Файл: Методические указания по выполнению практических занятий.docx

Как отправлять холодные письма и не спамить

Отправить холодное письмо можно только вручную — через своего почтового провайдера и с личной почты. Если попытаться отправить холодные письма массово, через сервис email-рассылок — оно попадёт в спам. Всё дело в том, что при отправке через сервис email-рассылок письмо помечается специальным техническим заголовком. Это даёт возможность почтовой службе отличить массовую рассылку от единичного письма.

А вот отдельные персонализированные холодные письма могут сработать — если понимать, как правильно их составлять.

В среднем на холодные письма отвечают 3,5% получателей. Лучший результат, которого удалось добиться — ответ 20% получателей.

Чаще всего холодные письма я получаю с предложением по работе — заказчики находят мой email на Бирже Главреда. Разберу на основе такого письма, каким должен быть холодный email, чтобы я не отправил его в спам и не заблокировал отправителя.



Что отличает это холодное письмо от спама?

Небольшой объём. Я не хочу читать простыню текста от неизвестного мне отправителя. Если меня заинтересует предложение в письме — я узнаю детали в переписке. 

Персональный подход. Из письма видно, что мне пишут не наугад: указали моё имя и сайт, на котором нашли адрес почты. Сфера, о которой нужно писать, в целом совпадает с указанным мной опытом на Бирже Главреда.

Нет навязывания — есть забота об удобстве получателя. В письме от меня не требуют мгновенного ответа, зато предлагают написать, как мне будет удобнее дальше обсудить детали.  

Указан адрес почты и настоящее имя отправителя. Я понимаю, что письмо отправлено не от лица компании, а от лица реального человека, которому можно написать ответ.

Понятная тема письма. Никаких призывов в духе «Работа вашей мечты!» или «Хотите зарабатывать 100 тысяч рублей в месяц?!». Даже если у меня много заказов, я скорее всего отвечу на письмо и посоветую коллег, которым это будет интересно.

Таким образом:

1. 
   Холодное письмо — сообщение пользователю, который не давал согласие на рассылку. 
   
2. 
   Холодное письмо является спамом, если оно отправляется массово через сервис email-рассылки.  
   
3. 
   Запрет на массовые холодные письма полезен как получателям, так и отправителям. Первые получают только нужный контент на почту и не тратят время на очистку ящика от спама. Вторые— получают хорошую конверсию с рассылок и не тратят деньги на холодные контакты. 
   
4. 
   Единственный способ отправить холодное письмо и не попасть в спам — выслать его вручную с личной почты конкретному адресату.
   
5. 
   Правильно составленное холодное письмо с большей вероятностью превратит читателя в клиента, и не попадёт в спам.
   
6. 
   При составлении холодного письма ответьте на такие вопросы получателя: «Почему вы мне пишете?», «Чем я особенный для вас?», «Кто вы?», «Что вы хотите от меня (call-to-action)?».
   

---

Подробная инструкция, как отправить холодное письмо

Указания по выполнению практической работы

Ознакомившись с теоретическим материалом по теме, каждому составить пример холодного письма.

Контрольные вопросы:

1. 
   Что представляет собой холодное письмо?
   
2. 
   Можно ли рассылать холодные письма?
   

Критерии оценивания работы:

Оценка «3»	Оценка «4»	Оценка «5»
Работа выполнена полностью, обучающийся на заданный вопрос ответить не смог	Работа выполнена полностью, обучающийся на заданный вопрос ответил недостаточно	Работа выполнена полностью, обучающийся правильно ответил на заданный вопрос

Практическая работа № 14

Тема: Составление деловых писем

Цель работы: научится составлять служебную документацию по решению многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности

Задачи: рассмотреть основные виды деловых писем, составить и оформить деловое письмо

Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, карточки с заданиями.

Теоретическое обоснование:

Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма, следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

• 
  письмо - просьба;
  
• 
  письмо - предложение;
  
• 
  письмо - претензия;
  
• 
  письмо - запрос;
  
• 
  письмо - извещение;
  
• 
  информационное письмо;
  
• 
  письмо - отказ;
  
• 
  письмо - напоминание;
  
• 
  сопроводительное письмо и т.д.
  

---

Формуляр письма состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства, название организации, наименование структурного подразделения (если есть), адрес организации (почтовый, телеграфный), номер телефона, факса, телетайпа, номер счета в банке, дата, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок, текст, приложения, подпись, печать, фамилия и телефон исполнителя, гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

Указания по выполнению практической работы:

По карточке составить документ - деловое письмо. Недостающие реквизиты заполнить самостоятельно.

