
По назначению ИС можно разделить на информационно-уп- равляющие, информационно-поисковые, системы поддержки при- нятия решений, обработки данных и информационно-справоч- ные системы.
Информационно-управляющие системы — это системы для сбора и обработки информации, необходимой для управления органи- зацией, предприятием, отраслью.
Системы поддержки принятия решений предназначены для на- копления и анализа данных, необходимых для принятия решений в различных сферах деятельности людей.
Информационно-поисковые системы — это системы, основное назначение которых поиск информации, содержащейся в различ- ных базах данных, различных вычислительных системах, разне- сенных, как правило, на значительные расстояния.
К информационно-справочным системам относятся автоматизи- рованные системы, работающие в интерактивном режиме и обес- печивающие пользователей справочной информацией.
11