ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 05.05.2024
Просмотров: 138
Скачиваний: 0
СОДЕРЖАНИЕ
Тема 01. «Документационное обеспечение управления»
4.Составление и оформление различных видов документов.
5.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу.
7.Оформление документов для передачи на архивное хранение.
8. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Тема 2. «Организация секретарского обслуживания»
2.Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации.
7.Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.
Тема 3. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов
5.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
В МБУК «ЦБС» НГО применяется централизованная форма организации делопроизводства, все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ). Существует единая база данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.
Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (см. приложение 12), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.
Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.
Особенности регистрации отдельных видов документов:
-
Регистрация документов по административному производству (письменные обращения сторон административного производства, в том числе уведомления и письма, объяснения лица, в отношении которого возбуждено дело, и другие документы, предоставленные по запросу, заявления в ходе административного производства, а также жалобы по делу об административном правонарушении, поданные в порядке подчиненности, уведомления, определения, постановления по делу об административном правонарушении и другие документы) может осуществляться в Журнале учета документов по административному производству ответственным должностным лицом за регистрацию, учет и подготовку к хранению дел об административных правонарушениях. -
Регистрация дел об административных правонарушениях ведется в Журнале регистрации дел об административных правонарушениях ответственным должностным лицом соответствующего структурного подразделения, с обязательным внесением следующих сведений: ФИО лица, в отношении которого возбуждается административное производство; наименование организации; дата составления Протокола об административном правонарушении (дата Постановления о возбуждении дела об административном правонарушении, в случае возбуждения дела в ином органе власти, с указанием этого органа); дата вынесения Постановления о назначении административного наказания или иного решения; ФИО, должность, подпись ответственного должностного лица.
При ознакомлении сторон административного производства с документами административного производства на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.
-
Исходящие дела, исковые материалы, исполнительные документы - направляются заказными письмами либо направляются курьерами. Извещения и копии административных актов направляются посредством почтовой связи в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (статья 4 Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи").
На письма составляется реестр внутренних почтовых отправлений, а на ценные письма (бандероли) еще и опись вложения.
-
Регистрация поступивших в Росстат документов по административному производству в электронном виде производится с учетом их особенностей в том же порядке, в котором осуществляется регистрация, учет документов по административному производству на бумажном носителе. -
В случае повторного поступления судебных и административных документов при регистрации документов регистратором по номеру и дате документа проводится проверка наличия документов в СЭД и осуществляется прикрепление связанных судебных и административных документов. -
Гражданские, административные дела подшиваются в обложку, на которой делаются необходимые отметки (наименование органа власти - Росстат, порядковый номер дела, дата начала производства в Росстате, наименование дела). -
На внутренней стороне обложки гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист, в котором отмечаются все действия, произведенные по делу в Росстате (направление уведомлений (извещений), копии искового, административного искового заявления, копии решения, истребование документов и др.). -
Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке, на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в Росстат, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив. -
Записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований. -
Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке или в учетном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в Росстат.
По делам, присланным в Росстат по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства, в день приема дела.
-
Извещение участников административного производства о месте, дате и времени рассмотрения дела об административном правонарушении осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа путем подготовки извещений, телефонограммы или телеграммы, по факсимильной связи, посредством СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату) и иными способами не менее чем за 5 суток до его начала, в случае обжалования - не менее чем за 3 суток до его начала с таким расчетом, чтобы указанные лица имели достаточный срок для подготовки к делу и своевременной явки в Росстат.
Отправка документов осуществляется отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства и экспедицией Росстата в день получения документа.
6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу.
Перечень нормативных актов, регламентирующих работу с конфиденциальной информацией:
-
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне". -
«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.09.2013) Статья 1465. Секрет производства (ноу-хау). -
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 02.04.2014) (с изм. и доп., вступающими в силу с 13.04.2014). -
Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 (ред. от03.10.2002) «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну». -
Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ (ред. от 22.04.2010) «Об инвестиционных фондах» (принят ГД ФС РФ 11.10.2001). -
Статья 56. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны. -
Федеральный закон от 11.11.2003 N 152-ФЗ (ред. от 09.03.2010) «Об ипотечных ценных бумагах» (принят ГД ФС РФ 14.10.2003). -
Статья 44. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны. -
Федеральный закон "Об инвестиционных фондах". -
Статья 56. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны. -
Уголовный кодекс Российской Федерации. -
Статья 17.2. Обязанность органов, уполномоченных на осуществление контроля в сфере размещения заказов, по соблюдению государственной, коммерческой, служебной, иной охраняемой законом тайны. -
Статья 183. Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну (п.3. до пяти лет лишения свободы).
Перечень документов, содержащих персональные данные:
Персональные данные граждан:
-
Фамилия, имя, отчество (в том числе прежние фамилия, имя или отчество в случае их изменения, когда, где и по какой причине изменяли). -
Фотография. -
Число, месяц, год рождения. -
Место рождения. -
Информация о гражданстве (в том числе прежние гражданства, иные гражданства). -
Сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании). -
Сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации. -
Сведения об ученой степени, ученом звании. -
Информация о владении иностранными языками, степень владения. -
Сведения из заключения медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания. -
Сведения о прохождении службы (работы), в том числе: личный номер (при наличии), дата, основания поступления на службу (работу) и назначения на должность, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность, наименование замещаемых должностей с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, денежного довольствия, заработной платы, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности, а также сведения о прежних местах службы (работы). -
Информация, содержащаяся в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору. -
Сведения об участии в конференциях, фестивалях, конкурсах, соревнованиях и т.п., о достигнутых в их ходе результатах. -
Информация о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (кем и когда награжден). -
Информация об отпусках. -
Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. -
Сведения о социальных льготах, о назначении и получении стипендий, премий и других выплат. -
Серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи. -
Место жительства (адрес регистрации, фактического проживания) и адреса прежних мест жительства. -
Номер телефона (либо иной вид связи). -
Реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного
страхования.
-
Идентификационный номер налогоплательщика. -
Реквизиты полиса обязательного медицинского страхования. -
Семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших). -
Информация, содержащаяся в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния. -
Сведения о воинском учете и информация, содержащаяся в документах воинского учета. -
Персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копиях финансового лицевого счета. -
Сведения о пребывании за границей. -
Информация о наличии (отсутствии) судимости. -
Номер расчетного счета. -
Номер банковской карты. -
Иные персональные данные, необходимые для достижения целей их обработки. -
Номер визы, миграционной карты, КПП, дата пересечения границы РФ (для иностранных граждан). -
Сроки пребывания на территории РФ и в СФУ (для иностранных граждан).