Контрольные вопросы:

1. 
   Что такое «деловое письмо»? Его место в переписке организации.
   
2. 
   Какие требования необходимо соблюдать при ведении переписки?
   
3. 
   Какова структура делового письма?
   

Критерии оценивания работы:

Оценка «3»	Оценка «4»	Оценка «5»
Работа выполнена полностью, обучающийся на заданный вопрос ответить не смог	Работа выполнена полностью, обучающийся на заданный вопрос ответил недостаточно	Работа выполнена полностью, обучающийся правильно ответил на заданный вопрос

Практическая работа № 15

Тема: Составление деловых писем с коммерческими предложениями

Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки по оформлению претензионно-исковой документации

Задачи: научиться оформлять коллективные документы, привить навыки работы в команде

Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, компьютерный класс, образцы документов

Теоретическое обоснование:

Коммерческое письмо — документ деловой переписки, который содержит конкретное предложение о взаимодействии. Например, инициативу предложить сотрудничество и заключить договор, его основные условия.

---

Коммерческое письмо можно отправить одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку максимально широкому кругу адресатов. Коммерческие письма могут быть инициативными — инициатива написания послания исходит от вас, а могут составляться в ответ на письмо-запрос. В таком случае в шапке должны содержаться данные о номере и дате запроса. Кроме основной части, коммерческие письма могут иметь приложения, содержащие детальную информацию об особенностях предложения или сведения справочного характера. К посланию могут прилагаться формы или шаблоны документов, заявок. Образец коммерческого письма о сотрудничестве



Рисунок 1 - Образец коммерческого письма о сотрудничестве

Если вы выступаете инициатором коммерческого предложения, ваша главная цель — вызвать ответные действия адресата. Ключевая особенность письма-предложения: наличие элементов убеждения в необходимости совершить те действий, которые вы предлагаете.

Особую роль в таких сообщениях играют грамотно подобранные этикетные формулы — обращение и заключительная часть. Иногда письмо бывает обращено непосредственно должностному лицу или руководителю организации, в таких случаях уместно обращение по имени-отчеству:

Уважаемый Алексей Дмитриевич!

Часто коммерческие послания адресуют компании в целом. В таких случаях используют стандартное обращение:

• 
  Уважаемые дамы и господа!
  
• 
  Уважаемые господа!
  
• 
  Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
  

Основная коммуникативная функция коммерческих писем — привлечение внимания и побуждение к действиям. Это обусловливают особую структуру текста, несколько отличающуюся от типовой структуры стандартных деловых писем.

Особая разновидность писем-запросов — письмо-запрос коммерческого предложения. Это обращение покупателя к продавцу с просьбой:

• 
  предоставить информацию о товаре (работах, услугах);
  
• 
  направить предложение на поставку товара (выполнение работ, оказание услуг).
  

Коммерческие запросы используются до заключения контракта. В тексте коммерческого запроса, как правило, указывают:

• 
  наименование товаров (услуг);
  
• 
  условия, на которых автор письма хотел бы их получить;
  
• 
  количество и/или качество;
  
• 
  сроки поставки товара или оказания услуг;
  
• 
  цену.
  

---

В коммерческом запросе используют следующие выражения

• 
  Просим Вас сообщить о возможности поставки…
  
• 
  Просим сделать предложение на поставки…
  
• 
  Просим Вас сообщить подробную информацию о…
  

Пример полного запроса

Просим Вас сообщить о возможности поставки планшетных сканеров моделей SKAN-200 и SKAN-320 в количестве 2 и 3 шт. соответственно в течение марта 2018 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Коммерческие письма составляют, чтобы предложить покупателям или клиентам сотрудничество, направить запрос сведений и данных, ответить на коммерческое предложения. Не растягивайте текст — сразу переходите к сути. Следите, чтобы на письмах были все необходимые реквизиты.

Предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

Предложение такого вида аналогично тексту договора поставки. Оно имеете юридическую сиу и подлежит обязательному рассмотрению. Необходим официальный ответ.

Рекламация - это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требования возмещения убытков.

Рекламация предъявляется в письменной форме — заказным письмом — с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

Рекламации в отношении качества товара предъявляются в те­чение шести месяцев с даты поставки, в отношении количества товара — в течение трех месяцев, в отношении товаров, имею­щих гарантийный срок, — не позднее 30 дней по истечении сро­ка гарантии.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого являет­ся окончательным и обязательным для обеих сторон.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказ­ным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; за­казным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

Указания по выполнению практической работы:

Составить претензионное письмо, используя задание 1 и 2

---